ビジネスチャットを活用して「時間と場所の制約」を取り払う

ビジネスを行ううえで、つきまとうのが「時間」の制約です。納期、締め切り以外にも、始業時間を迎えなければ相手は捕まらず、終業時間後は相手に残業を強いることになります。厳密に言えば「1日に8時間しかビジネスに使える時間はない」ため、いかに効率よく作業を進めるかは重要なポイントとなります。

互いの時間を削らないチャットの手軽さ、レスポンスの良さ

ビジネスツールとして考えた場合、電話は相手が出られる状況でしか繋がらず、通じた場合も相手の作業時間を確実に奪います。掛けた側も同様で、留守電にメッセージを吹き込んで外出したら、タイミング悪く取り込み中に折り返しの電話が来て、結局また折り返して……といった効率の悪さは誰しも経験があるでしょう。

メールの場合は相手の都合に左右されずメッセージを届けることができますが、電話と比べて即時性には劣ります。また長いメッセージを送る場合は有効ですが、会話のようなレスポンスの良いやり取りをするには向きません。メールでやり取りを繰り返すと、タイトルに「Re：」が何個も並ぶような状態になり、必要な情報が見分けにくくなるという欠点もあります。

メールのようにいつでも読めて、電話のようにレスポンスが良い。これが新たなビジネスツールとして活用され始めたチャットの特徴です。また電話、メールは基本的に1対1のやり取りになりますが、グループチャット機能を利用することで大人数との内容の共有やブレインストーミングにも利用できます。

デメリットとしては、メールと異なり長文を投稿するには向かない点がありますが、メールの併用やテキストファイル、資料の添付でカバーすることが可能です。

離れたオフィス同士の作業に最適化されたのがビジネスチャット

ビジネスチャットは電話のようにやり取りのタイムロスが発生しにくいため時間の節約に繋がりますが、もう一点「場所」の制約も取り払います。

ある企業では、そもそも東京と（仙台）に分かれて存在していたオフィスで効率のよいやり取りをするためにビジネスチャットを導入したという例もあります。複数のオフィスで同時進行する作業が合った場合、業務連絡や細部の確認などのやり取りを欠かすことはできません。いちいち電話で確認していては受け手側、送り手側の作業がそのたびに止まってしまいますし、メールも先述のように短いやり取りを繰り返すには向かないツールです。

その点ビジネスチャットであれば、会話に近い短いやり取りを繰り返すのも苦になりませんし、過去の送信内容もログとして残るので遡って検索もしやすくなります。なによりも、全国のどこにいても同じように情報をやり取りすることができるため、何度も出張会議を繰り返すような手間も発生しなくなります。

新たな問題「既読スルー」はさほど気にすることもない？

ビジネスチャットソフト／アプリは高い即時性がウリのひとつですが、既読確認ができないビジネスチャットもあります。これは「チャットを非同期のコミュニケーションツールとして活用して欲しいため」という狙いから電話ほどの即時性がなくとも充分にビジネス利用は可能ということでもあります。

確かに既読確認があれば、相手がチャット内容を確認したかどうかを確実に知ることができて便利ですが、即時性を重視しすぎるあまりに「なかなか既読がつかない」ことがストレスに繋がる「既読スルー」という新しい問題も産みました。ビジネスチャットはプッシュ通知機能により新着メッセージの有無には気づきやすいですし、一言コメントやスタンプ投稿での返信で「既読サイン」とすることもできます。ユーザーが自分のペースでタイムロスを減らしながら利用できることが、もっともビジネス向きのツールと言われる所以なのです。

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