ビジネスチャット「TEんWA」ブログ
ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ
社内SNSは最近のビジネスシーンのトレンドですが、導入したからといって必ずしも社内のコミュニケーション不足を解消できるわけではありません。とりわけ社内SNSの導入で気を付けたいのは、導入に際してその目的を明確にすることです。なぜ社内SNSを導入するのか、それが重要なポイントになります。社内SNSを導入すれば企業が上向くのではないかという漠然とした目的では、導入したところで結局あまり使われずに終わってしまうということにもなりかねません。
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社内SNSは電話、メールと並ぶ第3の主要コミュニケーションツールとして注目されています。SNSの最大の特徴は複数の人間が同時かつ気軽に情報交換をできる点です。そのため、部署を越えた交流が可能になり、企業全体での意思統一や情報共有が容易になると言われています。実際にそうした効果を狙って、SNSを導入する企業が増えてきているわけですが、期待に反して、意外とうまくいかないケースも多くあります。中にはSNSのことをよく理解しないままにワンマン社長のひと声で、導入が決定されたなどという事例もあります。 続きを読む
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社内におけるコミュニケーションの活発化は、業績にもかかわってくるとても重要な要素の一つです。ただ、会社の規模が大きければ大きいほど、多くの社員とやりとりをすることはどうしても難しくなってしまいます。社内SNSやビジネスチャットはそうした社員同士のコミュニケーション不足を解消し、仕事の効率をアップさせるツールとして注目を浴びています。
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社員数が多く全国各地に支社を置くような企業では、異なる支社の社員同士がひとつのプロジェクトを遂行しなければならないということもあるでしょう。離れた拠点との業務連絡は、電話やメールだと意思疎通が不十分になり業務がスムーズに行えないこともしばしばあります。
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メールは、代表的な情報通信手段の一つとして浸透していることから、年代問わずに利用しやすく便利なツールでもあります。しかし、ビジネスで活用するにおいては問題点もあるようです。
その1つとして挙げられるのが、メールは返信までに時間がかかってしまいやすいという点です。メールは、社内でやり取りされるものだけでもかなりの量になります。その1つ1つに目を通し、きちんとした文章を考え、その中で自分の持っている情報を明快に提示していかなければなりません。これはとても手間がかかる作業でもあります。そして、時間をかけてメールを作成したのにも関わらず、文章が長いために内容が伝わりづらいこともあり、このことが受けて側からの返信が遅くなる要因にもなります。
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Facebookは無料ですべての機能が使えるうえ、すでにアカウントを持っている人が多いため、非常に便利なSNSの1つです。実際にFacebookのチャット機能を使って業務連絡を行ったり、あるいは名刺交換代わりにFacebookのアカウントを教えあったりしたという経験がある方も多いでしょう。利用者が多く、導入にコストもかからないFacebookは魅力的なコミュニケーションツールです。しかし個人で利用するならともかく、ビジネス上で使うにはデメリットもあります。
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グループチャットを筆頭に、多数のフタッフが利用することが前提となるビジネスチャットでは、「誰が参加／利用しているか」のメンテナンスが重要になってきます。
社外秘情報を気軽に外部へ漏らしてしまうスタッフはそうそういないでしょうが、プロジェクトによっては「グループ外秘」となる情報も出てきます。その場合、ビジネスチャット管理者側では、誰をどのグループに参加させるか、どの程度チャット内の情報を開示させるのか、といった管理に気を使うことになるでしょう。
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最近、仕事における新たなコミュケーションツールとしてビジネスチャットが注目されていますが、具体的にどのような機能を持っているかご存じですが？まず、電話やメールとの違いから説明すると、『同時に複数の人間と話ができる』という点が挙げられます。電話は1対１の会話が基本ですし、メールは一斉送信で複数の人間に情報を送れても話し合いには向いていません。この機能によって社員全員の情報共有が容易になります。また、SNSとは何が違うかというと、情報開示の範囲を自由に設定できる点です。SNSは基本的に参加者全員に対して情報がオープンです。
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メール、電話、SNSなど･･･巷にはさまざまなコミュニケーションツールが溢れ、遠く離れた人とでも即座に意思疎通ができる時代になりました。しかしそれらは、ビジネスの場で使われるときにはさまざまなルールや慣例に縛られ、利点であるはずの即時性や簡便性を失ってしまっています。同じ社内の人間であっても、「お疲れ様です。○○部の××ですが～」などと必要とされる形式があり、特に上司とのやり取りの際には神経を使います。
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ビジネスにおいて時間は貴重な資源です。多くの企業が限られた時間を活用し、いかに効率よく業績を上げることができるかを模索しています。そんな貴重な時間を無駄にしてしまいやすいのが「メールのやり取り」です。早急に返事が必要な事案に対し、なかなかメールの返信が貰えず、イライラした経験を持つ方も多いのではないでしょうか。
