チャットで行うToDo管理

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ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ

ToDo管理という言葉が、浸透しつつあります。英語を直訳すれば、「すること」という意味がありますが、だんだんと「するべきこと」という意味で使われるようになりました。これは、「スケジュール内でするべきこと」という意味であり、ビジネスにおいては「仕事の管理」という意味を持ちます。このToDo管理は、スマートフォンやタブレットの進化により、大きな発展を見せた部分でもあります。

やらなければいけないことを管理する

ToDoということだけで考えれば、毎日意識していることでしょう。ToDoとはイコール業務ですので、これができないということは、仕事をしていないということになります。仕事をしっかりと管理し、こなすことができるのは、優秀なビジネスパーソンであり、企業にとって大切な人材となるでしょう。この部分がしっかりと管理できるかどうかによって、非常に大きな違いが生まれてきます。

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ToDo管理は共有の時代

ToDo管理には、いろいろな方法があります。紙で管理する方法もありますが、これは効率が良くありません。ビジネスにおいて、予定は変更されることが多いため、その都度書いたり消したりしなければならない紙媒体には限界があります。なによりも、一度に確認できる人数が少ない上、紙媒体をどこかに無くしてしまえば確認することもできなくなってしまいます。

スマートフォンやタブレットの場合には、データを移すことで、なくしてしまうような事態に対応することができます。クラウド化しておけば、いつどこでも取り出すことができます。そして何よりも、ToDo管理を自分以外の人とも共有できる点は大きなポイントです。
情報を共有するということは、それだけ多くの人の目に触れるということです。ToDo管理はもちろんですが、グループチャットを利用すれば、自分の進行状況だけでなく同僚の仕事の状況、依頼した側やされた側も記録として残しておくことができますので、間違いや見落としといったミスも激減するでしょう。

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複数で管理して業務の漏れをなくす

プロジェクトを組んでいる場合などでは、ToDoはグループ単位へと変わってきます。営業のように、自分一人の行動を決めるのとは異なり、集団で予定の進捗をはかることもあるでしょう。もちろん、営業であってもこうしたプロジェクトに絡んでいれば、進行における様々な共有事項が出てくるため、ToDo管理をグループ単位で行うことには大きな意味が出てきます。

TEんWAの場合、誰でも登録できるタスク管理機能があります。誰でも登録できるということは誰もが見ることもできるため、進捗管理が容易になりますし、予定がわかれば行動にも変化が出てきます。チャットで進捗管理もできるようになるのですから、TEんWAで一元管理する意味は大きなものとなるでしょう。複数の人間でToDo管理をすることで、忘れてしまう、見落としてしまうということも防ぐことができますし、ダブルチェックという意味でも効果的な方法となります。企業にとって、利益を生むことにつながるのがToDo管理です。相互でチェックし、漏れなく進めていくことには大きな意義があります。

ToDo管理を手帳やホワイトボードで行う時代は終わりつつあります。情報の共有を進めることによって、作業の効率をさらに向上させられるからです。チャットのように、ダイレクトにメッセージを送ることができれば、スピーディな行動が可能となり、失敗リスクも回避できるでしょう。

登録することで全体としてのスケジュールも把握できるようになり、相互の関係も取りやすくなってきます。コミュニケーションを円滑に進めることができるだけでなく、たくさんのメリットを生むビジネスチャットでの管理は賢い手法だと言えるのです。

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