メイグリーン株式会社 メイグリーン株式会社
設立:平成26年6月10日
代表取締役社長:野村 義行
資本金:990万円
本社所在地:東京都中央区日本橋人形町1-4-1 内山ビル6F
事業内容:ビル監視設備 自動制御設備

導入の背景

社内のコミュニケーション不足に終止符を!

弊社では以前より「コミュニケーション不足」という課題が上がっていました。ビル管理システムを扱う事業を行っている為、定期的なメンテナンスを行う為に訪問するなど外出の機会が多いスタッフが所属しております。
上司も商談が重なる多忙期になると直行直帰が増え、必然的に出社の機会が上司・部下共に減っていきます。会社に戻ってPCを開く機会が減るという事は、当然連絡の返信が遅れ、時にはこの事が、モチベーションへの影響も出るようになっていました。「業務に支障が出る」という事は大げさですが、判断依頼に対するメールに返信が来るまで作業を一時中断したり、誰が今どの様な業務をしているのか見えにくくなる事は、非常に非効率です。
出来ることなら効率的に気持ちよく円滑に業務を行う事で社員一丸となって、会社を盛り立てて行こう!という活気が生まれる方法はないか?と考え課題解決に合う製品の検討を行う様になりました。

導入決定

TEんWAを見た感想を一言で表すと、「手軽なコミュニケーション」です。

PCからだけではなく、スマートフォンからも確認・返信が出来ますので外出先からも業務連絡を行う事が簡単に出来ます。一般的に有名なビジネスチャットのトライアルも試してみましたがTEんWAがよりビジネスコミュニケーションを加速してくれると感じました。
スマートフォンから長文を送る事が難しくても、スタンプ機能を利用して取り急ぎの回答を送れる様になったので「読んだ」という一次的な意思を相手にすばやく伝える事が出来るのが魅力の一つでした。

定期メンテナンスの為、顧客先で作業を行う際は作業報告として頻繁に写真のやり取りを行っていました。TEんWAはスマートフォンで撮影した写真をそのまま送信する事が出来る為、業務効率化の部分でも効果を発揮してくれるのでは?という期待もありました。

導入効果

円滑な業務連携で作業効率アップ!

社内のコミュニケーションは活発になりました。外出中のスタッフはスマートフォンからスムーズに連絡が取り合える様になったので今では、業務連絡が以前にも増してスピーディになりました。1対1のダイレクトチャットはもちろん案件グループや部署グループなど、各自が必要なタイミングで自由に作成出来ますので、必要に応じて作成しています。

写真やファイルのアップロードもTEんWAへ集約!

定期メンテナンスへお伺いするスタッフは、作業前・作業後の写真をスマートフォンから直接TEんWAへアップロード報告しています。
さらに、お客様先で確認した数値など、いつもならExcelへまとめてから状況報告と合わせてメールで報告していたのですがこれらも写真で収めた数値を取り急ぎアップロード報告するなど、気軽に報告が出来るようになりました。
これであれば、遅い時間に残業を重ねて報告書をまとめる必要はありません。
必要な現場の報告が上がってくれば、社内スタッフが数値をまとめたり、翌日の業務に回したりと作業負荷を分散させる事が出来、非常に効率的です。

システム開発を協業で行っているプロジェクトチームでは、1つの案件に対して多いときで20回程メールやり取りを繰り返し、その度にメールのCCには5名~10名程の関係者が含まれています。返信の繰り返しで長文の履歴が残っていく事はもちろん重いデータを添付した時には、送信の度に自社サーバーへ負荷が大きくかかっていました。
今ではTEんWAへ(クラウドへ)アップロードしたデータを各自がTEんWA(クラウド)からダウンロードしてくれますので、この点も助かっています。
弊社はやり取りするデータ容量が大きいので、100MBまで問題なくアップロード出来る事は大きな効果と言えます。

メールの利用頻度が極端に減少しました。

案件がいくつも並行して進んでいる場合などに起こる、メール検索も行う必要がありません。
TEんWAでは、いつでも案件ごとのグループで管理が分かれていますので確認したい内容をその場ですぐにチェック出来ます。
また、TEんWAを持っていない協力会社の開発者を弊社がホストとなり、外部招待機能で案内チャットグループに招く事もあります。

今後の期待

データのやり取り頻度が多い弊社では、ファイル管理機能のオプションなどが付けられると利用用途が広がると思います。

一時的にTEんWAのフォルダへアップ保存しておける事は、外出先からでも必要なタイミングでファイルを送る事が出来ますので期待しています。

社内コミュニケーションサービス「TEんWA」に関するお問い合わせ、
30日間の無料トライアルはこちらから簡単に行えます。