日本ウォーターシステム株式会社 日本ウォーターシステム株式会社
設立:1986年(昭和61年)
代表取締役社長:滑川 治男
本社所在地:東京都中央区八丁堀4丁目9番4号 西野金陵ビル4階
事業内容:水処理設備、装置を中心に開発・設計・製造・施工・メンテナンスを病院、各工場、自治体、学校、 ホテル、レジャー施設など幅広く多くのユーザーに販売する。

導入の背景

メールツールが抱える課題解決に向けて

弊社はメールツールにおける課題を抱えており、複数名から改善要望があがっておりました。容量制限を越えた場合、新規メール作成を行う事が出来ずメールフォルダを整理する時間が必要となります。不要かどうか判断しながら履歴を削除し容量を空けるのですがこの作業は月に1,2度発生し、1時間程度の作業時間がかかる場合もありました。その折、マニュアル作成の代行作業を依頼していたテンダ社よりビジネスチャットツールTEんWAの紹介を受け、興味を持った事が導入のきっかけです。

プライベートでも利用者の多いチャットツールのメリットは十分理解しておりましたし、運用の浸透も容易であると考えました。 既に社内の一部では、フリーのチャットツールでグループ運用を行っている事も認識しておりましたので、上手くTEんWAを利用すれば、メールツールに対する課題と合わせて、シャドーITからの脱却も出来ると考え、社内検証チームを発足し、運用検証を開始致しました。

導入決定

新たなツール導入のメリットを実感

検証チームには、通常業務にTEんWAを取り入れる形で自由に操作を行ってもらいました。文章だけではなく、データのアップロードやグループ作成、フリートークでの一斉送信など、皆色々な機能を直感的に操作し利用していた印象です。また、質問コーナーのグループを設置し、「こんな事はできるか?」などの機能面での質問には、私が代表して回答を行っていました。この時、分からない内容があれば、テンダの営業担当者へ質問し回答をもらっていたのですが、すぐに返事をくれたり、機能をカバーする運用アドバイスをもらえた事は大変助かりました。

また、検証中に発生した熊本地震は、皆がTEんWAの利便性を実感した出来事だったと思います。現地入りしたスタッフから送られてくる被害状況の写真がリアルタイムで一覧確認できた他、すぐにコメントで指示を出すなど、迅速な対応を行うことが出来ました。従来の運用では、10枚の写真を送る為に2,3枚ずつに分けてメール添付を何度も繰り返していましたがTEんWAは、共有者が増えた場合にもグループ追加するだけで状況共有が行えます。事業への貢献度合いも期待値以上のツールであると確信致しました。機能や操作感も申し分なかった事から、新たなツールメリットを取り入れる目的でTEんWA採用を決定致しました。

導入効果

メールツール課題の解決

社内連絡をTEんWAに集約する事で、既存メールの容量制限に対応する雑務が少なくなりました。私の場合、月に1,2回の容量制限に、出社後1時間程度対応していたところ、3ヶ月に1回程度と作業時間が75%程度軽減し、年間約20時間分が生産業務回す事ができ大変助かっております。社内全体で見た場合は、大きな費用対効果であると実感致します。

スタンプ利用を上層部より推奨

上下関係を重んじる弊社の運用ルールとして、毎日最初のメッセージで「おはようございます」と文面上でも挨拶の徹底を促しております。TEんWAは社内ツールの位置づけである事を利用者へ意識させる為、運用ルールは導入と同時に展開致しました。プライベートとの一線を引いた上で、気軽なコミュニケーションの優位性も存分に活かしたいと考えておりますので、スタンプの積極的な利用は上層部が働きかけ、率先して利用しております。文面では、その人の感情がポジティブなのかネガティブなのか読み取りづらい場面もありますが、スタンプを付けて感情を補完すると、意思疎通や共感、適度に縮まる距離感など、相手をより感じ取る事が出来るようになります。今ではただの業務連絡もコミュニケーションの一環になっています。今後益々のTEんWA効果が期待出来そうです。

職種や部署を越えて広がるコニュニティー

グループトークの作成は、各自が適宜作成している様子が見え、活発化しております。案件グループを作成し、報・連・相が強化され、進捗確認や対応漏れにチームで気付けているグループもあれば、会議中に意見を述べ損ねた人が、しっかりと自身の意見をまとめてグループチャットで発言していたりと各所で様々な効果が見受けられます。また、趣味のグループ作成も行われ、こちらもグループへの参加者が増えている様です。部署や仕事を越えての新しいネットワークや関係が生まれつつあり、社内の雰囲気も明るくなった印象を受けています。チャットツールはフランク過ぎるなどの懸念もありますが、時代の流れを取り入れた現在のコミュニケーションのあり方は現時点において、弊社のベストと言えるでしょう。

今後の期待

グループ企業への連絡手段は、メールか電話で顧客への対応と変わりありません。今後は外部招待で試験運用を行い最終的には、グループ企業全体で業務連絡をTEんWAに統一出来ればと思います。

社内コミュニケーションサービス「TEんWA」に関するお問い合わせ、
30日間の無料トライアルはこちらから簡単に行えます。