「必要な人にだけ必要な事だけを」ビジネスチャット利用で業務連絡の手間を省く

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高い即時性を持つ「プッシュ通知機能」がビジネスチャットで活躍

高い即時性はチャットアプリのメリットのひとつです。送受信に要する時間はもちろんのこと、チャットを使用していない時でも即時的にメッセージ受信を通知してくれる「プッシュ通知」機能は、代表的なチャットアプリ「LINE」がヒットした要因のひとつとも言えるでしょう。

チャットソフト/アプリをビジネス利用する場合には、この「すぐ届く」「わかりやすく通知してくれる」機能が威力を発揮します。ソフトによっては、送信したメッセージが読まれたかどうかが確認できる「既読機能」も便利で、「留守電は聞いてもらえましたか?」といった確認のための連絡が不要になります。

メッセージの送受信が手軽に行えるうえ、これまで必要だった無駄な手間を減らすことができるのが、ビジネスチャットのメリットです。

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大人数参加のグループチャットでは通知がひっきりなしに……

しかし、この通知機能も時には困りものとなることも。大人数が参加しているグループチャットでは、常に誰かしらがメッセージ投稿を行うことになり、その都度通知も発生してしまいます。これがPCクライアントであればマウスの数クリックで確認できますが、スマートフォンアプリの場合は両手を使い、スマートフォンを立ち上げアプリを開き……と、結構な時間を取られてしまいます。

これが自分宛て、もしくはチェックすべきメッセージであれば問題はありませんが、時にはグループのメンバーAさんとBさんのやり取りが、その他のメンバー全員に通知されるというケースだって起こります。「電話かメールで直接やってくれよ」なんてクレームが出てしまうかもしれません。

もちろん、チャットソフト/アプリにはユーザー間でダイレクトにやり取りするチャット機能やダイレクトメッセージ機能も搭載されていますが、主に利用するのがグループチャットであった場合には、個人間、少人数間のやり取りをグループチャットで代用してしまうケースも出てくるでしょう。セキュリティ面から個人間利用を禁止する場合もあるはずです。また業務に関することならば間違った使用法とも言えないので、なかなか咎めることもできないということになります。

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必要な情報だけを選ぶカスタマイズ通知を活用しよう

自分に必要な情報だけ通知して欲しい、というユーザーのために、通知設定をカスタマイズできるチャットソフト/アプリも登場しています。特定メンバーからのメッセージは通知する、特定のキーワードが含まれている場合に通知する、特定グループのみ、個人あてのダイレクトメッセージのみ、通知は表示させるがバイブレーション機能はOFFにする、など様々な設定を行うことができるソフトを選んでみましょう。

 

この通知設定のカスタマイズでいえば、定番ツールである「LINE」は自由度が高くありません。グループチャットの場合はグループ全体の通知ON/OFFしか設定できず、特定メンバーや重要なメッセージのみを通知させることはできません。その点ではビジネス利用を前提に開発されたチャットツールの方が、ユーザビリティが高いといえます。

通知以前に「メンション」の送りやすさも重要な要素

頻繁な通知の煩雑さを避けるためには、通知機能の設定も重要ですが、メッセージ送信側が「誰に送るかを選択しやすい」ことも重要です。Twitterにおける「@(メンション)」機能を簡単に選択しやすければ、グループチャットへの投稿であっても目的のユーザーにだけダイレクトに送信でき、他のメンバーには通知されなくなります。

基本的にはどのソフト/アプリにもメンション機能は搭載されていますが、重要なのは「使いやすさ」。メンションを送るのに数手間かかるようでは、次第に使用頻度も落ちていき、前述のような「グループチャットで代用」が起こってしまうようになります。通知カスタマイズの内容とメンション機能の利便性を、ツール選択の際のチェックポイントとしてみてはいかがでしょうか?

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