ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ
Facebookは無料ですべての機能が使えるうえ、すでにアカウントを持っている人が多いため、非常に便利なSNSの1つです。実際にFacebookのチャット機能を使って業務連絡を行ったり、あるいは名刺交換代わりにFacebookのアカウントを教えあったりしたという経験がある方も多いでしょう。利用者が多く、導入にコストもかからないFacebookは魅力的なコミュニケーションツールです。しかし個人で利用するならともかく、ビジネス上で使うにはデメリットもあります。
プライベートとの兼ね合いが難点?Facebook
一番の問題は、プライベートとビジネスの交友関係が一緒になってしまうことです。Facebook上でメッセージをやりとりするためには、友達申請を受ける必要があります。しかしこれをビジネス上の交友関係で行うとプライベートな友人以外には伏せておきたい個人情報を上司や取引先などに知られてしまいます。しかもタイムライン上に、プライベートと仕事のやりとりが両方上がってきてしまうので、必要な情報を整理するのが大変です。さらに個人アカウントでビジネス上のやりとりを行った場合は、やりとりした機密情報などがアカウント上に残ってしまいます。そのため情報漏えいのリスクがどうしてもつきまといます。
便利な反面で不安も!?LINE
LINEは、リアルタイム性に優れ、かつ充実したスタンプ機能で細やかな感情表現ができるSNSです。そのため若い世代に絶大な人気を誇ります。グループチャット形式なので手軽に情報発信ができ、グループ内でのコミュニケーションの活性化や情報共有に役立ちます。またFacebook同様ユーザー数が多いため、導入がしやすいのも利点です。これらの特性はもちろん社内連絡にも活かすことができます。
しかし便利な一方で、LINEにはセキュリティ面などに不安があります。名前などの情報を検索して相手のアカウントを知ることができたり、自動で友だちが追加されたりする機能があるなど、使い方を間違えると大変な機能が備えられているからです。さらに最近ではアカウントの乗っ取りなどの怖い事件も発生しています。個人情報の流出も恐ろしいものですが、仕事関係でも利用しているアカウントが乗っ取られた場合は会社の機密情報まで漏れる危険性が高いです。プライベート用とビジネス用でアカウントを分けていない場合は特に問題になりやすいといえるでしょう。この場合、アカウント乗っ取りの他にも、メッセージの誤送信によって情報漏えいが起こる可能性があります。
新勢力!ビジネスチャットツール
こうした従来の個人向けSNSには優れた点もある一方、看過できないデメリットがあることも否定できません。そこで最近注目されているツールがビジネスチャットです。ビジネスチャットとは、ビジネスに特化したSNSのことを指します。ビジネスチャットは他のSNSと比べて、次のような利点があります。
まず完全なビジネス用のコミュニケーションツールであるため、プライベートでのやりとりとビジネス上でのやりとりを完全に分離することができます。そのため利用者である社員にとっては、プライベートな情報が仕事上の関係者に漏れる危険性もありませんし、プライベート上のやりとりが仕事中にタイムラインに上がってくることもありません。加えてセキュリティ機能が強化されているため、機密情報を含むやりとりを安全に行うことができます。
また管理者側にとっても大きなメリットがあります。ビジネスチャットの特色の1つに管理機能があります。これは管理者側の方でアカウントや使用できる機能の管理ができるというものです。たとえば退職者のアカウントの削除や、社外へのファイル送信を制限するといったことができます。こうした対応によって、情報漏えいのリスクを最低限に抑えることが可能です。
これらの優れた特性から、ビジネスチャットはビジネス利用には最適のツールであるといえるでしょう。
※記載の会社名・商品名・ロゴマーク等は各社の日本および他国における商標または登録商標です。
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