マニュアル作成ソフト利用事例（金融業）

今回BIツールの新規導入にあたって、全社員または各部署向けのマニュアル作成や基本教育で利用する説明資料の効率化が課題として挙がっていました。 当社は金融業ということもあり本部や店舗の拠点数が多く、およそ2000名もの従業員を抱えています。 そのため、集合研修を行うにも効率が悪く、印刷代も正直なお話バカにできません。

集合研修や印刷代に関してはマニュアルをPowerPointやPDFに変更して、該当部署に配布、部署単位でPCを利用して研修を受けさせる形（例えばeラーニング形式）にすれば解決します。 しかし社内のシステムには『Windows同時活用不可システム』というものがあり、マニュアル作成にかかるコスト（作業工数）は解決できませんでした。 Windows同時活用不可システムは、同じシステムを共同で活用する場合、そのシステムが動いている時はWindowsアプリケーション（DOS）が動かないという制約があったため、マニュアルを作成するには次のようなプロセスが必要でした。

◎開局　⇒　プリントスクリーン　⇒　閉局　⇒　エクセルへ貼り付け

いちいちプリントスクリーン後に画面を閉じないとキャプチャをエクセルに貼り付け出来なかったのです。このシステム上の制約によって、マニュアル作成に大幅な工数を割かなくてはならず、単純に研修制度をeラーニングシステムへ転化させる案は採用されませんでした。また、本部や店舗などで導入されているシステムが違うこともあり、マニュアル作成者も複数いるため、書式やマニュアルの目次構成がバラバラになるといった問題もありました。

これらの問題を一挙に解決できるとご紹介頂いたのが『TEんDo』によるマニュアル作成でした。 営業担当の方に、詳細な機能をご説明いただいたので、社内会議でもすぐに採用となりました。

実際に導入後、新規BIシステムの操作マニュアルを作成して実感した最大のメリットは、「マニュアルの作成工数が飛躍的に削減できた」ことでした。まだすべての項目が完了したわけではないので一概に断言できませんが、今までの作成工数と比べておよそ50%以下にまで削減できそうだと感じています。使ってみて驚いたのですが、『TEんDo』の操作は直感的にも理解しやすく、普段マニュアルを手動で四苦八苦して作成している担当者も、大変重宝しているようでした。また、本社を含めた全店舗に一括導入を行いましたので担当者間で発生していた書式や構成の差異がなくなり、マニュアルの管理もしやすくなりました。導入前に一番問題視していた、作成工数の削減が実現できたことが何よりの満足です。

またマニュアルの作成ルールを統一化したことと、13の本部拠点、93の店舗にソフトを一括導入したことで総勢2000名にのぼる従業員にまったく同一の教育コンテンツを展開できるようになったことで、作業のシステムへの理解度も水準以上を保てるようになりました。何よりも動画を取り込んだ形式でレクチャー用のコンテンツも作成できるので、そのまま初心者向けの操作教育に役立てられたことが大きいですね。キャプチャと文章だけの説明では、初心者ではわからないことも多いと思いますので、動画形式のマニュアルも効果的だと感じました。

導入前ではシステムの仕様でキャプチャが連続して取得できなかった問題も、『TEんDo』で解決できました。動的なコンテンツも取り込むことができるようになりましたので、他の使用者を気にせずキャプチャ・動画の取り込みを行うことができ、大きな成果をあげていると社内でも評判でした。マニュアル作成担当者には作成ルールを徹底させて、活用していってもらいたいと思いますし、研修を受ける側の観点からみても、理解しやすくなったと感じます。

他業種のことは細かく分かりませんが、同業種であれば、同じ悩みを抱えておられる企業様もいらっしゃると思いますので、『TEんDo』は非常に有効なソフトであると思います。あとは、IT化に力を入れているシステム導入予定の企業や、システムの新機能の追加を考えられている企業、又従業員への教育に力を入れている企業にも効果的であると思います。これからも導入企業が増え、さまざまな機能拡張が行われていくことを期待しております。テンダには、これからも『TEんDo』のような企業に効果のあるソフトを企画・開発して欲しいと思います。

また、要望になってしまいますが操作に際して、Windowsの一般的なキーでない特殊なキーボードにも対応してもらえると助かります。