おさらい！ビジネスコミュニケーションの基礎知識

ビジネスの現場に身を置いている人にとって、コミュニケーションの重要性はいうまでもないことでしょう。ビジネスで生じる問題のほとんどがコミュニケーション不足によるものだといってもよいかもしれません。しかし、ビジネスコミュニケーションと一口にいっても、その内容は多岐に渡ります。例えば、相手の違い。コミュニケーションをとる相手が上司なのか、同僚なのか、別部署の社員なのか、社外の人なのかなど、相手の違いによってコミュニケーションツールを変える必要がでてきます。また、ツールも直接会って話をすること、電話でのやりとり、メールなど多様な方法が考えられるでしょう。

ビジネスコミュニケーションとは？

そもそもコミュニケーションとはなんでしょうか？辞書では、お互いに意思や感情、考え方などを伝え合うことと定義されています。定義からも分かる通り、一方的に自分の意見を伝えるのではなく、相手の理解を促すこと、相手の意見を聞くことが重要視されるのが、コミュニケーションなのです。それを踏まえた上で、相手によって適切な話し方で、適切な内容を、適切なツールで伝えることが、ビジネスコミュニケーションといえるでしょう。

社内コミュニケーションの悩みは他社から学べる！

・コミュニケーション不足が引き起こす問題とは
・社内でのコミュニケーション不足を改善する方法とは、など
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まずはここから抑えよう！ビジネスコミュニケーションの常識

5W1Hはビジネスコミュニケーションにおいても非常に有用な考え方です。いつ（When）、どこで(Where）、誰が(Who）、なにを（What）、なぜ（Why）、どのように（How）。この6つを意識するだけで、ビジネスコミュニケーションの能力は驚くほど向上します。

この中でもとりわけ重要になるのが、先にも紹介した、内容（What）と伝え方（How）。それに目的（Why）を加えた3つをまず意識するとよいでしょう。この3つを考えるだけでも、コミュニケーションの齟齬は随分と防ぐことが可能です。たとえば、上司に人間関係の悩みを打ち明けたいと思う場合。なぜそれを上司に伝えるのか、それを話すことは正当なのか、そして直接会って話をする必要があるのか。このように話す内容を整理するだけでも問題を客観視することができますから、伝えたい内容が伝わりやすく、「理解されない」と不満を抱えることも少なくなります。それに加えて、今相談に行くのは適切か（When）、社内で話すべきことなのか（Where）、伝える先は上司なのか（Who）まで考えることができれば、ビジネスコミュニケーションの常識を備えているといってもよいでしょう。

ツールによっても常識は変わる！？

ビジネスコミュニケーションの中でもどのように伝えるか（How）は、多くの人が頭を悩ませる問題です。とりわけ現代では多様なコミュニケーションツールが生まれています。各ツールにはメリット・デメリットがありますから、それらを理解した上で、状況に応じてツールを使い分けるスキルが求められています。

たとえば、電話とメールではコミュニケーションの質はどのように変化するでしょうか。どちらも直接顔を合わせてのコミュニケーションではありません。ですが電話の場合は、声色や話し方によって今感じている感情を伝えることも可能でしょう。その一方で、記録として残らないため問題が起きやすいというデメリットもあります。メールは冷たい印象を与えがちですが、コミュニケーションの証拠が残るため、問題が発生したときに原因解決がしやすくなります。

最近ではビジネスチャットが、新たなコミュニケーションツールとして台頭してきました。メールほど堅苦しくない上に、記録としても残りなおかつ感情も伝えられる手段として、今後ますます注目を集めることになりそうです。ビジネスコミュニケーションの新たな地平を切り開くのは、ビジネスチャットに代表される社内SNSかもしれません。

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