ビジネスチャットとクラウドの連携によりデータ管理がスムーズに

ビジネスチャットは入力デバイスがPCか、タブレットかスマートフォンかを選びません。文字の入力であれば間違いなくPC（キーボード）での入力が最適ですが、短文のやり取りをするというチャットの性質上、タブレットやスマートフォンからの入力でも充分に使いこなすことができるのです。

端末の小型化とチャット使用で作業をより快適に

そして、利用端末が小型化することで、外出先からのチャット投稿も簡単に行うことができるようになりました。ここで発見されたのが、チャットとクラウドの連携による作業の効率化です。

例えば、資料に手書きされた数値や内容を、後ほど電子書類にまとめ直す必要があるとします。その際には、手元にあるタブレットやスマートフォンで画像を撮り、そのままチャットにアップしてしまうのです。

これにより、その資料をオフィスへ持ち帰り、清書あるいはデータにまとめて提出するという作業が、「写メって投稿→上司が確認」と短時間、高効率で終了してしまいました。内容を確認するだけではなく、データベースに登録する必要がある場合でも、チャット上に上げられた画像を元に別の余裕のあるスタッフが担当するなど、作業の手分けをすることもできます。この場合でも、一旦オフィスへ戻って作業を引き継ぐといったタイムロスは発生しません。

この他にも、社外のクライアントから送られてきたて添付データを投稿しておけば、そのデータが必要なスタッフのみが個別にダウンロードすることができます。メールによりスタッフ全員に一斉転送した場合、そのデータが必要ではないスタッフにまでメールチェックとデータ確認の手間を増やしてしまいますが、チャットを利用すれば効率をアップすることができます。

情報共有機能と複数人でのアクセス機能は相性抜群

文字投稿だけではなく、添付データの投稿のしやすさもビジネスチャットの特徴です。さらに、この機能を一種の「クラウド」として利用することで、作業効率は大きく上昇します。

グループチャット上であれば、メールでは起こり得る「CCつけ忘れ」によるメンバーへの情報伝達漏れも起きません。また、文字通りクラウドサーバー上にアップしたデータのアドレスを貼っておき、以降は各メンバーがクラウド上でリアルタイムに更新しつつ作業するといった使い方も可能です。

ビジネスチャットのメリットである「情報共有のしやすさ」と、クラウドによる「複数人でのアクセス」という特性を上手に利用すれば、よりデータ管理の作業効率はUPするでしょう。

専用のビジネスチャットで業務効率化を実現するTEんWA（テンワ）

他のツールとの連携も視野に、より作業を快適に！

例えば、複数人でタスクの内容、進捗といった情報管理が行えるビジネスチャットもあります。情報更新も、また登録された情報の検索やソートも直感的に行え、自分のタスク以外に「今、誰が何をやっているのか」といった情報も一目瞭然で把握することができます。この多機能さはやはり専門ツールだからこそのもので、活用すれば作業効率を大きく上げることができるでしょう。情報のやり取りや連絡、報告はビジネスチャットで、タスクの進捗管理はツールでといった形で、複数のツールを使い分けることで相乗効果を生むこともできるのです。

他には、利用こそ開始されたものの、実用度的にはまだ過渡期といえる人工知能との会話を通して情報検索などを行うサービスもあります、UI的にはビジネスチャットとの相性はいいはずです。日進月歩で進化していくIT、クラウドサービスにより、ビジネス環境はさらに快適になっていくことでしょう。

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