ビジネスコミュニケーションは難しい！？現場でぶつかる課題

ビジネスの現場では、メンバー同士や取引先との情報共有は欠かせません。素早い情報共有ができれば、ビジネスが成功する確率は高まるでしょう。コミュニケーションの形態としては、1対1の場合もあれば1対多数、そして多数対多数などのバリエーションがありますが、多数対多数などの大人数でのコミュニケーションをとるのは難しいものです。

大人数でのコミュニケーションをとる場合、会議が設定されるのが一般的です。同じ空間で同じ時間を過ごせば、同時に情報を共有することが可能です。しかし、多数の参加者の都合を調整し、遠方にいる人も集まって行う会議という手法は、弊害も多くあります。そのため、会議を設定するには大変な労力を要します。また、その会議日程を優先したために他のビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあります。

大人数でコミュニケーションを効率的にとるには、メールや電話会議そしてテレビ会議など状況に合わせてコミュニケーションツールを使い分けることが重要になるでしょう。近年ではビジネスチャットの活用も注目されています。ビジネスチャットは大人数での円滑なコミュニケーションの実現にも力を発揮します。

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部署間で情報などの共有が進まない

ビジネスの現場では、部署が違うと情報共有が進まないというコミュニケーション上の課題があります。同じ部署内では連絡会議が設定されていることも多く、必要な連絡事項の共有はそれなりに行われているはずです。また、部署が同じであれば、社員同士の席も近く直接会話するのも簡単であるため、比較的コミュニケーションは円滑に行われている可能性が高いです。

しかし、部署をまたがって情報共有をする必要がある場合、部署内のコミュニケーションの仕組みや習慣は、部署間の情報共有の助けにならないばかりでなく、妨げにもなります。部署内の仲間意識、外に情報が出ていかない仕組みが原因で、部署間の情報が遮断され共有が進まないのです。

そのため、別々の組織を同じ組織の下に入れるなどの対応がとられるケースがありますが、これも屋上屋を重ねることになって上手く機能しないことがほとんどです。多くの会社が、この部署間の情報共有には頭を痛めているようです。

課題を解決するには意識改革も有効ですが、ツールを上手く活用して自然に部署間の情報共有が促される仕組みを作ってしまうのも効果的です。ビジネスチャットにはさまざまな機能がありますので、上手く使えば部署間の情報共有の促進に役立つ可能性があります。

集団での意思決定がやりづらい

ビジネスの現場では、常に迅速な意思決定が求められます。意思決定の遅れによりビジネスチャンスを失ったり、組織が混乱したりする可能性もあります。そのため、多くの会社で迅速な意思決定ができる仕組みを整える必要があるという課題に直面しています。

社長などが単独で意思決定を行う場合は、それほど意思決定は難しくありません。しかし、単独での意思決定は多様な意見が反映されず、ビジネスにおいて有利になるとは限りません。大勢の参加者の知恵を集め、さまざまな価値観と視点から意思決定を進めることによって、より良い意思決定ができることも多くあります。このようにビジネスを進めていく場合は、多くの人が意見の交換や意思決定に参加して、最終決定を行っていくことも重要だといわれています。

集団での意思決定のためには、意思決定の権限移譲や決裁の仕組みを整えることも大事ですが、時間や場所、参加資格に左右されないビジネスチャットツールなどを利用すると、効率的に集団での意思決定ができる場合もあります。社内ルールの見直しや決裁ルールの変更などの改善だけでなく、ビジネスツールを賢く活用する視点も忘れないことが課題解決につながるでしょう。

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