メールのレスポンスでわかる、仕事の遅い人と早い人

ビジネス上のコミュニケーションツールとして、重要な役割を果たしているメール。一般的にメールというのは直接対面でのやり取りや電話などに比べて緊急性が低く、自分のスケジュールに合わせて対応ができるある種融通の利く側面もあるため、ついチェックや返信が後回しになってしまうという方も少なくありません。しかし「たかがメール、されどメール」。上司や同僚はもちろん、クライアントなど、見ている人というのは“メールスキル”も含めて、あなたの仕事の評価をしていたりするものなのです！そこで今回は「メールのレスポンスでわかる、仕事の遅い人と早い人」というテーマで、ビジネスに必須のメールコミュニケーション術についてご紹介していきたいと思います。

メールのレスポンスで、その人の仕事の遅いor 早いがわかる！？

ビジネスでは一般的にメールのレスポンスの早さは仕事のレベルに比例する、つまり「メールのレスポンスが早い人ほど仕事ができる」と言われています。

確かにメールの返信が早いと、それだけで「この人は案件に対してすぐに対応してくれる人」、「目の前のことを一つ一つ取り組める誠実な人」「相手のことを思いやれる人」など、相手に好印象を与え、それが自然と信頼につながっていきます。一方で返信の遅い人に対しては、残念ながら全く逆の印象を持たれてしまうことが多いでしょう。しかしこれはあくまでも一般論であって、単にメールのレスポンスの遅い or 早いだけで、その人の仕事のレベルがわかるなど、そう簡単に割り切れるものでもありません。なぜなら人にはそれぞれ持って生まれた性格や個性があって、たとえばものすごく生真面目な人であったり熟考型のタイプの人というのは、いくら仕事の現場で「メールは早く返したほうがいい」と頭では分かっていながらも、実際にはできなかったりするものであるからです。ではそれを踏まえた上で、メールが遅い or 早い人、それぞれにありがちなメリットとデメリットについて見ていくことにしましょう。

①レスポンスの遅い人

タイプ：生真面目、熟考型、丁寧、律儀、慎重

メリット：

レスポンスの遅い人というのは、本人が怠惰である場合を除いては多くの場合生、真面目で慎重な人が多いもの。それゆえにじっくりと時間を考えて自分なりの考えをまとめた上で返信をするため、メールを受け取った相手にとっては丁寧できちんとした人物という印象を与えます。また長文メールでの返信の場合は内容がまとまっており要点を的確に抑えているため、相手にとって読みやすく、メール自体が仕事の優先順位を明文化してくれているような役割さえも果たす場合もあります。

デメリット：

仕事にスピードを重視するタイプの人、また緊急の案件の場合は、相手に「まだメールが来ない」とストレスを与えることもあり。またそれがレスポンスを待つ相手にとっては不安感、時には不信感につながる場合もあり、本当は生真面目で仕事もできる人であっても、メールの印象だけで損をしてしまうケースも多々あります。

②レスポンスの早い人

タイプ：洞察力がある、整理整頓能力が高い、注意散漫

メリット：

レスポンスの早い人というのは前にも挙げたように、ビジネスの現場での評価は一般的に高いものです。なぜならメールの返信が早いだけで、相手に安心感を与え「この人はその場で素早くきちんと対応してくれる」という印象を与えることになるからです。とくにビジネスの場合は緊急の案件も多く、そういった場合にメールのレスポンスが早いというのは、致命的なミスを未然に防ぐという意味でも非常にポイントが高いでしょう。またこうしたタイプの人は一般的に報告、連絡、相談の、いわゆる仕事の“ホウレンソウ”がしっかりできるため、コミュニケーション能力も高く、自ずと仕事で評価される場面が多くなります。

デメリット：

このタイプの人はメールの返信が早い分、受け取ったメールをきちんと読んで理解していないままに返信してしまったりすることもあるため、いくら早くても後々理解度のズレや誤解などが生じてしまう場合もあります。また「とにかく早く返すのが肝心！」という思いが先に立ってしまい、注意散漫になり誤字や脱字が増え、良かれと思って素早く返信したとしても結果的に相手に不信感を与えてしまう場合もあります。

（まとめ）
今回ご紹介した内容から、メールの遅いor 早いにはそれぞれメリットとデメリットがあるため、必ずしもどちらが良いとは言えないというのがお分かりいただけたのではないでしょうか？しかしビジネスにおいてはやはりレスポンスが早くその頻度も多いほど、仕事が進めやすくなるだけでなくコミュニケーションも活発になって、社内環境も良くなっていくという側面があることも事実です。しかしここ数年はビジネスチャットのような便利かつ優秀なツールが続々と登場しているため、一昔に比べてメールにありがちな社内のコミュニケーションの誤解や壁というのが徐々に解消されつつあります。だからこそ時代の変化に合わせて新しいシステムを導入し、ビジネスコミュニケーションをもっと円滑にしていく方法を考えてみるというのも、良いかも知れません。