メールからビジネスチャットにすることで変わる社内のコミュニケーションとは?

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かつては最重要のビジネスツールだった「メール」ですが、現在ではその役割をチャットに奪われるようになりました。社外とのやりとりにおいては、未だにメールが重要な役割を果たしていますが、社内連絡においては完全にチャットがメールの利便性を上回っているといえるでしょう。

メールは基本的に、個人対個人でのやり取りに特化したツールです。一度に多人数へメールを送るCC、BCCといった機能もありますが、基本的に「個人対個人のやり取りを複数回行う」という側面が強く、また基本的には一方通行の情報伝達になります。

一方通行の「メール」から「多対多」のグループチャットへ

一方のチャットの場合、特定ユーザーをあらかじめ指定する「グループ機能」を使えば「個人対多数」どころか「多数対多数」のやり取りが可能です。メールのCC指定よりも簡単な操作で、一斉にメンバー全員に同じメッセージを投稿することができますし、受け取ったメンバーの反応(レス)も全員が共有することになります。

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メールにはない「気軽さ」イメージもチャットの武器

メールとチャットの大きな違いのひとつに、そのツールが持つ「雰囲気」もあげられるでしょう。長らくビジネスツールとして利用されてきたメールですが、登場当時は「簡単に送れる手紙」あるいは「電話の文字版」といった受け取られ方をしたため、手紙や電話における厳格なビジネスマナーもそのまま持ち込まれました。

チャットの場合は、普及のきっかけになった「LINE」が友人間のコミュニケーション・ツールであったことが大きく影響し、比較的気軽にやり取りを行える(行ってもよい)というイメージが浸透しています。必要な情報のみを、固くなり過ぎない文体で投稿できること、これがビジネスチャットにおいてはメンバー間のコミュニケーション形成にも一役買うことにつながっています。

もうひとつ、グループチャットの大きなメリットにあげられるのが、登録メンバー同士がチャット上で気軽に、頻繁にコミュニケートできるという点です。複数のフロアにオフィスが分かれている、各地に支社がありなかなか会うことができない、あるいはクラウドソーシングを利用しているため顔を合わせる必要がそもそもない。こんな企業の場合、社員間でのコミュニケーションはほぼ取ることができません。

しかしグループチャット上では、距離の壁など感じさせず、まるで同じ場所にいるかのようなやり取りをすることが可能です。仮にチャット上でしか会話していない社員同士が、忘年会などで初めて顔を合わせたとしても、すぐさま打ち解けて会話をすることができるのではないでしょうか?

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参加者全員の情報共有やコミュニケーションが簡単に行える!

グループチャットの参加者であっても、投稿された内容が全員に関係があることだとは限りません。同時に、本来ならば関係者同士でのみやり取りされていた内容が、直接関係のない第三者の目に入ることにもなります。

例えば、とある案件についてのブレストで、アイデアが出ずに煮詰まってしまった。それがグループチャット上であれば、他のメンバーに「何かアイデアありませんか?」と呼びかけてみてもいいでしょう。他のメンバーから「この資料は参考にできますよ」と、助け舟が入るかもしれません。

「誰か手の開いている人はいませんか?」「よければ手伝いましょうか?」「こんな新情報がありました」「誰か○○社とコンタクトを取れませんか?」こんな不特定多数間のやり取りでなければ、共有が難しい会話や提案、確認、情報共有が、グループチャットでは簡単に行うことができるようになります。投稿内容は仕事について。にもかかわらず、メンバー間で活発に会話しやすくなるというメリットもまた、グループチャットは持っているのです。

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