ビジネスコミュニケーションにはツール選びも大切！特徴を知ろう！

仕事上において、離れた相手と情報をやり取りする方法はいくつかありますが、その中で飛び抜けて歴史が古いのが電話です。しかし、いくら歴史が長くても、時代遅れだという理由で電話が消滅するような気配は全くありません。電話には、他のコミュニケーションツールにはない長所があるからです。それは肉声が直接相手に届くことです。通常の業務連絡では不要かもしれませんが、どうしても生の声を届けなければいけないケースがあります。

電話のメリットとデメリット！

例えば、お詫びの電話です。生の声だからこそ、その口ぶりから謝罪の気持ちが相手に伝わるものです。事の重要さにもよりますが、メールで一方的に謝罪しただけでは相手の気持ちがおさまらない場合があるので気をつけなければなりません。また、相手の理解度を確認しながら行う必要がある、込み入った話も電話向きです。ややこしい話をメールだけですまそうとすると意思の疎通がうまくいかず、誤解が生まれる可能性があります。さらに、メールというのは1日1回まとめて見ればいいと考えている人も多いので、緊急の連絡には向きません。急いで相手と連絡を取りたい時には電話に勝るものはないでしょう。ただ、相手が出ないと折り返しの電話を待たねばならず、やっと連絡があったと思ったら今度はこちらが電話に出られないといったまどろっこしさがあります。また、会話内容が記録されず、話がその場限りになりかねないのも電話の欠点です。

メールのメリットとデメリット！

メールのメリットは発言内容がログとして残る点です。それを保管していれば、後になって「言った」「言わない」という不毛な議論に陥らずにすみます。また、相手がなかなか電話にでない場合でも、メールならとりあえず用件を送っておくことができます。さらに、内容をフォルダごとに分けられるので、情報の整理がしやすく便利です。したがって、メールは情報を吟味しながら慎重に仕事を行わなければならない場合に向いています。電話では数十人に情報を伝えなければならない時にはひとりひとりに連絡をしなければなりませんが、メールなら一斉送信を使えば大人数に対しても瞬時に同じ情報が送れます。ただ、メールは手軽そうに見えて、意外と手間のかかるツールです。手紙のように定型文の挨拶から始まるので、文章を書くのが遅くなってしまいます。その上、下手をすれば返事がくるのが翌日などということもあるため、テンポの良いやりとりが困難です。これでは仕事を一緒に行うのに必要不可欠な情報の共有化がなかなか進みません。その上、メールはどうしても堅苦しいやり取りが中心になってしまいます。肩の力を抜いた気軽なやり取りや和気あいあいとしたディスカッションを行うための道具には不向きです。

社内コミュニケーションの悩みは他社から学べる！

・コミュニケーション不足が引き起こす問題とは
・社内でのコミュニケーション不足を改善する方法とは、など
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SNSのメリットとデメリット！

SNSは、電話とメールの良さをそれぞれ併せ持ったコミュニケーションツールです。ログが残るのでいつでも内容が確認できますし、メールのような堅苦しさはないので、ささいな内容でも気楽に発言ができます。複数の人間が集まって言葉を交わせるのもSNSならではの特徴です。電話は1対1でしかやりとりができませんし、メールは情報を一斉送信できますがあくまでも一方通行です。それに対して、SNSは同時に何人でも話し合いに参加でき、情報の共有化を容易にします。ただし、オープンになりすぎる点がSNSの弱点でもあります。単に親睦を深めるためならばともかく、ビジネスは必ずしも全員参加で行うものばかりではありません。仕事の関係上、情報の開示は特定のメンバーだけに限定したい場合もあるはずです。外部へ情報が漏れないかも注意しなければいけない点です。そこで、さまざまな問題を洗い出し、より企業内で利用しやすい形にしたのが、ビジネスチャットです。ビジネスチャットは完全オープンのSNSと違って、必要なメンバーだけが集まってのチャットも可能になっています。例えば、『社員全体への呼びかけ』、『自分が所属するグループだけでの会議』、『1対1での商談』といった具合に必要に応じてチャット空間を自在に設定できるのです。強固なセキュリティシステムで守られているので情報が外に漏れる心配もありません。最先端のコミュニケーションツールですが、もちろん、他のツールにも独自の良さがあります。ビジネスシーンにおいては、それぞれの特徴をよく把握して必要に応じて使い分けることが大切です。

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