2019年4月サイボウズLive終了！代替ツールはどこがおすすめ？

「システム改善」や「有料サービスの優先」を背景に2019年4月15日にサービス終了となる無料グループウェアの「サイボウズLive」。サービス終了に合わせて、多くの方々が代替ツールを比較検討するでしょう。しかし、サイボウズLiveのような高機能で無料ツールの代替品はあるのでしょうか。今一度サイボウズLiveの機能性を確認し、無料・有料サ－ビスと比較検討して進めていきましょう。

サイボウズLive終了について

2019年4月15日にサービス終了となり、同時に200万のユーザーがグループチャットツール難民になると予想されています。

サービス終了後は登録データが閲覧できなくなるため、サイボウズLiveでは2018年にデータエクスポートのサービスを予定。ユーザー名簿やイベント、掲示板。カレンダーやチャット、タイムライン、共有フォルダなどのデータをCSV形式で提供してくれます。提供開始時は、SNSでの告知や利用者へメール配信される予定です。

データエクスポートで提供されたものは、グループウェアの移行をきちんと行うためにもバックアップをとることをおすすめします。また、多くのユーザーがいるコミュニティであれば、代替ツールとなる候補を決め、期限を設け内輪で早めに決めましょう。比較検討、導入やデータの移行には時間がかかるので、余裕を持った移行作業でないとコミュニティ全体の足並みがそろいません。

サイボウズLiveについて

出典：https://live.cybozu.co.jp/より

サイボウズLiveは、無料のグループウェアとして2010年10月から登録制の正式サービスとして開始されました。ビジネス用途に限定されがちだったグループウェアを、個人やプライベート空間での使用を実現できるようにするなど、利用用途の多様化に一役買いました。

主なターゲットは、中小企業をはじめ、地域の自治体やPTA、NPO、イベント関連など非ITの領域にも浸透したのが特徴です。1グループに300名が参加でき、グループの作成数に制限はなし。ファイルの保存容量は1GBまで対応可能。無料という敷居の低さと、参加可能数が多いとあって、かなり大規模なコミュニティを想定した仕様であったことが伺えます。

PCやガラパゴス携帯（いわゆる“ガラケー”）で利用でき、時代に合わせてAndroidやiPhoneのアプリとしても登場し、今日まで利便性と多様性を提供してくれていました。

しかし、今後はサイボウズLiveに代わるチャットツールを探さなければ、コミュニティの維持が難しいでしょう。まずは、グループでよく使用していた機能、移行時や移行後に発生すると思われるリスク（とくに情報の扱い）についてよく考えて選ぶのがポイントです。

「セカンドグループウェア」として企業だけでなく、地域のコミュニティなど多くの人に使われてきただけに、多くの人にとってサービスの終了は痛手ですが、これを機に高機能なグループウェアに移行して、より管理しやすい体制を整えるのもひとつです。

「サイボウズLive」でよく使われていた機能

では、サイボウズLiveの主な機能を改めて振り返ってみましょう。

グループチャット

まず、最大の魅力である「グループチャット」。テーマチャットを作成すれば、話したい内容や案件、イベントごとにチャットを分けて話すことができます。

返信機能はもちろん、チャットの文章引用や削除。あとで読み返したいチャットをマーク付、チャットをURL化して貼りつければ、いつでも該当のチャットに遷移できるなど、流れやすいチャットの履歴を把握しやすい機能があります。

スケジュール管理

スケジュール管理は、コミュニティ全体の予定は「イベント」から登録。個人の予定であれば「マイカレンダー」に登録することによって把握できます。「イベント」の登録では、全メンバーが閲覧でき、時間や利用設備、イベント名の選択が可能です。イベント名や利用設備の項目は管理者権限で「設定」から増やせるので、グループごとに使いやすいようカスタマイズできます。また、長期間に渡る予定は、時間ではなく期間の設定ができるので、作業の進捗把握には役立つでしょう。

ToDoリスト

ビジネスを進めるうえでは当たり前の「ToDoリスト」。グループ内で決めた「やるべきこと」をリスト化できます。期日や担当者を指定でき、未着手・完了といったステータス管理も可能。グループの細かな動きも「ToDoリスト」から把握できます。情報共有の場よりも、具体的な作業が伴ってくるグループであれば、やることをリスト化できる機能は押さえておきたいところです。

共有フォルダ

共有フォルダにファイルを追加すると、参加メンバー全員に共有可能です。一度アップしたファイルを上書きして更新することもでき、常に最新の状態で共有されるようにできます。また、上書きされる前のファイルはある程度復元できるので、更新後のファイルに不都合な情報があれば一つ前の状態に戻せます。

共有フォルダの階層は1段階までであれば、カテゴリー分けが可能です。もし、フォルダの中身を2階層以上に分けたい、分けたほうが管理しやすいのであれば、移行後はその点を重視してみると良いでしょう。とくにデータのやり取りが頻発するグループであれば、優先されるべき判断基準です。

掲示板

掲示板はメンバー間のディスカッション用の機能です。掲示板にトピックを追加し、その中で問題解決や話し合いが行われます。トピックの作成限度やコメント投稿数に上限はなく、大規模な組織でも、多くの意見を交わすことができました。常に、議題や問題解決にディスカッションが必要なグループであれば、掲示板のようなスペースのあるツールが良いでしょう。流れやすいチャットで結論や履歴をさかのぼるのではなく、掲示板で答えが出せるような環境が必要です。

以上がサイボウズLiveの主な機能です。基本的には、グループに参加さえすればどの機能も使用でき、共有・閲覧も可能とあって、細かな権限設定や共有されていない、ということが発生しにくい仕様となっています。
自分たちが今までどのような機能をよく使い、重要視してきたか改めて確認し、無料ツールだけではなく有料ツールも視野に入れて検討してみましょう。

サイボウズLiveの代替品①【無料ツール】

サイボウズLiveの移行先として、やはり「無料」という点だけは譲れないという人にとっては「完全無料」のチャットツールが良いでしょう。サイボウズLiveのような基本的な機能を網羅し、参加人数制限なしの高機能なツールもありますし、勤怠やワークフロー、書式の共有に特化したものなどがあります。機能性や操作性が簡単なため、今までサイボウズLiveを利用していたコミュニティにとっては、使いやすいかもしれません。

しかし、メンバーが多ければ多いほど、作業チームや管理チームなど細かな立場が出来上がってくるでしょう。メンバーや作業など、もっと細かく管理したいのであれば機能性に物足りなさを感じる可能性もあります。

代替品②【チャットツール&サイボウズ製品】

有料のグループウェアは、どちらかというとビジネス向けを視野にいれて開発されているため、スケジュールやタスク、メンバーなど細かな設定による管理が可能です。
退職者、新入社員の情報管理をしなければならない企業にとっては、管理者向け機能は非常に重要です。

また、特にビジネス上で使用するのであれば注目したいポイントがセキュリティ。ビジネスチャットツールはスマートフォンで使用する機会も多くあります。

悪質なアプリケーションやWi－Fiネットワークにつながったときに、端末上の情報が抜き取られてしまう可能性もあります。ビジネスシーンで利用するのであれば、このようなトラブルが発生した際にどう対処するのか？また、そもそも対処が可能なのかを確認したうえで選ぶ必要があるでしょう。

料金に関しては、参加するユーザー数に合わせて無料プランがあったり、有料プランのなかでも変動があったりします。基本有料となるため、トライアル期間が設けられているツールも多数のため、使い始めてから導入を後悔することないよう、メンバーのさまざまな意見を尊重しながら本導入に踏み切れるでしょう。

では、比較検討として、サイボウズLiveの代替ツールとして、有料ツールをいくつか紹介します。

サイボウズoffice

サイボウズOfficeは中小企業をメインに導入が進むコミュニケーションツールです。スケジュール管理や掲示板、ファイルの共有、個別メール、報告書の作成、プロジェクト管理など、チャット機能はないものの組織間の情報共有に大いに役立つでしょう。

また、プレミアムコースの契約で「カスタムアプリ機能」が利用可能です。カスタムアプリでは、今までExcelで管理していたようなデータをサイボウズOffice上で管理できるようになります。Excelの知識がなくても、誰も簡単に利用できる仕様のため、情報共有や管理がしやすくなるでしょう。

クラウド版とパッケージ版があり、クラウド版では月額500円からと低価格で始められます。クラウド版とパッケージ版それぞれにお試し期間も設けられているため、本導入前にグループでテストしてみてはいかがでしょうか。

参考サイト：https://products.cybozu.co.jp/office/

チャットワーク

名の通り「チャット」に特化したタイプ。サイボウズLiveでチャットを頻繁に使っていたグループにはおすすめです。タスク管理やファイル管理、音声・ビデオ通話、画面共有ができるなど、リアルタイムでの対話に特化しているため、スピードが求められるやり取りには向いているでしょう。
こちらも料金はユーザー数に合わせて変動。ビジネスプランであれば、1ユーザーは月額500円。管理機能が強化されたエンタープライズ版だと1ユーザー月額800円で始められます。

参考サイト：https://go.chatwork.com/ja/

Slack

Slackはアメリカ発のコミュニケーションツールです。元々は、ゲーム開発時に利用する目的で作られたもので、開発をサポートする機能が充実しています。例えば、開発中に使うコードの投稿です。エンジニアのコミュニケーションツールという背景があるため、会話ベースでプログラミング言語の共有ができます。また、外部サービスとの連携ができるため、TwitterやInstagram、Googleカレンダーの通知や投稿を連動させることができます。
開発系の部署やSNSに何らかの価値を置いている企業にとっては、使いやすいツールでしょう。料金プランは、1ユーザー月額で6.67$です。
IT系スタートアップ企業やアプリ開発などを視野に入れている場合は、エンジニアと相談して導入を検討してみてはいかがでしょうか。

参考サイト：https://seleck.cc/424

代替提案③ビジネスチャットのTEんWAがおすすめ

キュリティや管理機能が高いTEんWA。金融機関でも導入されているツールなので、機密性のある情報を取り扱う企業でも安心できるツールです。
サイボウズLiveと同様にチャットやファイル共有、タスク管理など基本的な機能を押さえているのに加え。チャットに対して「ありがとう」「いいね」というスタンプの送受信ができます。ダッシュボードでスタンプ送受信履歴がデータとして閲覧できたり、発言量やディスク容量を確認が可能です。

社員同士のコミュニケーションを切り口とし、発言量やスタンプ機能から読み取れるメンタル面をサポートできるよう設計されています。大きな組織の場合は個人個人を把握できる機能としておすすめです。チーム内の動きや部下の動向の把握やメンターとしてのチェックに使えるでしょう。

30日間のトライアルが可能で、1ユーザー月額248円から利用できます。サポート体制が充実しており、アフターサポートはもちろん、顧客の意見を取り入れた機能の追加など、継続的にUIを改善する組織体制があります。

日々進化するツールの選択

代替ツールをいくつか紹介してきましたが、サイボウズLiveにあった基本的な機能はあっても、どんな機能を特化させているかは無料・有料を問わずツールごとに違います。今のメンバーやグループの方向性、欲しい機能、予算を考えてよく検討したほうが良いでしょう。妥協したグループウェアで失敗しては元も子もありません。

TEんWAであれば、サイボウズLiveの機能を網羅していますし、コミュニケーションの状態をデータ化し管理できるなど、人とのつながりを意識したセキュリティや業務効率の高いコミュニケーションツールです。価格もリーズナブルなので、トライアルも兼ねて、日々グレードアップしていくTEんWAを本導入してみてはいかがでしょうか。

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