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課題解決のために。TENWAとメールをつなげるカスタマイズが実現しました。

メールからビジネスチャットへ。それでも仕組み上できないことがあった

イメージ:メールツールの課題、シャドーITの課題…

TENWA(テンワ)導入から2年以上経過した今では、社内コミュニケーションの大部分がメールからビジネスチャットへ移行し、スピーディーに効率よくコミュニケーションを取る環境が定着しました。
ですが、どうしても仕組み上メール主体でのやりとりが残ってしまっており、その一つが業務では欠かすことができない『製品テストにおける警報メール』(以降『警報メール』)の受信でした。

『警報』をメールで受け取ることの当社独自の課題

当社製品を構成する部品は何百点にもおよび、メーカーからのリコールや材質変更などの仕様変更があるたび、実機でテストを行い、対象部品の採用・不採用を検証しています。
このテストは当社静岡工場にてほぼ毎日、しかも何機種も行っておりますが、当社製品の品質を維持・向上するために欠かせない非常に重要なものです。それだけに、これだけ多くのテストをいかに迅速かつ効率的に行えるかは大きな課題でした。
例えば、当社製品は水を扱う装置なので装置から漏水が発生した場合の問題は大きく、その異常を知らせる警報通知が遅れる事態は最優先で無くさなければいけません。そこで、リアルタイムで警報内容が把握できる警報メール通知システム『Jモニター』を、2016年より製品テスト機にも実装しました。
ですが、メールでの通知ですとその警報の確認に時間がかかり、すばやく対応できないケースも出てきました。当社のメールシステムは、更新ボタンを押さないと新しいメールが届かないため、個人により数時間通知に気づくことができないということがありました。さらに社内の情報共有がメールからビジネスチャットへ移行していることもあり、「メールで来られても…」という現場の声もありました。
それならば、この『警報メール』がTENWAで確認できるようになれば良いと、テンダ社に相談しました。

顧客目線での提案とスピーディーな対応で、カスタマイズ開発が決定

『警報メール』をTENWAでリアルタイムに受信する、その仕組みはメールシステムとTENWAをシステム間で連携するようカスタマイズすることで実装可能であるとテンダ社から提案を受けました。
その提案は『警報メール』の内容がビジネスチャットですぐわかるように表示方法も変更するなど、利用者目線での使いやすさを重視した内容でした。
またテンダ社とのやりとりもTENWAで行っていたのですが、その対応のスピードも早く、提案全体が満足のいく内容であったため、カスタマイズの開発を行うことに決定しました。

イメージ:日本ウォーターシステム(JWS)の『Jモニター』とTENWAのシステム連携(図)

日本ウォーターシステム(JWS)の『Jモニター』とTENWAのシステム連携(図)

日本ウォーターシステム(JWS)の『Jモニター』とTENWAのシステム連携(図)

技術者同士がコミュニケーションをとり、情報伝達もスムーズに

実際の開発フェーズでは、双方の技術者がTENWAのグループトークに加わり直接会話*を交わし、スピーディーにプロジェクトが進行していきました。
このように外部の協力会社とのプロジェクトも、TENWAを活用する事でスピード感をもって進めることができると、改めてビジネスチャットのメリットを実感できました。
強いて苦労した点をあげるとすれば、カスタマイズ機能利用者への説明や使用ルールの策定など社内での調整に時間がかかったことですが、調整終了後は、事前に技術者間での要件確認も十分に行っていたため、一気に実装までもっていくことができました。
*TENWAの『外部招待機能』で外部の会社とも同様にコミュニケーションがとれます。詳しくは『外部招待機能』をご覧ください

技術者同士がコミュニケーションをとり、情報伝達もスムーズに

製品テストの効率化により、製品の品質向上を実現

TENWAでの『警報メール』受信により、3つの大きな効果が生まれました。

  1. 『警報メール』確認のタイムロスがなくなり、即座に警報を把握できるようになった
  2. 複数の関係者でスムーズに情報共有ができ、対応スピードが向上した
  3. 急な対応が減り、ゆとりをもって行動ができるようになった

これまで生じていた警報の把握が遅れることも無くなり、またその対応方法も関係者間で速やかに共有かつ協議でき、対応スピードが格段に上がりました。
特に、警報内容の情報共有においては、故障箇所の写真をアップすることで状況把握の精度もかなり向上しました。文字情報だけでなく、写真による情報共有が容易に、スピーディーにできる点もTENWAでのコミュニケーションの大きなメリットだと感じています。
このように、『製品テスト』全体が効率化され、それが製品の品質の維持・向上につながりました。

さらに利便性を追求して、TENWAで効率的な運用を図りたい

イメージ:さらに利便性を追求して、TENWAで効率的な運用を図りたい

今後も、TENWAをコミュニケーションのプラットフォームとしてさらに活用していきたいと思っております。
運用を改善できた『警報メール』ですが、さらなる利便性を追求したいですね。例えば、必要な人にだけ必要な情報が届けられるように内容により通知先を仕分けるなど、効率的な運用を図っていきたいと思っております。
※『メール連携』に関する詳細は、『機能:メール連携』をご覧ください

まずは、実際に使ってみてください!

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