社内コミュニケーション

ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ

ビジネスの現場では、メンバー同士や取引先との情報共有は欠かせません。素早い情報共有ができれば、ビジネスが成功する確率は高まるでしょう。コミュニケーションの形態としては、1対1の場合もあれば1対多数、そして多数対多数などのバリエーションがありますが、多数対多数などの大人数でのコミュニケーションをとるのは難しいものです。

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社会人がよく耳にする「ホウレンソウ」。もちろん野菜のほうれん草ではなく、仕事をする上で重要なことを表した言葉です。ホウレンソウとは仕事をスムーズにこなす為に必要不可欠なビジネスマナーで、それぞれ以下の意味があります。

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仕事上において、離れた相手と情報をやり取りする方法はいくつかありますが、その中で飛び抜けて歴史が古いのが電話です。しかし、いくら歴史が長くても、時代遅れだという理由で電話が消滅するような気配は全くありません。電話には、他のコミュニケーションツールにはない長所があるからです。それは肉声が直接相手に届くことです。通常の業務連絡では不要かもしれませんが、どうしても生の声を届けなければいけないケースがあります。

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どんな職種で仕事をする場合でも、その職種に関する専門能力が求められます。専門能力が高くなれば、その職場で果たせる役割も増えますし、多くの成果を出せる可能性があります。しかし、専門能力があるだけではビジネスパーソンとして成功することは難しいでしょう。会社員であれ個人事業主であれ、誰の協力も得ることなくできる仕事は皆無です。自分だけでやっている仕事だと思っていても、見えないところで多くの人が協力してくれることで、仕事は成り立っているものです。そのため職種に関わらず、コミュニケーションのスキルがないと、専門能力を発揮して仕事の成果を出すのは難しいでしょう。

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会社の中では皆、役割や立場も違います。本来ならば売上を達成するために同じ目標に向かっているべきなのですが、部署同士の利害関係が働いて双方の主張が対立してしまったり、上司・部下の関係に気を遣いすぎる人がいたりします。そもそも人との会話が苦手、説明をすることが難しい、自分の意見を主張することができないという人もいます。

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かつては最重要のビジネスツールだった「メール」ですが、現在ではその役割をチャットに奪われるようになりました。社外とのやりとりにおいては、未だにメールが重要な役割を果たしていますが、社内連絡においては完全にチャットがメールの利便性を上回っているといえるでしょう。

メールは基本的に、個人対個人でのやり取りに特化したツールです。一度に多人数へメールを送るCC、BCCといった機能もありますが、基本的に「個人対個人のやり取りを複数回行う」という側面が強く、また基本的には一方通行の情報伝達になります。

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企業の規模が大きくなると、高確率で「発症」してしまうのが、社内コミュニケーションの硬直化やセクショナリズムの蔓延といった「大企業病」です。社員数が多くなりすぎたため、自分と直接やり取りのある社員以外は顔も名前もわからない。隣の部署で何をしているのかも知らない、知らされない。これでは社内コミュニケーションなど生まれようはずもありません。

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