〜自分なりの使いやすいメール整理法〜

仕事がデキる人というのは大抵、デスクまわりはもちろん身の回りもいつもすっきりと整えることができる、いわゆる“整理能力の高い人”。任された案件や今取り組むべき仕事に優先順位をつけ全体を効率良く進めていくためには、欠かすことのできない大切な仕事スキルの一つであると言えるでしょう。そしてその能力はメールの整理法や時間管理術、さらにチームをまとめるスキルなど多岐にわたって発揮され、仕事のトータルパフォーマンスの向上につながっていくのです。そこで今回は仕事をより効率よく進めていくための基本として、使いやすいメール整理法をご紹介したいと思います。

重要フォルダをつくり、優先順位の高い仕事をわかりやすく！

毎日受信フォルダに続々と届くメール。その数が多ければ多いほど、メールの管理は必須であり自分なりにルールを決めて意識的に整理する必要があります。

というのも、メールは放っておくと受信トレイにどんどん溜まっていくだけでなく、とくに何も設定していなければ時系列に受信していくため、重要なメールがあっという間に埋もれてしまう可能性があるからです。このような事態を防ぎ効率良く仕事を進めるためには、まずは重要フォルダを1つ作成してみることをおすすめします。使い方はとても簡単で、メールチェックの際に重要、もしくは緊急案件と判断したメールをその場で重要フォルダに移動するだけ！時々クライアントごとや特定の個人名など、細かくフォルダ分けしている方も見かけますが、この方法だと逆に整理自体に時間や手間がかかってしまったり、アドレスで自動振り分け設定をしたとしても、フォルダごとにチェックしなければならないため、チェック漏れの危険性も出てきてしまいます。そういった意味でもフォルダの数は多すぎず、始めはシンプルな方が良いでしょう。

メルマガ専用フォルダをつくる

続いておすすめしたいのが、メールマガジンの専用フォルダを作成することです。通常メールマガジンは自分にとって役に立ちそうな情報を得たいという目的で自ら登録するものです。しかし忙しい毎日の中でメールマガジンをこまめにチェックしたり、じっくり読んだりする時間はそう多くないはずです。また受信してもそのまま放っておいたら、通常の仕事メールに紛れ、せっかく登録したのに結局読まないまま…ということにもなりかねません。だからこそ予め専用フォルダを作って、そこに移動させるのがおすすめです。ちなみにメールマガジンの場合は通常のメールとは違って基本的に緊急性を要するものではないため、アドレス設定をして自動振り分けをしておくのも良いでしょう。こうすることで、後から時間ができたときにメールマガジンをまとめて購読することができますし、通常のメールに紛れて、肝心の仕事中に気が散ってしまう、という心配もなくなるはずです。

後からメールを検索しやすいように、自分なりのキーワードを入れておく

直近のやりとりであればすぐに探し出せるのに、過去のメールを探したいと思った時に、なかなか見つけられずに苦労した経験はありませんか？そんな方におすすめしたいのが、メールのタイトルや本文に自分なりに探しやすいキーワードをしっかりと入れておくこと。過去のメールを探したいと思った時、通常はキーワードを打ち込んで検索をするかと思いますが、あまりにも一般的な、またはよくある言葉を使った場合は、たとえキーワード検索をしたとしても候補が沢山出てきてしまい、検索機能自体があまり役に立ちません。それを避けるためにも、何かフックとなるような言葉や目印となるようなキーワードを入れておくと、断然見つけやすくなります。ただしあくまでもメールはビジネスでのやりとりなので、モラルのある範囲で行うということが大切です。あまりにも奇をてらった言葉を使うと相手にも不信感を与えかねないので、注意が必要です。

まとめ

以上今回は、仕事を効率的に進めていくための、使いやすいメール整理法をご紹介いたしました。メールはビジネスコミュニケーションの中でも圧倒的にやりとりの多いツールであるはず。だからこそ自分なりにルールを決め、きちんと整理した上でより効率良く仕事を進めていきたいですよね？今回ご紹介した方法はメール整理法の基本となりますが、まだという方は早速取り入れていただき、仕事のパフォーマンスをさらに向上させていきましょう！