利用ガイド

グループトークを活用して情報共有を円滑にしましょう

情報共有って?

よく情報共有が大事と言われますが、情報共有ってなんでしょうか。
情報共有は組織内の個々のメンバーの持つ情報を、必要な時に、必要な人に伝達することです。
情報共有がうまく行っていない時、以下のような事が顕著に現れます。

  • ・誰が何をやっているかよく判らない
  • ・「そんな話は聞いていない」
  • ・組織内での会話が少ない


自分のまわりでこのようなことがあると、どのように感じますか?
一緒に仕事をする仲間を信用できなくなり、最悪の場合、組織が機能しなくなってしまうことが考えられます。

では、なぜ情報共有がうまく行かなくなるのでしょうか。

  • ・外出が多くて話をする機会が無い
  • ・人が多くて会議の調整が難しい
  • ・共有しなければならないことが多すぎて伝え漏れしてしまう


情報共有がうまくいかない理由を考え始めると、いろいろな理由が思い浮かんでくると思います。
では、どうすれば情報共有がうまく行くようになるのでしょうか。

時間や場所に縛られずに会話ができて、その内容を関係者全員が知ることができる状態にする、そのためにチャットを活用するというのが一つの解決策です。

グループトークについて

TEんWAではグループトークという機能を使って、円滑に情報共有ができます。

グループトークってなに?

グループトークは複数名で情報共有する為のチャットルームです。
TEんWAにはグループトーク、プライベートトーク、フリートークというトーク(チャット)の種類がありますが、ここではグループトークについて説明します。
プライベートトーク、フリートークについては、利用者ヘルプの『トーク』項目を参照してください。

グループトークは何が便利?

グループトークは、情報を共有したい単位でグループを作れます。
グループ内では会話をすること以外に、ファイルやTODOの共有もできます。
グループトーク内の数名の間で話した内容はグループの全員が閲覧できるため、情報を展開する手間や時間が省け、情報の又聞きで間違った情報が伝わるリスクも減少します。
また、後からそのグループに参加した人も過去の経緯をたどれるので、グループの情報共有レベルが向上します。

グループトークの設定方法

グループトークの作成方法については、利用者ヘルプの『グループトークの作成』を参照してください。

グループを作成する際に、以下の設定をしておくと便利です。

① メンバーを設定しましょう
 情報を共有したいメンバーを設定してください。
 必要に応じてメンバーの追加、削除ができます。
② メンバーの権限を設定しましょう
 管理者の権限を設定したユーザは、そのグループの設定変更ができるようになります。
 他の誰かにもメンバーを追加させたい場合に設定してください。
③ アイコンを設定しましょう
 アイコンを設定すると、グループ一覧で目的のグループが探しやすくなります。
④ 通知の初期値を設定しましょう。
 宛先を指定してメッセージを書く際に、プッシュ通知をするかどうかを指定できます。
 TEんWAではこのプッシュ通知設定の初期値をグループ単位で指定できるようになっています。
 即時性を要求しないような目的のグループでは、この設定をOFFにしておくのがお奨めです。

外部ユーザの招待

情報共有は社内だけで実施するとは限りません。
お客様やパートナー企業など、社外の人との情報共有も大切です。
TEんWAには外部招待機能があり、グループトークに社外の人を招待できます。
外部ユーザの招待方法については、利用者ヘルプの『外部招待ユーザ』を参照してください。

グループトークの活用例

グループトークを活用して情報共有の課題を解決しましょう。
ここでは、グループトークの使い方の例を説明します。

部門、部署でグループを作る

部門、部署単位でグループを作ることで、各種業務報告、連絡をスムーズに行えるようになります。
グループのメンバーは自分以外の業務報告も目にすることができるので、他の人が何をしているのかを知らないということが少なくなります。
全員に連絡が必要な事項については、「見ました」機能を使うことで、全員が見たかどうかの確認を取ることができます。
(※「見ました」機能については、利用者ヘルプの『「見ました」機能』を参照してください。)
また、誰かが知っているかもしれないという事について、部門のグループに質問を書き込むことで、知っている人が答えてくれるといった効果も期待できます。

プロジェクトチームでグループを作る

プロジェクトは大きいものであれば複数の部門、部署をまたいで編成されます。小さなものであれば1部署の数名で編成されるものもあります。
このようにプロジェクトは、部門、部署とは異なる単位で編成され、共有すべき情報もプロジェクトに特化したものになります。
個別のプロジェクトに関する情報を部門、部署全体で共有しようとすると、受け手にとって不要な情報が氾濫することになり、全体の情報共有レベルを下げてしまう可能性があるので、プロジェクトに関する情報はプロジェクト個別のグループを作成して共有すべきです。
また、プロジェクトの途中で人が参加する事があった場合、新しく参加した人が過去の経緯を知ることもできるようになるため、教育コストが少なくなり、業務の理解も短期間でできるようになります。

解決したい課題でグループを作る

たとえば何かトラブルが発生した場合、それを解決するために必要な知見を持つ人たちを集めて議論したり、作業指示や連絡を緻密に取りたい場合があります。
こういった場合、そのトラブルを解決するためのグループを作り、そこに必要な人を集めることで時間や場所にとらわれずに解決にあたることができます。
また、このようにすることで、トラブルに関する解決までの経緯を記録に残すことができ、同様の問題が発生した時に情報を活用できるようになります。

共通の話題でグループを作る

  • ・勉強会
  • ・趣味、サークル
  • ・同期入社


共通の話題がある人とグループトークを作成することで、 普段業務であまり関わっていなくても、コミュニケーション活性化を期待することができます。

困った時は

利用方法で分からないことがございましたら、お気軽にカスタマーサポートへお問い合わせください。

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