コラム

ビジネスチャットツールの管理機能は
メンテナンスコストを最大に抑える

2016.06.23

危機管理のしやすさがビジネスチャットツールの特徴

グループチャットを筆頭に、多数のフタッフが利用することが前提となるビジネスチャットツールでは、「誰が参加/利用しているか」のメンテナンスが重要になってきます。
社外秘情報を気軽に外部へ漏らしてしまうスタッフはそうそういないでしょうが、プロジェクトによっては「グループ外秘」となる情報も出てきます。その場合、ビジネスチャットツール管理者側では、誰をどのグループに参加させるか、どの程度チャット内の情報を開示させるのか、といった管理に気を使うことになるでしょう。
「LINE」のようなコンシューマー向けチャットアプリとビジネスアプリの最大の違いは、この危機管理、情報管理のしやすさにあります。特定のメンバーに管理者権限を持たせ、グループ参加権限やアクセス制限を持たせることで、危機管理を管理者の責任で行うことができるようになるのです。
コンシューマー向けチャットアプリはもちろんのこと、電話もまた情報管理を行うことは不可能ですし、メールにしても使用アドレスの一元管理程度しかできません。管理者機能の充実は、ビジネスチャットツールを利用する上で必須であるといえます。

こういった問題を解決するためには、教え、教わるための技術を学ぶコーチング研修や、部署や経営層の垣根を越えて指導を行うメンター制度の導入などが挙げられます。しかし、どれもかなりの時間が必要になります。
今すぐ社内コミュニケーションを活性化させるには、まず日常的なコミュニケーションを見直してみましょう。そんなときに便利なのが、ビジネスチャットなのです。

危機管理機能が充実したチャットツールも多数

ビジネスチャットツールでできる情報管理、危機管理は、当然ながらツールごとで異なります。
特に情報管理が重要となる、大企業や官公庁向けのツールとしては管理機能強化型チャットツールがあります。このタイプのツールでは、ご要望に応じて、社外ユーザーの機能制限機能、チャットログのエクスポート機能、利用端末の制限機能(スマフォでの利用制限など)、ファイル送受信の制限機能、接続IP制限機能など、多くの危機管理機能が搭載することが可能です。
また、所属部署単位でのユーザー管理、新規加入や退職者のアカウントを管理者が一元管理可能、ユーザー単位の発言数や容量使用量をグラフ表示でチェックが可能になるなど、やはり豊富な管理者機能が搭載されているビジネスチャットツールもあります。
自社サーバーを使用することで外部への情報漏えいの危険性が少ない、オンプレミス型ビジネスチャットツールだと、そのシステム特色から情報管理、危機管理には強いチャットとなりますが、管理者機能としてもゲスト(社外)ユーザー管理など、より管理コストを下げることができるようになっています。

管理コストの大幅引き下げを実現するビジネスチャット導入

これらの管理機能は、実際のところ「一般ユーザーにはあまり関係がない」機能です。個人利用もするコンシューマー型チャットやSNSであれば、他者である管理者に投稿内容をチェックされることに拒否感を持つかもしれませんが、社内利用が前提、投稿が関係者に読まれることも前提であるビジネスチャットの場合は、そうしたネガティブな印象が起きることはないでしょう。
逆に考えれば、コンシューマー型チャットをビジネス利用している場合、管理者(この場合は上司やプロジェクト・リーダー)の管理コストは、非常に大きなものになります。誰がどこでどんな発現をしているのか、どのグループに誰が参加しているのか、問題のある利用をしていないか。これらをほぼ手作業で進める必要が出てしまい、現実的な危機管理を行うことは難しいでしょう。どこからがビジネス利用で、どこからがプライベート利用なのかの線引きすら、うまく引くことができないのではないでしょうか?

そうした意味でも、ビジネス利用に特化した利用がされるビジネス向けチャットを導入することは、自社の利益と危機管理に大きな役割を果たすことになります。ネット経由での情報漏えいや、個人アカウントの乗っ取りなどが常態化している今日のIT事情において、ビジネスチャットの導入は管理コストを大幅に引き下げることになるのです。