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新田 雅之  さま

全社員が抵抗なく使用でき、
業務に活用していけると判断し
導入を決定いたしました。

天草エネルギー株式会社

代表取締役社長
新田 雅之 さま

天草エネルギー株式会社

創業
昭和31年8月10日
代表取締役社長
新田雅之
資本金
2,000万円
本社所在地
熊本県天草市本渡町本戸馬場2200-5
事業内容
LPガス卸小売販売/LPガス配送・配管工事・設備工事/LPガス機器、住宅関連商品、設備機器販売/分散型発電機器の販売(太陽光発電・燃料電池エネファーム等)/飲料水の販売/住まいのお困りごと解決サービス

地元の皆さまへのより良い対応のために、ビジネスチャットを検討

天草エネルギー株式会社

天草エネルギー株式会社は、創業以来60年以上の長きにわたり、地元天草の皆さまと共に歩んでまいりました。LPガス事業を柱としつつ、太陽光発電などの新エネルギーも積極導入し、エネルギーのあらゆるニーズにお応えする総合エネルギー企業を目指して日々の業務に取り組んでおります。
保安点検や検針作業などの定期的な訪問に加え、「ガスが出ない」「お湯が出ない」など、トラブルのご連絡があれば、365日24時間いつでも駆けつけるようにしております。また、新しいサービスとして特にシニアの方向けにリフォームやお掃除のお手伝い、見守りなど、地域の皆さまのあらゆる困りごとを解決するお手伝いも行っており、おかげさまで、新規のお客さまからのご依頼も多くいただいております。

お客さまからのご連絡は社内にいる社員が電話で受け付けるため、依頼内容や訪問先、新規のお客さまについては地図画像などを外回り中の社員に伝える必要があります。また、駆けつけ先から現場の状況が写真で送られてくると社内で対応策を相談して指示を返す場合もあります。
これらの画像は今まではメールに添付してやり取りしていたのですが、添付がうまくいかず情報共有に支障をきたすことも多々ありました。このような状況から、セキュリティ面の安全を保ちつつ、社員間のやり取りをスムーズにし、お客さまへの対応をより良くしていくために、ビジネスチャットの検討を始めました。

チャットを使い慣れていなくても「わかりやすい」と好評

ビジネスチャットの検討は、まず社内の数名で試用し、徐々に利用人数を増やしていくという方法で行いました。弊社としては、誰でもすぐに使える操作感であり、画像の送受信が簡単に行えるものが良いと考えておりました。
有料と無料のツールがいくつか候補に挙がりましたが、個人情報を取り扱うためセキュリティ面の懸念から無料ツールは外し、有料ツールに絞って検討を続けました。私自身が検討メンバーでしたので、実際にいくつかのツールを使ってみたのですが、使い方に慣れるまでに時間がかかりそうだという印象のものが多かったように思います。
そんな折、TENWA(テンワ)の体験版を利用する機会がありました。セキュリティ面での問題もなく、使い方が簡単であること、また、メッセージのやり取りにおいて相手の状況を気遣えるような機能があることが検討メンバーの中では高評価につながり、次の検証段階に進めることになりました。まず営業担当者、次に事務担当者、というように職種の違うメンバーを少しずつ加え、社内の利用者を増やしていきました。
そんな折り、TENWA(テンワ)の紹介を聞く機会がありました。機能面では他社と遜色がなく、価格も手ごろだったので実際に体験版を利用して、操作感を試してみました。
パソコンでもスマートフォンでも使いやすい操作感で、普段チャットツールを使い慣れていない社員からも「わかりやすい」と好意的な反応があったので、これならば全社員が抵抗なく使用でき、業務に活用していけると判断し導入を決定いたしました。

マルチデバイスでスムーズな画像・情報共有

地図や現場の写真など画像に関する当初の課題については、TENWA上で簡単にやり取りできるうえ、写真で状況を共有して、そのままチャットで解決策を探っていくこともできるようになりました。
メールでやり取りしていたときに比べ、よりスピーディな対応ができるようになったと思います。また、今までは画像を送る相手が社内にいる場合はパソコン用のメールアドレスへ、外出中の場合はスマートフォンのメールアドレスへと送り先を変更する必要があったのですが、TENWAはパソコン、スマートフォンのどちらでも確認ができるので、手軽に送れるようになりました。

天草エネルギー株式会社

相手を気遣う機能で円滑なコミュニケーションが実現

TENWAにはメッセージを送信する際に、相手の端末に通知するかどうかを指定できる機能があり、弊社ではこのON・OFFを意識して使い分けるようにしています。TENWAを勤務時間外に使用することついては、各個人の判断に任せていますが、基本的に勤務時間外や、急ぎの用件ではない場合には通知をOFFにするようにしています。
逆に、送信する目的が明確である場合は「TO指定」で送信相手を指定し、通知をONにして、優先順位が高いメッセージであることがわかるようにしています。グループトークの場合は、万が一本人が自分宛のメッセージを見落としてしまっても「TO指定」で宛先が周知されていれば、他のメンバーから注意を促すこともできます。
また、TENWAは社内のコミュニケーション向上にも役立っています。新入社員が入社した際には必ず全社員からTENWAで一言メッセージを送り、話すきっかけを作るようにしております。

「見ました」機能で一斉連絡の手間が解消

社内で活用している機能のひとつが「見ました」機能です。以前は社員へ一斉に連絡が必要な場合は、メールの一斉送信機能を使用しておりました。内容を確認したらその旨を返信するというルールがあったのですが、返信が来ないことも多く、誰が見たのか、または見ていないのかという管理が煩雑になっておりました。
「見ました」機能では、メールで返信するほどの手間がかからず、かつ、一般的なチャットツールの既読機能ほどのプレッシャーもないので、連絡を受ける側の負担が軽減されました。それにより、見たことを伝える返信率も上がりましたし、誰が見たのかということも一覧で簡単に確認できるようになったので、連絡を送る側の負担も軽減されました。
今まで何気なく行っていた「一斉連絡の管理」という手間が浮き彫りになったと同時に解消されたことは、弊社にとって大きな収穫だと思います。

オリジナルスタンプで、さらに使いやすく!

天草エネルギー株式会社

今後はTODO(タスク管理)機能も活用していきたいと思っております。現在はアナログで各自がそれぞれ管理している状態で、可視化ができておりません。TENWAのTODO機能を活用することで、全員が見える場所で管理でき、課題を共有することができるのではないかと思っております。
また、弊社のキャラクター「エネッピー」を使ったオリジナルスタンプを作成したいとも思っております。元々TENWAに設定されているスタンプも便利ではありますが、弊社の運用に合った文言を入れたスタンプを作成することで、より使いやすくなるのではないかと期待しております。

まずは、実際に使ってみてください!

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