ビジネスチャット

ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ

ToDo管理という言葉が、浸透しつつあります。英語を直訳すれば、「すること」という意味がありますが、だんだんと「するべきこと」という意味で使われるようになりました。これは、「スケジュール内でするべきこと」という意味であり、ビジネスにおいては「仕事の管理」という意味を持ちます。このToDo管理は、スマートフォンやタブレットの進化により、大きな発展を見せた部分でもあります。

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社内用のSNSを選ぶ際に重視したいのがセキュリティです。様々な社内SNSが展開されていますが、セキュリティは何かあってからでは遅いため、最も重要とされています。社内だけで発信されたはずの情報が、気が付いたらインターネットで公開されていた、などいうことは絶対に避けなければなりません。また、退職した社員から情報漏洩をするということもあります。

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近年では、コミュニケーションツールとしてLINEの人気が高くなっており、若い年代を中心に利用する人は増えています。メールよりも手軽で、リアルタイムでコミュニケーションが取れるLINEは、社内のコミュニケーションツールとしても活用できるものではないでしょうか？企業では、社内のコミュニケーションの取り方にいろいろ工夫をしているケースが増えています。それだけ社員同士のコミュニケーションが重要だということです。

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ビジネスチャットの傾向を分析することで、チームの傾向が可視化できるのは、業績を上げるうえで大きなメリットです。スタンプの使用頻度やよく使用されているスタンプの種類はどういったものか？などの内容は、チームの傾向分析や事業への貢献度、業務ストレス、メンタルヘルスの確認などといったことに役立てることができます。

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メールより高速で、簡単に使うことができるビジネスチャットの普及が加速度的に進んできています。これはシャドーIT対策としても有効で、個人の端末を使わずにビジネスシーンでやり取りを行うことができます。アクセス制限もかけることができるため、外部からアクセスされるリスクも減らすことが可能です。コミュニケーションの取りやすさやプロジェクト進行において、リアルタイムなやり取りを行うことで圧倒的な時間の削減に繋がります。

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企業での社内コミュニケーションツールは、一般的にはメールが使用されています。連絡事項や会議資料、必要な情報などはメールで送られてくるものです。しかし、メールはコミュニケーションツールというよりは、連絡事項の伝達として役立つものです。社内でのコミュニケーションを密にしたいと考える企業では、プライベートでもよく利用されているLINEやSNSなどを導入しているところもあります。それらはスピーディに情報共有ができることや、スタンプの利用などでメールよりも親密度の高いコミュニケーションが取れると言われています。しかし、プライベートで使用しているLINEなどは情報漏洩などの問題もありセキュリティ面において不安なものです。

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ビジネスチャットには一般的に、オンプレミス型とクラウド型の二種類があります。クラウド型はインターネット上でユーザーがサービスを共有して利用するものです。こちらは導入や維持にかかるコストが少なく、インターネットさえ利用できればどこからでも簡単に接続できるという特徴があります。一方、オンプレミス型は、自社に専用のシステムを構築して原則社内に限って利用するサービスです。導入や維持・管理にかかる費用が高額である反面、自社独自のネットワークを介してコミュニケーションをとるため、外部の入り込む余地がなく、強固なセキュリティシステムを構築できます。

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社内におけるコミュニケーションツールとして、メールを利用している企業は多いでしょう。しかしメールは基本的に1対1のコミュニケーションツールです。一斉メール機能を利用したとしても、返信はまちまちに対応せざるを得ないので、時間がかかってしまいます。メールをするなら、会話をした方が早い、となってしまうと今度は言いたいことが言えない、時間が合わないなどといった問題が生じて、コミュニケーション自体がうまく取れないことになります。

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現代社会において、スピーディなコミュニケーションは欠かせないものとなっています。ビジネスのシーンでのコミュニケーションスピードの速さは業務上の意思決定のスピードにつながり、それによって取引先との信頼関係も深くなります。どこにいても、いつでもスムーズに意思決定が可能であれば、取引先とのミーティングや契約でかかる時間も短縮できて、良い印象を残すことができるでしょう。ビジネスにおいて、コミュニケーションの速さと深さは大変重要なものとなります。それを円滑に行えるツールが「ビジネスチャット」です。

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社内でのコミュニケーションツールとして、メールを利用している企業が大半でしたが、現在では企業版LINEやSNSなどを利用してコミュニケーションをより円滑にしようとしている企業が増えてきました。メールも便利なコミュニケーションツールですが、LINEなどと比較すると一方通行であったり、たくさんの人に連絡をする際に時間がかかったりと、LINEの方が便利と感じる人も多くなっています。LINEを使うことに慣れてしまうと、簡単で便利な印象があることから、コミュニケーションを取るのにLINEを利用している企業も多いです。

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