高寺 伸吾さま

TEんWAで全体の業務スピードが向上!
効果を一番実感しているのは、
各チームのリーダーです。

株式会社アクトゼロ

執行役員
高寺 伸吾さま

株式会社アクトゼロ

設立
2008年5月1日
代表取締役社長
関谷 耕一
本社所在地
東京都新宿区岩戸町17 文英堂ビル7F
事業内容
マーケティング全般の企画、調査及びコンサルティング業務、インターネット、モバイル等のウェブサイト及びコンテンツの企画、制作、開発、運営業務テレビ、ビデオ等の映像媒体及び、ラジオ、舞台の企画、制作業務イベント、セールスプロモーションの企画、制作、運営業務広告の計画、制作並びに広告代理店業務全各号に付帯又は関連する一切の業務

エンジニアチームからの声で、ビジネスチャットの導入検討を開始

イメージ:エンジニアチームからの声で、ビジネスチャットの導入検討を開始

「ビジネスチャット」というキーワードを耳にすることが増えてきましたが、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)を徹底している弊社では指定したツール以外の利用ができないため、関連して取り沙汰されるシャドーIT利用問題などの心配はしていませんでした。
経営視点で見ると、正しく利用するビジネスチャットには気軽で速度の早い社内コミュニケーションが行えるなど、ビジネスを加速させるためのメリットが十分にあると感じていましたが、このメリットを取り入れたい、と経営陣より早く要望の声を上げたのは弊社のエンジニアチームでした。
「社内コミュニケーションの簡略化」・「外部連絡とのすみ分け」を軸に、利便性が高く、弊社ISMSの基準や運用にマッチするビジネスチャットの検討を開始しました。

万全のセキュリティとチャット本来の操作性

担当者が複数のビジネスチャットを検証し、TEんWAを利用したいと報告を受けました。
使いやすさが高評価であったのはもちろん、TEんWA独自の優位性として全文やトーク・ToDo・ファイルに横断した検索に対応していることや、幅広い年齢層で利用できるスタンプの豊富さなどが挙げられました。
経営層はセキュリティ面を特に重要な評価基準としましたが、その点においても万全であるTEんWAに魅力を感じました。電話やテレビ会議室、プライベートSNSとの連携など、多岐に渡る機能は弊社の場合不要でしたので、チャット本来の操作性や費用を総合評価した上で、TEんWAの採用を決定しました。

イメージ:万全のセキュリティとチャット本来の操作性

社内での情報共有の一元化から外部連絡とのすみ分けに

TEんWAに期待していた効果は十分に感じています。
すべての連絡をメールで統一していた頃は、お客さまからのメール対応を優先した結果、社内メールの見落としが発生し情報共有に遅れが生じるという課題がありましたが、TEんWAを導入してからは社内連絡をチャットで集約できたことで共有漏れがなくなりました。資料の共有方法も一元化され、社内情報はすべてTEんWA上で確認でき、必然的に外部連絡とのすみ分けが実現されました。ISMSのルールに従い、ファイルは3ヶ月で削除しクリーンな運用を心がけています。

広がる社内コミュニケーション

イメージ:広がる社内コミュニケーション

導入検討の段階では「チャットツールに頼りすぎ社内コミュニケーションが減少するのではないか?」という懸念もありました。結論としては、気軽に連絡が取りやすくなったため、新たなコミュニケーションが生まれ、活発化しました。
本格導入した現在は、7名のチームで1日平均30から40件程度のやりとりが行われ、順調に運用が定着しています。
静かなオフィス内で、雑談ではない、意味のある意思の疎通が活発に行われていることを実感しています。

迅速なトラブル対応など、業務スピードも向上

TEんWAの効果を一番実感しているのは各チームのリーダーです。残業の当日申請をメールで行っていた頃は、帰宅後パソコンを開き一つずつ返信する手間がかかっていました。TEんWAは帰宅途中にスマートフォンからリアルタイムで承認を行うことができるほか、長期出張や休暇中のトラブルや判断依頼にも対応できるため、全体の業務スピードが向上しました。
先日、管理職が長期休暇を取得した際も、メンバーは問題なく業務を遂行できました。判断スピードの遅れで生じる滞りも無く、無事乗り切れたのはTEんWA活用の効果に他なりません。休暇中の仕事を推奨している訳ではありませんが、今回の件は、管理職がスポット的に現場勤務から外れてもツールで補完できたという良いテストケースとなりました。

代表取締役 関谷 耕一 さまのコメント

ビジネスチャット「TEんWA」のポテンシャルについて
◎社内コミュニケーションの活性化を図るスタンプなど、工夫がある
◎仕様がシンプルである
◎セキュリティが担保されている
これらが決定の要因です。加えて、将来を見据えてTEんWAの導入を決定致しました。
現時点でも満足していますが、想定していなかったコミュニケーションや活用事例などを共有していただけると、より濃度の高い使用状況になるかと思っています。
将来的には、分析機能の実装に期待しております。
社員の発言に応じて、社内は今ポジティブ傾向にあるのか、誰と誰のコミュニケーションが活発かなど普段目にしにくい状況を分析し、組織作りや経営に活かせると会社にとって大きなプラスであり、実現できれば社員と共に会社を成長させる上でTEんWAは欠かせない一つのアドバイザー的ツールになる事でしょう。

まずは、実際に使ってみてください!

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