マニュアル作成ソフト利用事例（IT業）

従業員へのプライバシーマークに関する教育や管理をメインに、効果の高い教育環境を整備することが今回の目的でした。特に管理者側の要望として、一般知識のみではなく将来的には自社の運用に沿った高品質な教育制度の導入と、従業員ごとにそれらの理解度をスコア管理できるようにして一元管理したいという考えがありました。

ただしそれまで行っていた、紙ベースの教材を使っていっせい集まって行う『集合研修』では、教材作成にかかる手間（コスト）だけではなく実際の教育からテストまでのステータス管理も膨大なものになってしまいます。現行の方法では手間とコストだけがかかり現実的ではないと判断しましたので、解決方法を模索する必要がありました。

そこで当社は、管理側だけではなく、受講側にもメリットのあるeラーニングによる教育環境の構築を検討しました。教材とテスト問題の作成には『TEんDo』を、eラーニング環境構築として『GAKTEん』を採用・導入しました。一般的なASPサービスによる教材ではなく、自社のプライバシー・マネジメント・システム（PMS）の周知徹底を図るには、内製による独自の教育環境の整備が有効だと考えていましたので、解決策としてうまくフィットしてくれました。

教育コンテンツの内製化にあたって、はじめに過去に作成したWordやExcelなどの教材資料を有効活用することを考えました。『TEんDo』にはPowerPointのスライドショー画面を取り込むことができる「キャプチャー機能」が備わっていました。複数の資料をPowerPointに手直ししてからこの機能を利用することで、いちから資料を作成する手間を省くことができ、大幅な時間短縮を実現できました。次の利点としては、テスト問題が簡単に作成できる点です。例えば選択式の問題であれば、正解の選択肢を囲むように枠線を配置するだけですぐ作成ができます。テスト問題作成後は合格ライン（基準値）をパーセンテージで指定するだけで、テスト形式に自動変換してくれるので、面倒な作業もありませんでした。また、規制変更などがあったときの修正も簡単で重宝しています。

他にはeラーニングの環境構築でも手間とコストを削減できました。『TEんDo』でeラーニング用のコンテンツを手軽に作成できるだけでも嬉しい限りですが、同じ製品シリーズでeラーニングシステム環境自体も提供されているため、複雑な設定をせずに環境構築を行うことができました。コンテンツ作成ソフトと提供システムどちらも手軽に導入できたことが一番のメリットでした。

eラーニング環境を導入するにあたって、『いつでも、どこでも、好きなときに』をキャッチとして社内展開しました。今までの集合研修では、次のような問題が発生していました。管理側には日程調整から教材の印刷や配布、テストの回収、集計、結果のまとめなど手間のかかる作業が山積みでした。また、受講側からすると、参加のための時間拘束と、時間を確保するために業務調整や作業の中断、関係者への連絡といった手間がネックとなっていました。

また、全体で実施すると業務に支障が出ることから部門単位に分けて行っていたため、管理側の負担も大きなものでした。このような問題は、eラーニング環境を導入したことで解決できました。受講側は各自の判断で受講時間を調整できるようになり、急な業務調整が発生するなどのロスを最小限に抑えられたのです。これにより受講側の負担は軽減できました。この改善は管理側にも恩恵があります。eラーニングにすることで日程調整が不要になり、手作業で行っていた集計・結果のまとめも全てシステム上で行えるようになったので、管理・受講問わず全体的な業務効率化に繋がったと断言できます。

また社内で行うプライバシーマークの理解度テストは全20問で90点を合格ラインとしています。不合格の場合は合格するまで再テストを行い、確実に全員がテストを受けています。受講状況や点数はシステムに蓄積されるため、個人・部門ごとに結果を即時集計できるようになりました。これらの受講情報と集計結果は、プライバシーマークの外部審査時にそのまま提供でき、評価も良かったです。

今後は、より業務に沿った内容や当社独自の内容を盛り込んだeラーニングコンテンツを作成していければと思っています。『TEんDo』の、操作手順をそのまま教材・手順書にできる特性は、業務のノウハウを残していくためのツール（ソフト）としてとても有効です。プライバシーマークなどの他にも、個人目標やキャリアパスを考える上で有効な教材をeラーニングコンテンツで実現できれば、全社的にも教育水準の向上に繋がっていくのではないかと期待しております。

通常のドキュメントの他にも動画や音声を取り込んだ動的な教材コンテンツも作成できますので、今後も効果的な手法を探っていきたいと思います。また、同じように社内教育面で課題を抱えている企業は多いのだと感じますので、教育問題を解決する新しいビジネスモデルとしてかなり将来性が期待できるのではないでしょうか。