ビジネスチャットの利点はどんな事例で活かせる？

メール、電話、SNSなど･･･巷にはさまざまなコミュニケーションツールが溢れ、遠く離れた人とでも即座に意思疎通ができる時代になりました。しかしそれらは、ビジネスの場で使われるときにはさまざまなルールや慣例に縛られ、利点であるはずの即時性や簡便性を失ってしまっています。同じ社内の人間であっても、「お疲れ様です。○○部の××ですが～」などと必要とされる形式があり、特に上司とのやり取りの際には神経を使います。

ビジネスチャットの特性

そのような状況を打開しスムーズな情報共有を実現すべく、ビジネスチャットという新たなサービスを導入する企業が最近増えています。会話感覚で言葉のやり取りができるビジネスチャットはそのカジュアルさとスピーディさという点で他のコミュニケーションツールとは一線を画しています。テキストを即座にやり取りするその形式は個人向けのSNSと非常に似ており、中にはそれらを仕事で使っている人もいるでしょう。しかしこのような一般消費者向けのサービスには情報漏えいなどのセキュリティ面の不安があります。機密情報を取り扱うことの多いビジネスの場ではその点に気をつけたいところですが、業務で使うことを前提に作られたビジネスチャットなら徹底した情報管理がなされており安心です。

ビジネスチャットの活用が考えられるケース

ビジネスチャットにはさまざまな機能が付加されていることが多く、その多種多様な機能がコミュニケーションをより円滑に手助けしてくれています。例えば個人向けSNSにもある「グループ機能」もその1つです。部署ごとに、あるいはプロジェクトごとに必要な情報を必要な人で共有でき、更にグループのメンバーでない人もチャットの内容を閲覧することができるため、社内の情報共有が手早く行えます。またそれまでプロジェクトに参加していなかったメンバーが新たに参加することになっても、チャットの履歴を辿っていけばそれまでどのような議論がなされていて、現在どのような状況なのかというのを簡単に把握することができます。メンバーは単に会話をしているだけでも、チャットの履歴はそれ自体が議事録としての役割を果たしてくれるのです。互いの発言も残っているので、「言った／言わない」のような不毛な議論を防ぐ効果もあります。

実際にあった事例

ビジネスチャットが仕事上のコミュニケーションツールとして大いに役立った例として、ある大手建設業者の話があります。その建設業者は地震などの災害発生時には管理ビルの状況確認を行うのですが、今までの方法（電話やメール）による確認では、全ての作業を終えるまでに1日以上かかることがあったそうです。しかしビジネスチャットを導入し、グループチャットを最大限活用したところ導入後の地震発生時には約2時間半で状況確認が終了したといいます。あるいは日本企業のアジア進出をサポートするあるコンサルティング会社は、アジアの各地に散らばる社員同士のやりとりに時間がかかってしまっていたことからビジネスチャットを導入しました。すると活動場所や時間が異なる社員同士の会話がスムーズに進められるようになり、それまでは同時進行できるプロジェクトが5～6個だけだったのに、ビジネスチャットを導入してからは3倍以上の約20個に増えたとのことです。このようにビジネスチャットは社内のあらゆる場面でコミュニケーションを活発にし、業務効率を上げるのに有用性があることがわかっています。ヨコだけではなくタテ、あるいはナナメの繋がりを広げることで新たなアイデアが生まれることもあるでしょうから、ビジネスチャットの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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