メールの内容が仕事術を表しているとっても過言ではない

メールは対面での打ち合わせや会議、また電話でのやり取りと並ぶ、ビジネスの大切なコミュニケーションツールの一つ。しかしメールはリアルなコミュニケーションという意味では直接的ではないため、クライアントと直接交渉したり電話で話したりすることに比べて、重要視していない方も多いといいます。しかし「一事が万事」という言葉もあるように、メールの内容一つをとってみても、その人の仕事に対する姿勢はもちろん、仕事のできる or できないといったことまで、自然とにじみ出てしまうものなのです。そうです、ずばり「メールの内容が仕事術を表しているといっても過言ではない」のです！そこで今回は主に仕事ができる人のメール術を例に挙げ、メールの内容がいかに重要か？という点について考えていきたいと思います。

仕事ができる人の「メール3原則」

仕事ができる人というのは一般的に「仕事が出来そう」という実際の雰囲気だけでなく、メールにもその一端が表れているものです。それはちょっとした言葉遣いや微妙な言い回しといった表現の部分だけでなく、メールの作り方や、受け手への細かな気遣いまで。よく考えてみたら些細なことなのかも知れませんが、その重要性を理解しているからこそ、徹底してメールの内容に反映させている。またはたえず意識し、そのための努力を怠らないのです。

ではいわゆる仕事ができる人というのは、メールに一体どんな工夫をしているのでしょうか？　それではここで、仕事ができる人の「メール3原則」をさっそくご紹介していきたいと思います。

メールで伝えたいことを明確に、まず結論から入る

仕事ができる人のメールにまず共通して言えること。それはメールで最も伝えたい内容を的確に把握しており、相手にも明確でわかりやすく指し示してあげることができるということです。そのため、まわりくどい表現は極力省くのはもちろん、簡単な前置きをした後には、一気に結論や本題に入っていきます。そうすることで相手にとって「この人は何を求めているのか？」ということを、圧倒的にわかりやすく伝えることができるからです。もちろんこれはビジネスメールの基本中ではありますが、基本的なことこそ疎かにしてしまいがちなので注意が必要です。またメールの場合は文面だけのやり取りになるので、対面や電話ではある程度可能になる強調される部分が、うっかり削ぎ落とされてしまう場合があるからです。だからこそ大切なこと、本当に伝えたいことを一番先に入れることが、重要なポイントになるのです。

タイトルだけで言いたいことを80％？伝える

続いて仕事ができる人は、メールのタイトルにもこだわります。というのも彼ら、彼女らは仕事ができるからこそ重要な役職に就いていたり責任のあるポジションにいる場合が多く、忙しい人が圧倒的に多いからです。そのためメールのタイトルだけで、ほぼ言いたいことが伝わるよう工夫しています。その理由はそうすることで用件がより明確に伝わり、相手にとっても親切であるということがよくわかっているからです。実はこれは彼らがメールを受信した時に、相手からのメール内容がほぼ一目でわかるようにしたい、という意図もあるようですが、いずれにしても一日大量のメールが届く人であればこそ、重要な案件が埋もれないようにするという工夫は、ビジネスマナーとしてもぜひ見習いたいポイントですね。

改行や、番号などを効果的に使い、ビジュアル面でも一工夫している

仕事ができる人、忙しい人にとってメールは「全体で把握する」といった傾向があります。そのため本題を真っ先に持ってきたり、タイトルにこだわるといった意外にも、読みやすくなるよう改行したり効果的に番号を入れるなど。ビジュアル的にも工夫することで、相手が本文を一字一句読まなくても概要を大まかに理解できるようにします。とくに今はスマホでメールチェックする機会も格段に増え、改行などの工夫をしないと非常に読みづらく、送った相手に余計なストレスを与えてしまうことにもなりかねません。仕事ができる人は基本的に相手の立場を考えることができるため、その辺りがしっかりと理解ができています。メールの内容をわかりやすくするだけでなく、そういった気遣いも含めて、正真正銘の「仕事ができる人」と言えるのです。

まとめ

さて今回は仕事ができる人のメール術を参考に、ビジネスにおいてメールの内容がいかに重要か？ということについて、ご紹介いたしました。こうして振り返ってみると、改めてメールの重要性がお分かりいただけたのではないでしょうか。今やすっかりおなじみのLINEを始め、便利なビジネスチャットなども登場していますが、コミュニケーションの基本が言葉であることには今も昔も変わりはありません。ぜひこの機会にメールや電話、さらにチャットなどさまざまなビジネスツールで普段使っている言葉を振り返り、より効果的に、またスムーズにコミュニケーションができる方法を模索してみてください。