テレワークを推進する上での課題とポイントを抑えて、働き方改革の第一歩を！

昨今、注目度が高まっている働き方改革。多くの企業がこの大きなテーマに向けて、自社に合った改革方法を模索し、様々なアプローチでの推進を検討しています。その中でも働き方改革の第一歩といわれているのがテレワーク。

テレワークの課題と「テレワーク・デイズ」

テレワークは、「在宅勤務」、「モバイルワーク」、「サテライトオフィス勤務」など、3つの形態に分類されますが、多様なワークスタイルに合わせて、ミックスして導入検討する企業が多いと言われています。

導入前の企業からは、どのテレワークの形態を導入したら良いか、どのように管理したら良いかなど、大きな悩みや課題がたくさん聞こえてきます。

そんな中、政府も2020年のオリンピックイヤーに向け「テレワーク・デイズ」を開催し、企業のテレワーク全国一斉実施を呼びかけ、テレワークの導入を推進しています。2018年のテレワーク・デイズでは1,682団体、延べ30万人以上が参加し、初回の2017年よりも賑わいをみせています。

とはいえ、今まで全社員がオフィスに出勤して働くのが当たり前であった企業が、どのようにしてテレワークを企画・設計して導入すれば良いのか。

導入の仕方を誤ればかえって業務効率が落ちトラブルにもなりかねない、テレワークを中心とした働き方改革について、まずはじめに考えるべき2つの課題とポイントを解説いたします。

【社員の意識の課題】なぜテレワークをするのか、多様なワークスタイルを知ることが第一歩。

まず大きな課題と言えるのは働く社員の意識の在り方です。

テレワークは従来の働き方やルールを変えるものです。社員ひとりひとりが目的を理解し、共通認識を持ち取り入れていくことが重要で、ここを疎かにするとテレワークはうまく浸透しないでしょう。

現在政府でも、子育てや介護と仕事の両立を謳いテレワークを推進していますが、思うようにテレワークが浸透していないという現状があります。その原因には、他のメンバーへ迷惑が掛かるのではといった懸念を始めとする、『利用しづらい職場の雰囲気』が挙げられ、第一に意識改革が求められているといわれています。

多様なワークスタイルがある中で、闇雲に制度だけ作っても、テレワークを浸透させることは難しいのです。
ポイントとなるのは、会社としての目的、組織やチームの目的、個人の目的と、なぜテレワークを導入するか、現場まできちんと落とし込むことです。

その為には、事前に社員の意識調査を実施するなどして、どんな働き方の社員がいるのかきちんと把握し、それぞれの働き方に最適な制度設計をする必要があります。

そもそも、テレワークに向かない業務もあるかもしれません。

会社としてテレワークの実施を推奨する中で、共通の目的意識を持ち、社員ひとりひとりが業務に合わせて、さまざまな働き方を自由に”選択”できることが望ましいでしょう。

【コミュニケーションの課題】ビジネスチャットでセキュアかつ負担の少ないコミュニケーションを。

テレワークの導入に当たり挙がるもうひとつの課題は、物理的な距離が離れ、お互いの顔が見えなくなり、社員の動きや気持ちが見えづらくなる状況が生まれるのではないかといったことです。

一般的に個人の働きだけで完結する仕事は少なく、組織で働くからには、上司、部下、同僚とのコミュニケーションは欠かせないものと言えます。

また、コミュニケーションには単なるホウレンソウなど、業務を遂行する目的だけではなく、労務管理や、人材評価、さらには働きやすい職場を作る上での良好な人間関係作りにも必要不可欠の要素です。前述の社員の意識改革とその維持にも、継続的でスムースなコミュニケーションが必要でしょう。

遠隔でも隣にいたときと変わらない密なコミュニケーションを取るにはどうすれば良いでしょうか。必須の二つのツールをご紹介します。

【テレワークの課題解決ツール】Web会議システム

ひとつはWeb会議システム（Webミーティングシステム、オンライン会議システム）です。

Web会議システムで、1対1でも複数人でも、実際の会議と同じように顔を合わせるコミュニケーションが実現できます。また、会議の時以外にも勤務地とオフィスを常時接続しモニターに表示しておくことで、まるでそこに居るかのように視覚的に勤怠の状況が把握できるなど、マネージメントの課題を解決するという観点でも利用することができます。

ただ一方で、利用者側にとっては、Web会議のために自宅にいるのに身なりを整えたり化粧をしなくてはならない、常に監視されているという圧迫感を覚えるなど課題があります。心理的負担にもなりかねないので、使用にあたってはヒアリングをするなどして実情に合ったルール作りが必要です。

【テレワークの課題解決ツール】ビジネスチャットツール

もうひとつは気軽なコミュニケーションを実現するチャットツールです。

今やチャットツールはテレワークの導入に関わらず、広く浸透し必要不可欠なものとなっています。現状、個人的に使用している方もルールを策定して全社的に使用している企業も多いでしょう。しかしながら、特にテレワークにおいては、ただやり取りができるツールがあれば良いわけではありません。

プライベートで利用しているような既存のチャットサービスでは、誤送信などによる情報漏えいやセキュリティ面でのリスクが高く、企業のコンプライアンスや個人情報保護の課題が残ります。

そこで多くの企業がテレワーク導入時に課題を解決するために使用検討するのがビジネスチャットツールです。

ビジネス用に特化した専用チャットツールを利用することで、セキュリティを担保しながらメールより手軽に、且つスピーディなメッセージのやり取りが可能です。まるで隣に居るかのように、シンプルで気軽なやりとりができます。

特に『TENWA（テンワ）』というビジネスチャットツールは、ビジネスシーンならではの機能を持ち、ビジネスだからこそ使いやすく設計されています。

例えばコメントを送信する時に、送信者側が通知のオンオフを設定することができます。これにより、業務時間後や休日など、働く時間にズレが生じていても、コメントを受け取る側の負担を軽減することができます。

また大手金融機関への導入実績もあるなどセキュリティ機能も豊富で、ファイルのダウンロード、アップロードの制限や、ログの保存にも対応しています。

更には、外部招待機能を使うことで、お客さまとのやり取りもTENWA（テンワ）上に集約できたりと、迅速な対応が求められるビジネスにおいて有効な機能が網羅されているといえるでしょう。

テレワークの課題を軽減するために、利用者への負担も少なく、セキュアなチャットツールであるTENWA（テンワ）を是非検討されてみてはいかがでしょうか。

テレワークの導入に際して、まず考えるべき2つの課題とポイントについて、ご紹介しました。

企業により取り組みは様々ですが、いずれも導入には、意識面での改革とツールを利用したコミュニケーション方法の改革、その両面でのアプローチが必要であると考えられます。特にツールではカバーできない、意識改革は重要であり、時間を要する場合もありますので早めに議論し、対応を検討することがテレワーク成功の第一歩と言えます。

自社の状況に合わせて試験的に小さい部署単位でスモールスタートするなど、検証しやすい状況で柔軟に検討するのが良いでしょう。

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