メールよりも迅速！ビジネスチャットの底力

ビジネスにおいて時間は貴重な資源です。多くの企業が限られた時間を活用し、いかに効率よく業績を上げることができるかを模索しています。そんな貴重な時間を無駄にしてしまいやすいのが「メールのやり取り」です。早急に返事が必要な事案に対し、なかなかメールの返信が貰えず、イライラした経験を持つ方も多いのではないでしょうか。

メールのやり取りは時間がかかる！？

メールのやり取りに時間が掛かる大きな1つの要因として、返信するまでの工程に時間が掛かることが挙げられます。日々さまざまな情報を受け取りながら、連携して仕事をこなしていく企業には、社内でやり取りされるメールの数だけでもかなりの量があります。メール1つ1つに目を通し、文章を考え、返信を打つ工程は、メールのやり取りに慣れている方でさえ時間がかかってしまいやすいです。文章を考えることがあまり得意でない方の場合であれば、さらに時間はかかってしまい、メールをチェックすることそのものが億劫になってしまいます。この状況に陥ってしまうと、メールによるやり取りには溝ができてしまいやすく、必要な情報を見落としてしまうなどのトラブルの原因に繋がります。

他にもある！便利なメールの落とし穴

メールに付きまとう問題点として、多くの方が頭を抱えるのが「迷惑メール」です。迷惑メールは、一度メールアドレスが送信元に知られてしまうと1日に何百通という膨大な量のメールが送られてくる場合もあります。メールアドレスを変更すれば被害を免れることができますが、ビジネス上でやり取りをしている人々には、再度こちらのメールアドレスを送信しなければなりません。社内、社外にいる数多のビジネスパートナーに新しいメールアドレスを送信するのは骨が折れる作業ですし、貴重な仕事時間を無駄にすることにもなります。また、新しいメールアドレスの連絡漏れをしてしまうと、ビジネスに必要なやり取りができなくなってしまうため、仕事上の大きなトラブルに繋がる可能性もあります。しかし、メールアドレスを変更せずに迷惑メールを受信し続けるのは、ビジネスに必要なメールを見落とす原因にもなってしまいます。

誤送信メールもビジネスにとって大きなトラブルになってしまいやすい原因の1つです。メールを誤送信してしまった場合、相手からのリアクションが遅いと、ミスに気が付くのも遅くなってしまいます。

ビジネスに多方面で活用される便利なメールですが、一方でさまざまなリスクが隠されているといえそうです。

即決！即返信！ビジネスチャット

そんなリスクを回避すべく、広がりをみせているのが「ビジネスチャット」です。ビジネスチャットとは、企業向けの管理、セキュリティ機能が搭載されたチャットです。

ビジネスチャットを活用するメリットとしてあげられるのが、速やかな情報のやり取りが可能である点です。プッシュ通知機能が搭載されているため、自分の元に必要な情報が入った時点で速やかにアクションを起こすことができます。基本的にチャットと使い方は大きく変わらないので、堅い文章を並べる必要がなく、必要な情報のみをやりとりすることができます。内容がより簡潔に受け手側に伝わりやすいため、円滑にコミュニケーションを進めやすいという利点もあります。また、迷惑メールのリスクも回避でき、仮に誤って情報を送信してしまった場合でも、速やかに対処することができ、ビジネスに必要な情報伝達を妨げるものはありません。過去のやり取りもスムーズにチェックできるため、ビジネスに重要な情報の管理も手軽に行うことができます。必要な画像や資料なども添付できるので言葉や文章だけでは伝わりづらい内容のやり取りもスムーズに行うことができます。

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