たくさんあるビジネスチャット!選び方のポイントは?

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ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ

最近、仕事における新たなコミュケーションツールとしてビジネスチャットが注目されていますが、具体的にどのような機能を持っているかご存じですが?まず、電話やメールとの違いから説明すると、『同時に複数の人間と話ができる』という点が挙げられます。電話は1対1の会話が基本ですし、メールは一斉送信で複数の人間に情報を送れても話し合いには向いていません。この機能によって社員全員の情報共有が容易になります。また、SNSとは何が違うかというと、情報開示の範囲を自由に設定できる点です。SNSは基本的に参加者全員に対して情報がオープンです。

まずはビジネスチャットに共通の機能を知ろう!

しかし、仕事をする上では、常時従業員全員にオープンにしていると都合の悪い場合もあります。そこで、ビジネスチャットは『1対1の話し合い』、『チームでの議論』、『社員全員の意見交換』といった具合にチャットルームを自由に部屋割りできるようになっています。実際の会社でも目的に応じてさまざまな部屋があるのと同じです。さらに、電話やメールのような形式的な挨拶を排し、気軽に発言ができる仕様になっているのもビジネスチャットに共通する特徴です。日本人特有のまどろっこしい挨拶は、業務の効率を下げている面があります。そこに着目し、テンポよく話ができるように工夫を凝らしているわけです。例えば、定型の挨拶はイラスト入りスタンプで代用するなどといった具合です。その他にも、新規メッセージが即座に分かるプッシュ通知、必要な情報を横断的に探せる検索システムなどが基本的な機能として挙げられます。

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使い勝手の良さは大切!ユーザビリティをチェック!

たくさんの種類があるビジネスチャットの中から導入するものをひとつ選ぶ場合、細かな機能は会社の実情に合うかどうかで検討していけばいいでしょう。ただ、どうしても外してはならない要素が2つあります。そのひとつがユーザビリティです。いわゆる使い勝手の良さで、これに問題があると仕事の効率が大きく落ちてしまいます。例えば、いくら性能が優れているビジネスチャットでも、インターフェイスが英語のものはおすすめできせん。もちろん、英語で仕事をするのが当たり前の環境なら話は別ですが、そうでなければ日本語を採用しているものを選ぶべきです。また、すでに個人向けのSNSが社内に普及していて、そこからビジネスチャットに切り替える場合は、前の方が使い勝手が良かったなどとならないようにしたいものです。最初に使いにくいという烙印を押されると利用率が上昇していかない恐れがあるので、SNSと比較して操作感覚に違和感のないものを選ぶのがよいでしょう。そして忘れてはならないのは、個人ユーザーの多いSNSではスマートフォンの利用が大半を占めますが、仕事で使うビジネスチャットはパソコンの使用者が多いという点です。スマートフォンとパソコンの両方の使い勝手をしっかり確認して、スマートフォンは使いやすいけれどパソコンは使いにくいなどということがないようにしなければなりません。

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トラブルを未然に防ぐ!管理機能とセキュリティ機能

ビジネスチャットを選択する際にどうしても外せないもうひとつの要素が、セキュリティの問題です。中には、ビジネスチャットなどを導入しなくてもSNSで十分と思っている方もいるかもしれません。しかし、ここでビジネスチャットをすすめる最大の理由は、SNSでは情報漏えいの危険があるからです。個人用SNSのセキュリティはビジネス目的前提で設計されたものではなく、使う側もプライベートとの区別がきちんとできていないと、うっかり情報をもらしてしまう可能性があります。しかも、SNS上で情報が漏れた事実が公になれば、危機管理意識がなさすぎると判断されて顧客や取引先の信頼関係も失いかねません。そうしたことが起こらないようにするためにも、ビジネスチャットの中でもセキュリティの高いものを選ぶべきです。例えば、データ改ざんやなりすましを防げるSSLによるメッセージ暗号化やIPアドレス及びデバイス認証などは需要も高く、信頼できるシステムです。ただ、セキュリティはしっかりしていても、ビジネスチャットによって、それぞれ機密を管理する範囲には差があります。それが自社の管理体制と合致したものでないと導入後に不便を感じてしまいます。「正社員以外の情報投稿は禁止したい」「異なる部署同士のチャットはできないようにしたい」など、管理上の要望がある場合はそれを実現する機能があるかどうかを確認する必要があります。その結果、セキュリティとユーザビリティの両方が満足できるレベルであれば、まずは安心です。あとは何のためにビジネスチャットを導入するのかをよく考えて、目的達成に必要な機能があるものを選べばよいでしょう。

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