滑川 亮佑さま

TEんWA導入検討中に
発生した熊本地震は、
その利便性を実感した出来事でした。

日本ウォーターシステム株式会社

執行役員 経営企画室長
滑川 亮佑さま

日本ウォーターシステム株式会社

設立
1986年(昭和61年)
代表取締役社長
滑川 治男
本社所在地
東京都中央区八丁堀4丁目9番4号 西野金陵ビル4階
事業内容
水処理設備、装置を中心に開発・設計・製造・施工・メンテナンスを病院、各工場、自治体、学校、 ホテル、レジャー施設など幅広く多くのユーザーに販売する。

メールツールの課題、シャドーITの課題…

イメージ:メールツールの課題、シャドーITの課題…

弊社ではメールツールに関し大きな課題があり、複数名から改善要望が上がっていました。
容量制限を越えてしまうと、新規でメール作成を行う事ができずメールフォルダを整理する時間が必要となります。不要かどうか判断しながら履歴を削除し容量を空けるのですが、この作業は月に1、2度発生し、1時間程度の作業時間がかかる場合もありました。
そんなとき、マニュアル作成の代行作業を依頼していたテンダ社よりビジネスチャットツールTEんWAの紹介を受け、興味を持ったことが導入のきっかけです。
プライベートでも利用者の多いチャットツールのメリットは十分理解していましたし、運用の浸透も容易であると考えました。既に社内の一部では、無料のチャットツールをグループで運用していることも認識しており、上手くTEんWAを利用すればメールツールの課題と併せてシャドーITからの脱却もできると考え、社内に検証チームを発足し導入と運用の検証を開始しました。

新たなツール導入のメリットを実感

検証チームには、通常業務にTEんWAを取り入れる形で自由に使ってもらいました。文章のやりとりだけではなく、グループ作成、データのアップロードやフリートークでの一斉送信など、皆で色々な機能を直感的に操作し利用していた印象です。
TEんWAの質問用グループを設置し、「こんな事はできるか?」など機能面での質問に私が代表して答えていました。分からないことがあればテンダ社の営業担当者へエスカレーションして回答をもらっていたのですが、すぐに返事をくれましたし、機能をカバーするための運用アドバイスは大変助かりました。
また、検証中に発生した熊本地震は、皆がTEんWAの利便性を実感した出来事でした。現地入りしたスタッフから送られてくる被害状況の写真がリアルタイムで一斉に確認できたり、すぐにコメントで指示を出すなど、迅速な対応を行うことができました。従来の運用では、10枚の写真を送る為に2、3枚ずつに分けてメール添付を何度も繰り返していましたがTEんWAは、共有者が増えた場合にもグループ追加するだけで状況共有が行えます。事業への貢献度合いも期待値以上のツールであると確信しました。
機能や操作感も申し分なかった、新たなツールのメリットを取り入れる目的でTEんWAの採用が決定しました。

イメージ:新たなツール導入のメリットを実感

75%軽減!メールツールの課題解決

社内連絡をTEんWAに集約することで、既存メールの容量制限に関する雑務が少なくなりました。私の場合、月に1、2回の容量制限で出社後1時間程度対応していたところ、3ヶ月に1回程度と作業時間が75%程度軽減し、年間約20時間がメインの生産業務に回せます。社内全体で考えると、大きな費用対効果であると実感致します。

スタンプ利用を上層部より推奨

上下関係を重んじる弊社の運用ルールとして、毎日最初のメッセージで「おはようございます」とチャットでも挨拶の徹底を促しております。
TEんWAは社内ツールの位置づけを利用者へ意識させるため、運用ルールは導入と同時に展開しました。プライベートとの一線を引いた上で、気軽なコミュニケーションの優位性も存分に活かしたいと考え、スタンプの積極的な利用は上層部が働きかけ、率先して利用しています。
文章だけでは、その人の感情がポジティブなのかネガティブなのか読み取りづらい場面もありますが、スタンプを付けて感情を補完すると、意思疎通や共感、適度に縮まる距離感など、相手をより感じ取る事ができるようになります。今ではただの業務連絡もコミュニケーションの一環になっています。今後益々のTEんWA効果が期待できそうです。

イメージ:75%軽減!メールツールの課題解決

職種や部署を越えて広がるコミュニティー

グループトークの作成は、各自が適宜作成している様子が見え、活発化していることがわかります。プロジェクトごとのグループを作成し、報・連・相が強化され、進捗確認や対応漏れにチームで気付けているところもあれば、会議中に意見を伝え損ねた人が、しっかりと自身の意見をまとめてからグループチャットで発言していたりと各所で様々な効果が見受けられます。
また、趣味のグループも作成され、参加者が増えているようです。部署や仕事を越えての新しいネットワークや関係が生まれつつあり、社内の雰囲気も明るくなった印象を受けています。チャットツールはフランク過ぎるなどの懸念もありますが、時代の流れを取り入れた現在のコミュニケーションのあり方は、現時点において弊社のベストと言えるでしょう。

今後はグループ企業全体での業務連絡に使いたい!

グループ企業への連絡手段は、メールや電話での顧客対応と変わりありません。今後は外部招待機能の試験運用を行い、最終的にはグループ企業全体で業務連絡をTEんWAに統一できればと思います。

まずは、実際に使ってみてください!

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