便利な企業向けのメッセンジャーの選び方

仕事やプロジェクトを効率良く進めていくためには、円滑な社内コミュニケーション、そして外部パートナーとの連携が欠かせません。そこで今導入企業が増えているのが、管理・セキュリティ機能を備えた、企業向けメッセンジャーです。とはいえサービスの数が多いだけに、どれを選べば良いのか？というのは悩みどころ。そこで今回は便利な企業向けメッセンジャーの選び方のポイントについて、ご紹介したいと思います。

企業向けメッセンジャーの基本！グループチャットやファイル共有機能があるか？

これは企業向けメッセンジャーの基本で、殆どのサービスに備わっている機能ではありますが。まずグループチャットやファイル共有機能があるかどうか、ということをまずチェックしましょう。企業向けメッセンジャーのメリットは、メールよりもスピーディーで、堅苦しくなりすぎず、気楽にメッセージを送ることができるという点にあります。そのため、たとえば複数の人数でチームを組みプロジェクトを推進していく場合などはとくに、上司や部下という垣根を越えてフラットなコミュニケーションが可能になり仕事が効率的に、またスムーズに進行していくというメリットがあるのです。社内のコミュニケーション環境が改善され、やり取りが活発になればなるほど、業務のパフォーマンスの向上やスピードアップにつながっていきます。

マルチデバイスに対応していたり、メッセージ通知機能があるかどうか？

LINEなどのコンシューマー向けのサービスであればスマートフォンで利用が中心ですが、企業向けメッセンジャーの場合、スマホ利用に加えPCやタブレットなどマルチデバイスに対応しているか否か？といった点は、選ぶ際の重要ポイントとなります。なぜならビジネスではスマホだけでなく、PCやタブレットなども頻繁に使用するため、リアルタイムで「いつでもどこでもコミュニケーションができる」ということが、大切になるからです。とはいえ大量にメッセージが届くようになると、その分チェックに手間や時間がかかってしまうのではないか？と懸念点もあるでしょう。しかし便利な企業向けのメッセンジャーの多くのサービスには、LINEのようにメッセージの通知機能が付帯しているため、メールのように都度自分からチェックしなくても、通知機能でメッセージが届いたかどうかを知らせてくれるのです。そのため大切なメッセージのチェック漏れや見落としのリスクも防ぐことができます。またサービスによっては、

通知のオン、オフを個別で設定することもできるので、各社よく見極めて選ぶようにしましょう。企業向けメッセンジャーはリアルタイムであらゆるデバイスにつながるために、それ自体が逆にストレスになってしまったり、その都度通知されることで業務が中断してしまうといった事態も考えられます。そのため通知機能が自分の都合でフレキシブルに設定できるサービスは便利で、選ぶ価値があると言えるでしょう。

「スタンプ」が充実しているかどうか？

前にも触れたように、企業向けメッセンジャーのメリットの一つに、上司、部下という上下関係の壁を取り払い、フラットにコミュニケーションができるという点を挙げましたが、そのメリットをより向上させてくれるのが「スタンプ」と言えるでしょう。なかにはLINEのようなスタンプをビジネスで使用することに抵抗がある方もいるかも知れません。しかしスタンプは文字とは違い視覚に訴えかけるものであるため、ちょっとした感情表現をするのに適しており、良い意味での親近感を与えることができるのです。実際に「最初はビジネスでスタンプを使用することに抵抗があったが、上司とコミュニケーションがとりやすくなった」、「ビジネスではなかなか難しかった感情表現が、スタンプを通してモラルのある範囲でできるようになって、社内の風通しも良くなった」という声もあがっており、これらのエピソードからはいかにスタンプが日常だけでなくビジネスシーンに浸透しているか、ということわかります。スタンプが使用できる企業メッセンジャーはまださほど多くはないので、この機会に検討してみるのも良いかも知れません。

まとめ

以上、今回は便利な企業向けメッセンジャーの選び方のポイントについて、ご紹介いたしました。今回は基本的な機能とプラスαについてご紹介いたしましましたが、何よりも大切なのは「シンプルで使いやすい」といった点にあります。いくら多機能、高性能なサービスであっても社内で「使いづらい」という声が多くなってしまうのであれば、せっかく導入しても必ずしもコミュニケーションの改善・変革にはつながってはいきません。だからこそはじめにしっかりと見極めて、シンプルで使いやすいサービスを選ぶようにしてみてください。

最近では基本的な機能に加えて、タスク管理や外部ユーザーの招待機能なども注目されているので、あわせて是非検討されてみることをおすすめします。