コミュニケーションデータを分析する未来価値【前編】

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企業での社内コミュニケーションツールは、一般的にはメールが使用されています。連絡事項や会議資料、必要な情報などはメールで送られてくるものです。しかし、メールはコミュニケーションツールというよりは、連絡事項の伝達として役立つものです。社内でのコミュニケーションを密にしたいと考える企業では、プライベートでもよく利用されているLINEやSNSなどを導入しているところもあります。それらはスピーディに情報共有ができることや、スタンプの利用などでメールよりも親密度の高いコミュニケーションが取れると言われています。しかし、プライベートで使用しているLINEなどは情報漏洩などの問題もありセキュリティ面において不安なものです。

■ビジネスチャットが企業で活用され始めた理由

そこで登場したのがビジネスチャットです。

ビジネスチャットは、企業の情報共有や業務の効率化や密なコミュニケーションを取るといった目的において、メリットの多いツールです。業務の効率化だけでなくチャットの傾向を分析することで、成績の良い人材やチームの仕事の特徴を知ることも可能となります。それによって発見した特徴やノウハウを共有することで、会社全体の業績向上につながる可能性もあります。
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■社内でのコミュニケーションの在り方を考えることができる

多くの企業が、社内のコミュニケーションを活性化したいと考えています。社内では、スムーズで親密なコミュニケーションが必要です。ビジネスチャットは、メールのように冒頭文もいりませんし、必要な要件だけを伝達できます。気軽に使用することが可能なので、ちょっとした内容でもチャットで補えるのがメリットです。社内では、上司や部下の関係において、緊張して言いたいことが言えないといった関係では仕事がスムーズに進みません。これでは、さまざまな創意工夫やアイデアも浮かばないでしょう。それでは会社の売上にもつながりません。

「TEんWA」では、企業のコミュニケーションを円滑にして、売上に貢献できるツールを目指しています。そのため、チャットを利用すればするほど、円滑で親密度の高いコミュニケーションが取れるでしょう。そのための工夫がスタンプと通知設定です。

スタンプを利用することで、文字だけでは伝わりにくい意思や思いを伝えることができます。愛らしくてユニークなスタンプを使うことで、楽しくコミュニケーションを築くことが可能なのです。幅広い年代に合わせたスタンプを選ぶことができるので、上司が部下へと積極的な利用をすることで、円滑なコミュニケーションが図れることもあります。また、スタンプはスピーディな返信にも利用できます。忙しくて手が離せないときも返信に対応したスタンプを選べば、それだけでも意思を伝えることができます。そのようなスタンプを利用しチャットを積極的に行うことで、垣根のないコミュニケーションを築くことができます。もちろんチャットの内容を管理者が目で追うのではなく、ユーザーの発言の傾向や感情をツールで分析し、社内コミュニケーションの活性化に役立てることができます。

利点はコミュニケーションだけでなく、仕事の効率化を重視した機能として通知設定が用意されています。日常的にパソコンで作業する人が大半ですが、すべてのチャットが画面に表示されるようでは集中を欠いてしまう原因にもなりかねません。必要な情報を、必要な人に、必要なタイミングで届けることを意識した通知機能で、個人単位で通知のON/OFFを設定し業務効率化を図ることができます。

スタンプを活用した社内コミュニケーションと個別通知設定による仕事の効率化を同時に図ることで、社内全体はもちろんのこと、チームワークの向上に繋がります。

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■スタンプやチャットのログを分析することで得られること

スタンプや通知機能を利用することで、さまざまな意見が飛び交い、創造性が高まるというのがビジネスチャットの目的です。しかし、チャットが積極的に行われるだけでは、仕事の売上が伸びる、チームワークが向上するといった目的を果たすことはできません。しかし、導入前に比べてより良いディスカッションができるようになるなど、いろいろな発言を、先輩、後輩の垣根を越えてできるようになり、それがチームのいい雰囲気づくりになるという効果は期待できるのではないでしょうか。そのために、さらに売上につなげるには、チャットの傾向や使用されているスタンプの種類(感情)、回数について分析を行うことが必要です。

チャットがただ愚痴の言い合いになっているようでは、業績の向上にはなりません。チャットがどのように使われているか、業務時間にきちんと使われているか、どんな人とやり取りがおおいのか、といったチャットの傾向があることが業績の向上につながると分析できます。また、使用されるスタンプは誰がどのようなものを使用しているか、どんな感情のスタンプが利用されているか、あるいはマイナスなスタンプだけが利用されていないかなど、利用傾向を分析することで、チームの雰囲気や仕事の進みが具合なども把握できるものです。

そのためには、具体的な内容よりも、チームや部署全体がどういった傾向にあるのか、どのような感情を持って仕事をしているのかといったことに注目することが大切です。チャット導入後、成功しているチームと業績が振るわないチームのチャットを比べてみて、どういった傾向の違いがあるかといった点を比較してみましょう。そういった分析をしていくことで、チームの現状を把握し、業績を向上させるためには何が必要か?もっとチームワークをよくするためにはどういった方法があるか?といった目的を見つけることができます。

ビジネスチャットは導入して満足するだけではなく、導入後のチャットの傾向を分析することが、チームワークや業績向上につながります。ですから、チャットの傾向を分析し、可視化できたデータをどのように活用していくかについて考えてみましょう。

ビジネスチャットTEんWAについて

※記載の会社名・商品名・ロゴマーク等は各社の日本および他国における商標または登録商標です。

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