ビジネスチャットのメリットとは！？

ビジネスにおけるコミュニケーションは電話とメールで行われることが多いですが、最近注目されているビジネスチャットが利用されることも増えてきました。ビジネスチャットにはさまざまなメリットがあります。ビジネスチャットのメリットは、メールや電話との違いを知ることで理解できます。

メールや電話などとの違い

まず、メールとの違いです。メールは、社員間やビジネスパートナーとの間で簡単に情報のやりとりができますが、ビジネスチャットもこの点は同じです。ネットを介してのコミュニケーションであるため、時間や場所を選ばずに情報交換ができます。しかし、メールの場合は受け取ってから返事をするまでのレスポンスが遅くなることもありますので、情報を伝えることには向いていますが、双方向の情報交換をテンポよく行うには難があります。その点、ビジネスチャットはレスポンスのスピードが格段にあがることが期待できます。ビジネスにおいてスピードは欠かせない要素ですので、早いレスポンスが得られる点が大きなメリットです。

即時に情報交換ができる点では、電話も有力なツールですが、電話の場合は相手の都合により電話がつながらないケースもあります。また、相手が移動中などで話ができない場所にいる時もあります。ビジネスチャットは、メールと電話のメリットを併せ持つツールといえるでしょう。

個人向けSNSとの違い

ビジネスチャットの機能や操作方法は、個人向けのSNSとほぼ同じです。そのため、わざわざビジネスチャットを導入しなくても個人向けSNSで代用すればよいと考える人もいるでしょう。しかし、個人向けSNSをビジネスでも使用するようになると、プライベートの情報とビジネスの情報が混じってしまい混乱する可能性や、返事すべきビジネス関連の問い合わせのレスポンスが遅れてしまうといった課題もあります。また、守秘義務があるビジネス情報が個人向けSNSに混じるようになると、情報漏えいのリスクも高くなります。そう考えると、個人向けSNSをビジネスで使うのはおすすめできません。

ビジネスチャットを導入することで、プライベートとビジネスを確実に分けることができます。また、ビジネスチャットのツールは、個人向けSNSよりもセキュリティがしっかりしているものが多いといわれています。ビジネスチャットを導入することで、個人向けSNSを利用する場合の問題点を解消しつつ、SNSの持っている、かしこまった挨拶文などを書く必要がなくリアルタイムで情報交換できるなどのメリットをビジネスで使えるようになるでしょう。

独自の機能を持つビジネスチャットも

ビジネスチャットにはさまざまな種類がありますが、個人向けSNSに含まれている多くの機能はすでに備えているものがほとんどです。さらに、独自機能を備えているものもあります。会社単位で導入する場合や個人的に利用する場合に関わらず、多くのツールから目的に沿った機能があるビジネスチャットツールを選ぶことが重要です。

1対1のダイレクトチャットはもちろん、グループを設定してグループ内チャットをすることもできます。また、優先度の高い案件については「ピン止め」などの名称が付いている機能を利用することで、画面上の常に目立つところで管理することも可能です。

また、自分の仕事の管理に使えるタスク機能を独自に備えているツールもあります。ビジネスチャットツールを常にパソコン上で開いておくことで仕事を管理できるようになるため、コミュニケーションだけでなく仕事の効率化の役にも立ちます。

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