業務効率化のための最適なツール！ビジネスチャット

会社での業務の中で、1人で完結する仕事はそれほど多くないのではないでしょうか。他部署との連携が必要な場合や、上司や同僚と一緒に仕事をすることがほとんどでしょう。仕事中に急いで確認したいことがあり、別のフロアにいる人に何度も電話したけれど出ない。留守電に入れたけれど聞いてもらえているだろうか、メールしてみようか、と思ううちに時間だけが過ぎていってしまう。このようなことは、よくあることです。また、自分がそうであるということは、他の人も似たような状況にあるということが考えられます。このちょっとした時間を有効に活用することに業務効率化のヒントが隠されていることがあります。

情報伝達がスムーズに！

仕事上の情報伝達をスムーズにするためにはどのような工夫が必要なのでしょうか。気付いたことや解決しておきたい疑問をその都度メモしておくという方法も有効ですが、他の人と情報を共有することにはなりません。ビジネスチャットはリアルタイムに情報発信ができるツールです。ビジネスチャットを利用することで、気になる点を念のため上司にも伝えておきたい、解決すべき問題のヒントがひらめいたのですぐに他部署の人と情報を共有したい、などすぐに必要な相手に必要な連絡をすることができます。このように、情報伝達がスムーズに行えるため、ビジネスチャットは業務効率化を進める上で有効なツールといえるでしょう。

相手を必要以上に束縛しない！

普段多忙な人は自ら携わる業務の効率化を自然に行っている傾向があります。そのような人は、自らの時間の無駄を見つけては改善し、その時間をより重要な優先すべき仕事に充てるための努力をしています。業務効率化の意識が高い人は同じ仕事を完結させるなら、できるだけ短い時間で終わらせたいと思っているはずです。仕事で連携する相手に対してもできるだけ無駄なコミュニケーションはとらないように配慮しているでしょう。このように働いている個人の努力の積み重ねで業務が効率化されていきます。さらに、その業務効率化をサポートするツールとして、ビジネスチャットを利用してみてはいかがでしょうか。忙しい人に対してお願いごとをするときには、まわりくどい表現は禁物ですし、必要以上に時間をとらせてしまうのは避けるべきです。ビジネスチャットはメールと違って伝えたいことを的確に伝える効果があります。また、メールボックスを開いて、長いメールを書く時間、読む時間を短縮させることが可能になります。双方の時間の束縛を最小限にすることで、それぞれが必要な仕事に集中することができます。

発言履歴がちゃんと残る！

ビジネスチャットには他にもたくさんのメリットがあります。パソコンに向かっているときなどは、チャットをしながら必要なメールを同時に見直すことができたり、別の画面にログインしてチャットの質問に瞬時に答えることができたりします。さらに、ビジネスチャットのよいところは複数の人数でプロジェクトを組むときなどにも実感できます。顔を合わせて会議をすることも時には大切ですが、誰がどのようなことを発言したのかが時間の経過により曖昧になってしまうこともあります。ビジネスチャットを利用して会議をすると、会議の内容がそのまま記録に残ります。そのため、どのような内容を話し合ったのか見直すときにとても便利だと感じるでしょう。議事録の代わりにもなりますので、他の部署と情報共有が簡単にできるようになります。ビジネスチャット導入を検討している会社にとっても、社内で行われている数多くの会議の発言内容が記録されたビジネスチャット履歴を一元管理できますので、必要に応じて記録を検索し、すぐに確認することが可能です。さらに、今まで会議のために移動していた時間や交通費などを削減できる可能性も高いです。ビジネスチャットは社員だけでなく、会社にとっても効率化を推進するツールとなり得るでしょう。

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