業務効率化をはかるために！こんな事例にチャットは強い！

最近では、社内SNSが電話やメールと並ぶ新しいコミュニケーションツールとして注目されています。その大きな理由は、チャット機能によって仕事の効率化が図れるからです。例えば、部署内で意見をすり合わせて早急に決定しなければならない事柄ができたとしましょう。しかし、メンバーの多くは出張や営業回りなどで外に出ており、すぐに会社に戻ってくるのは不可能です。このような場合、従来ならば上司がひとりひとりに電話をかけて、意見を取りまとめなければなりませんでした。

いつでもどこでも即会議！？グループ内での意思決定が簡単に

しかし、例えばビジネスチャットのようなチャット機能のあるSNSがあれば、全国どこにいようともその部署専用のチャットルームを構築して即席の会議を開くことができます。全員同時に話し合いができるので、電話でAとBが話し合い、それをAがCに伝え、そこで問題点が浮かび上がったらまたBにかけ直すなどとやるよりも遥かに効率的です。今までも、ビデオ会議やweb会議などといった遠く離れていても会議ができるツールはありましたが、それなりの設備や準備が必要となり、緊急の場合には不向きでした。チャットならばスマートフォンがあればいつでもどこでも関係スタッフ全員が集結して、即座に意思決定を下せるのです。

迅速に情報を集めたい！緊急時の情報把握に！

チャット機能は会議のためだけでなく、急を要する情報集めにも便利です。通常の場合なら、メールを社員に一斉送信して情報を集めれば問題ありません。しかし、事故や事件などの緊急事態が起こり、情報把握に急を要する場合はどうでしょうか。メールを送信してもチェックするのが数時間に1回、人によっては1日1回などという場合があるので、すぐに返答があるとは限りません。気がついたとしても、メールで返答すると定型文の挨拶から始まり、「ご質問に対するお答えですが・・・」などといった形式ばった回答になりがちです。迅速な情報集めが必要な場合は、その間にも貴重な時間が失われていきます。もちろん、電話は論外です。緊急事態時に何百、何千という社員ひとりひとりに尋ねてまわる時間はないでしょう。その点、ビジネスチャットのようなツールであれば、プッシュ機能によって連絡したことを相手に知らせ、しかも形式めいた言い回し抜きで気軽に書き込みができる仕様になっているため、間を置かない返答が期待できます。また、集めた情報を社員全員に対して開示すれば、あいまいな内容のものでも別の人間からの追加報告による補足が期待できるので、情報精度が高まっていきます。

アイデア出しにも！誰でも会話に参加できる！

比較的規模の小さな企業などでは、社員全員に対して売り上げアップのアイデア募集などを行ったりしますが、これがなかなかうまくいきません。そもそも提出者自体が少なく、出てきたアイデアも、いかにも無難で面白味のないものばかりになりがちです。これは文書やメールなどで正式に提出するとどうしても堅苦しくなって、思いきった案を提案できないからです。そこには、バカバカしい提案をする奴だと思われて会社での評価を下げたくないという心理が働いています。しかし、画期的なアイデアというのは得てしてバカバカしいと思えるような発想から生まれてきたりするものです。個々がもっているそうした独自の発想を引き出すために有効なツールが、SNSのチャット機能です。例えば、社内SNSの中にチャットルームを作り、気軽に仕事について話し合える雰囲気を作り出せば、通常の会議では決して出てこないようなざっくばらんな意見も投稿しやすくなります。そして、そこから話を広げていけば、既存の枠にとらわれないアイデアが生まれるかもしれません。また、SNS上で話し合いを活発にしていると、今まで顔を合わせたこともない者同士の間で新たな人脈が築き上がり、そうした人間のネットワークが会社の力になっていきます。これまでは、同じ会社の人間だといっても何百、何千という社員が一堂に会して会議をするなどというケースは考えられませんでした。しかし、それが可能となった現代、うまく活用することで企業の新たな可能性が広がっていくはずです。

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