2016年 6月 の投稿一覧

業務効率化をはかるために!こんな事例にチャットは強い!

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☆いつでもどこでも即会議!?グループ内での意思決定が簡単に

最近では、社内SNSが電話やメールと並ぶ新しいコミュニケーションツールとして注目されています。その大きな理由は、チャット機能によって仕事の効率化が図れるからです。例えば、部署内で意見をすり合わせて早急に決定しなければならない事柄ができたとしましょう。しかし、メンバーの多くは出張や営業回りなどで外に出ており、すぐに会社に戻ってくるのは不可能です。このような場合、従来ならば上司がひとりひとりに電話をかけて、意見を取りまとめなければなりませんでした。しかし、例えばビジネスチャットのようなチャット機能のあるSNSがあれば、全国どこにいようともその部署専用のチャットルームを構築して即席の会議を開くことができます。全員同時に話し合いができるので、電話でAとBが話し合い、それをAがCに伝え、そこで問題点が浮かび上がったらまたBにかけ直すなどとやるよりも遥かに効率的です。今までも、ビデオ会議やweb会議などといった遠く離れていても会議ができるツールはありましたが、それなりの設備や準備が必要となり、緊急の場合には不向きでした。チャットならばスマートフォンがあればいつでもどこでも関係スタッフ全員が集結して、即座に意思決定を下せるのです。

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業務効率化のための最適なツール!ビジネスチャット

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☆情報伝達がスムーズに!

会社での業務の中で、1人で完結する仕事はそれほど多くないのではないでしょうか。他部署との連携が必要な場合や、上司や同僚と一緒に仕事をすることがほとんどでしょう。仕事中に急いで確認したいことがあり、別のフロアにいる人に何度も電話したけれど出ない。留守電に入れたけれど聞いてもらえているだろうか、メールしてみようか、と思ううちに時間だけが過ぎていってしまう。このようなことは、よくあることです。また、自分がそうであるということは、他の人も似たような状況にあるということが考えられます。このちょっとした時間を有効に活用することに業務効率化のヒントが隠されていることがあります。

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ビジネスチャットツールの管理機能は メンテナンスコストを最大に抑える

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危機管理のしやすさがビジネスチャットツールの特徴

グループチャットを筆頭に、多数のフタッフが利用することが前提となるビジネスチャットツールでは、「誰が参加/利用しているか」のメンテナンスが重要になってきます。
社外秘情報を気軽に外部へ漏らしてしまうスタッフはそうそういないでしょうが、プロジェクトによっては「グループ外秘」となる情報も出てきます。その場合、ビジネスチャットツール管理者側では、誰をどのグループに参加させるか、どの程度チャット内の情報を開示させるのか、といった管理に気を使うことになるでしょう。

 

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業務効率化にビジネスチャットが役に立つ!?

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☆ビジネスチャットなら情報共有も簡単!

コミュニケーションが円滑に行われることは、ビジネスにおいて重要なポイントです。同じプロジェクトに携わるメンバーは、常に同じ情報を共有していないとプロジェクトの進行に支障をきたすおそれがありますし、経営者が目指す方向が社員にも共有されていないと、従業員それぞれの力が分散してしまい効率が悪くなってしまいます。そのため、多くの会社は、どうしたら効率的なコミュニケーションを実現できるかについて悩んでいるようです。

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たくさんあるビジネスチャット!選び方のポイントは?

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☆まずはビジネスチャットに共通の機能を知ろう!

最近、仕事における新たなコミュケーションツールとしてビジネスチャットが注目されていますが、具体的にどのような機能を持っているかご存じですが?まず、電話やメールとの違いから説明すると、『同時に複数の人間と話ができる』という点が挙げられます。電話は1対1の会話が基本ですし、メールは一斉送信で複数の人間に情報を送れても話し合いには向いていません。この機能によって社員全員の情報共有が容易になります。また、SNSとは何が違うかというと、情報開示の範囲を自由に設定できる点です。SNSは基本的に参加者全員に対して情報がオープンです。しかし、仕事をする上では、常時従業員全員にオープンにしていると都合の悪い場合もあります。そこで、ビジネスチャットは『1対1の話し合い』、『チームでの議論』、『社員全員の意見交換』といった具合にチャットルームを自由に部屋割りできるようになっています。実際の会社でも目的に応じてさまざまな部屋があるのと同じです。さらに、電話やメールのような形式的な挨拶を排し、気軽に発言ができる仕様になっているのもビジネスチャットに共通する特徴です。日本人特有のまどろっこしい挨拶は、業務の効率を下げている面があります。そこに着目し、テンポよく話ができるように工夫を凝らしているわけです。例えば、定型の挨拶はイラスト入りスタンプで代用するなどといった具合です。その他にも、新規メッセージが即座に分かるプッシュ通知、必要な情報を横断的に探せる検索システムなどが基本的な機能として挙げられます。

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ビジネスチャットの利点はどんな事例で活かせる?

Back Lit Business People Discussion Cityscape Meeting Concept

☆ビジネスチャットの特性

メール、電話、SNSなど・・・巷にはさまざまなコミュニケーションツールが溢れ、遠く離れた人とでも即座に意思疎通ができる時代になりました。しかしそれらは、ビジネスの場で使われるときにはさまざまなルールや慣例に縛られ、利点であるはずの即時性や簡便性を失ってしまっています。同じ社内の人間であっても、「お疲れ様です。○○部の××ですが~」などと必要とされる形式があり、特に上司とのやり取りの際には神経を使います。

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