ビジネスコミュニケーションの基本！ホウレンソウ

社会人がよく耳にする「ホウレンソウ」。もちろん野菜のほうれん草ではなく、仕事をする上で重要なことを表した言葉です。ホウレンソウとは仕事をスムーズにこなす為に必要不可欠なビジネスマナーで、それぞれ以下の意味があります。

ホウレンソウとは何か？

ホウ＝報告

「報告」とは、目下の人から目上の人へ仕事の経過や結果を知らせることです。特に上司から命令された仕事や指示された内容に対して、業務を遂行し、その結果を伝えることです。これが欠けてしまうと、上司は部下の状況を把握できないので、スムーズに仕事を行うことが難しくなります。

レン＝連絡

「連絡」とは、簡単な情報を関係者に伝えることを言います。例えば、取引先に対して連絡を欠いて、アポイントメントを取り忘れてしまう、上司へ連絡するのを忘れて勝手に行動するなど、連絡を怠ることで起きるトラブルは数え切れません。関係者の間で情報を共有するためにも、連絡は必要です。

ソウ＝相談

「相談」とは、意見を求めるときや自分では判断できないことを、上司や同僚に聞くことを言います。相談が欠けると、取り返しのつかないミスにつながってしまう恐れがあります。

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ホウレンソウはなぜ大切なのか？

ホウレンソウがしっかりしている会社は、意思の疎通がしっかりしているので仕事の効率が上がります。上司と部下、あるいは同僚同士でコミュニケーションが良好に取れているので、職場の活気もアップするでしょう。一方、ホウレンソウができていないとどうなるでしょうか。真っ先に考えられることは「トラブルを呼ぶ」ということです。例えば、上司と部下の縦の意思疎通ができていなかったとします。すると上司が指示した内容を部下は勝手に進め、その都度連絡や相談もなく、結果の報告すら上司には来ないことになります。そのような状態で部下が取引先との間に問題を発生させてしまったら、どうなるでしょうか。上司はその状況を知らないのに、責任は全て上司に来ます。このように、ホウレンソウを欠かしてしまうと、上司にも部下にも、そして会社にも悪影響が出てしまうのです。確かにいちいち報告や連絡をするのは少し億劫なものです。しかしその少しの手順に気を付けることで、大きなミスを防げ、しかも仕事の効率が上がるわけですから、ホウレンソウはとても重要な要素です。

こうすればうまくいく！ホウレンソウが上手になるコツ

ホウレンソウは電話やメールで行うビジネスマンも多いですが、より円滑に行うためにオススメなのが、「ビジネスチャット」です。ビジネスチャットは文字通り、電話でもメールでもない連絡ツールで、最近導入している企業が増えています。ビジネスチャットを使うメリットはいくつかあります。

リアルタイムで連絡ができる

電話での連絡は、相手の都合を気にしなくてはいけないデメリットがあります。一方メールは、相手の都合は意識しなくて良いものの、相手が確認し忘れているなどの事態もあります。ビジネスチャットは、相手の都合を気にする必要もなく、かつ気楽に送ることができます。通知機能で新着メッセージが通知されるので、連絡もスピーディに取れます。