比較されることも多いビジネスチャットとUCの違い

ビジネスチャットやUC（ユニファイド・コミュニケーション）などのツールは、チーム内のコミュニケーションを円滑にしたり、業務上の情報共有をしたりするのに役立つツールです。両者は何かと混同されがちなツールでもありますが、そこには根本的な違いがあるということをご存じでしょうか。

迅速なコミュニケーションが実現する“ビジネスチャット”

ビジネスチャットは、今や多くの企業が導入しているツールです。業務における各種報告にくわえ、業務内容の共有などにも活用できるので、Eメールなどに取って代わるツールとしても重宝されています。ビジネスチャットの大きな特徴は、何といっても“迅速なコミュニケーションが取れる”という点にあります。メールなどのツールでコミュニケーションを取るとなると、ある程度のタイムラグが発生します。したがって、リアルタイム性が求められるビジネスのやり取りでは十分な効果が発揮されないというケースも考えられます。

それと比較すると、ビジネスチャットはよりリアルタイムに近い状態でメッセージのやり取りを行えるため、お互いに迅速なコミュニケーションが可能なのです。ビジネスチャットにはプッシュ通知機能が搭載されているため、新規メッセージの到着をリアルタイムで把握したり、相手に知らせたりすることができます。こうした機能もあり、ビジネスチャットではよりリアルタイム性の高いコミュニケーションが可能になります。

くわえて、ビジネスチャットはある程度カジュアルにコミュニケーションを取れるという魅力があります。メールを利用して相手とコミュニケーションを取るとなると、「いつもお世話になっております」、「お疲れさまです」などの定型の挨拶などを入れる必要があり、場合によってはそれがレスポンスの遅さに繋がってしまうことも。対するビジネスチャットは、シンプルに要件を書けばいいのでレスポンスが迅速になります。

多彩なコミュニケーション手段が特徴のUC

UCとは“ユニファイド・コミュニケーション”の頭文字を取った名称です。UCの最大の特徴は、メールや音声電話、テレビ会議やインスタントメッセージなどさまざまなツールが搭載されているということ。こうした複数のツールを、ひとつのシステム上で使用できることがUCのポイントです。

テキストでのコミュニケーションも可能ですが、これはあくまでもツールのうちのひとつです。テキストがメインとなるビジネスチャットとは、この点で大きな違いがあります。また、チャットが社内メールの代替として活用されているのに対し、UCは社内電話として活用されていることが多いようです。UCによるコミュニケーションは、「対象となる相手をその都度選択してやり取りを行う」というパターンが一般的。アプリケーションによっては、相手の在席状況や電話対応への可否を判断して知らせてくれる機能を持ったものもあります。そういった機能を活用すれば、より迅速なレスポンスを行うことができます。

複数人とのコミュニケーションはチャットが便利

前述したとおり、ビジネスチャットとUCは似ているようで多くの違いがあるコミュニケーションツールです。両者ともに違ったメリットがあるため、導入する際に迷ってしまう企業も多いかもしれません。そんななか、「複数のやり取り機能がついているUCにしたほうが、社内コミュニケーションは円滑になるのでは」という声もあがっています。確かに多くのやり取り機能が搭載されているのは魅力的ですが、複数人と継続的なコミュニケーションを取るのであればビジネスチャットが適しています。

ビジネスチャットでは、チームやプロジェクトメンバー専用のチャットルームを設けることで長期的に業務連絡や情報共有を行うことができます。くわえて、テキストによるログを残しておくことができるのもビジネスチャットの強み。リアルタイムでチャットに参加していなくても、ログを遡れば必要な情報や確認事項を把握することができます。CC漏れなどが起こることもないので、「連絡が自分のほうに回ってこなかった」という情報の行き違いを防止できるのも魅力だといえます。モバイル端末でのアクセス機能を取り入れれば、チームメンバーがそれぞれのライフスタイルや業務状況に合わせた迅速なレスポンスを行うことができます。

くわえて、ビジネスチャットはUCと比べて操作性がシンプルになっているものが多くリリースされています。導入のハードルも低めなので、ITリテラシーがあまり高くない方でも簡単に使いこなすことができます。

業務内容に合ったツールを導入しよう

いかがでしたか。ビジネスチャットやUCにはそれぞれ違ったメリットや持ち味があるので、導入の際にはそれらの要素を上手く比較・吟味する必要があります。チームやプロジェクトの業務に合ったツールを選べば、情報共有や社内コミュニケーションがより円滑になります。業務の効率化やスムーズな情報共有のためにも、社内のコミュニケーションツールは慎重に選んでいきましょう。

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