2016年 4月 の投稿一覧

変化するビジネス上のコミュニケーションツール

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☆メールからSNSへ!ツールの変遷

社内において幅広くコミュニケーションを取ることは、企業の業績にも直結するとても大切なことです。社内コミュニケーションのツールといえば、メールを利用することが多くあります。ただ、メールでのやり取りにはかなり限定的なことも多く、必ずしも社内のコミュニケーションツールとして優秀であるというわけではありません。とりわけ情報伝達のやり取りが一方通行になりがちで、メールのユーザー以外にはやり取りが見えないうえに、迷惑メールの問題が浮上したことから、組織内の情報伝達のツールとしては使いがたいということが露見してきました。そこで注目され始めたのがSNSという新しいコミュニケーションツールです。折しも東日本大震災をきっかけに、人と人とのつながりがより重視されるようになり、SNSなどのようなコミュニケーション型のネットツールが普及してきました。その流れが、会社という人間関係の場にも導入されるようになり、皆で情報の発信と共有をするというコミュニケーションの形が確立されていったのです。SNSはより気軽に情報交換ができるシステムとして、社内コミュニケーションのツールとして大きな役割を果たすようになってきています。

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おさらい!ビジネスコミュニケーションの基礎知識

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☆ビジネスコミュニケーションとは?

ビジネスの現場に身を置いている人にとって、コミュニケーションの重要性はいうまでもないことでしょう。ビジネスで生じる問題のほとんどがコミュニケーション不足によるものだといってもよいかもしれません。しかし、ビジネスコミュニケーションと一口にいっても、その内容は多岐に渡ります。例えば、相手の違い。コミュニケーションをとる相手が上司なのか、同僚なのか、別部署の社員なのか、社外の人なのかなど、相手の違いによってコミュニケーションツールを変える必要がでてきます。また、ツールも直接会って話をすること、電話でのやりとり、メールなど多様な方法が考えられるでしょう。

そもそもコミュニケーションとはなんでしょうか?辞書では、お互いに意思や感情、考え方などを伝え合うことと定義されています。定義からも分かる通り、一方的に自分の意見を伝えるのではなく、相手の理解を促すこと、相手の意見を聞くことが重要視されるのが、コミュニケーションなのです。それを踏まえた上で、相手によって適切な話し方で、適切な内容を、適切なツールで伝えることが、ビジネスコミュニケーションといえるでしょう。

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ビジネスコミュニケーションは難しい!?現場でぶつかる課題

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☆大人数でのコミュニケーションがとりづらい

ビジネスの現場では、メンバー同士や取引先との情報共有は欠かせません。素早い情報共有ができれば、ビジネスが成功する確率は高まるでしょう。コミュニケーションの形態としては、1対1の場合もあれば1対多数、そして多数対多数などのバリエーションがありますが、多数対多数などの大人数でのコミュニケーションをとるのは難しいものです。

大人数でのコミュニケーションをとる場合、会議が設定されるのが一般的です。同じ空間で同じ時間を過ごせば、同時に情報を共有することが可能です。しかし、多数の参加者の都合を調整し、遠方にいる人も集まって行う会議という手法は、弊害も多くあります。そのため、会議を設定するには大変な労力を要します。また、その会議日程を優先したために他のビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあります。

大人数でコミュニケーションを効率的にとるには、メールや電話会議そしてテレビ会議など状況に合わせてコミュニケーションツールを使い分けることが重要になるでしょう。近年ではビジネスチャットの活用も注目されています。ビジネスチャットは大人数での円滑なコミュニケーションの実現にも力を発揮します。

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ビジネスコミュニケーションの基本!ホウレンソウ

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☆ホウレンソウとは何か?

社会人がよく耳にする「ホウレンソウ」。もちろん野菜のほうれん草ではなく、仕事をする上で重要なことを表した言葉です。ホウレンソウとは仕事をスムーズにこなす為に必要不可欠なビジネスマナーで、それぞれ以下の意味があります。

・ホウ=報告

「報告」とは、目下の人から目上の人へ仕事の経過や結果を知らせることです。特に上司から命令された仕事や指示された内容に対して、業務を遂行し、その結果を伝えることです。これが欠けてしまうと、上司は部下の状況を把握できないので、スムーズに仕事を行うことが難しくなります。

・レン=連絡

「連絡」とは、簡単な情報を関係者に伝えることを言います。例えば、取引先に対して連絡を欠いて、アポイントメントを取り忘れてしまう、上司へ連絡するのを忘れて勝手に行動するなど、連絡を怠ることで起きるトラブルは数え切れません。関係者の間で情報を共有するためにも、連絡は必要です。

・ソウ=相談

「相談」とは、意見を求めるときや自分では判断できないことを、上司や同僚に聞くことを言います。相談が欠けると、取り返しのつかないミスにつながってしまう恐れがあります。

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