社内SNSを導入する業務上のメリットとは?

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メールは、代表的な情報通信手段の一つとして浸透していることから、年代問わずに利用しやすく便利なツールでもあります。しかし、ビジネスで活用するにおいては問題点もあるようです。

その1つとして挙げられるのが、メールは返信までに時間がかかってしまいやすいという点です。メールは、社内でやり取りされるものだけでもかなりの量になります。その1つ1つに目を通し、きちんとした文章を考え、その中で自分の持っている情報を明快に提示していかなければなりません。これはとても手間がかかる作業でもあります。そして、時間をかけてメールを作成したのにも関わらず、文章が長いために内容が伝わりづらいこともあり、このことが受けて側からの返信が遅くなる要因にもなります。

メールで起こりがちな問題を解決する!

この問題の解決策として用いられるのが「社内SNS」の導入です。SNSは一般的にコミュニケーションツールのことを指しますが、社内SNSとは利用用途を社内コミュニケーションのみに限定したツールのことです。ビジネスを進めるにおいて重要な情報が入った場合、プッシュ通知機能などで受信を知らせてくれ、すぐにアクションを起こすことができます。メールの文面のように堅い表現を用いる必要がなく、要点のみを速やかに相手に伝えることができ、メールのやり取りにかかっていた時間を短縮することができます。

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情報の発信や共有が簡単になる!

情報を正しく発信し、共有することは仕事を円滑に進めていくにおいて非常に重要なことの1つです。しかし、この情報のやり取りは人数が多くなればなるほど、難しくなるという側面もあります。「伝言ゲーム」というゲームがありますが、人づてに情報を流してしまうと人を介するうちに情報がどんどん変化してしまうのです。これでは会社にとって有益な情報を、正確に伝えることは難しいといえます。

会社内情報の発信と共有の課題を解決するのが、ビジネスチャットをはじめとする社内SNSです。メールや電話などでコミュニケーションをとる場合、個人間での情報のやり取りで完結してしまいやすいことが難点でしたが、社内SNSを使用することによって、情報を多くの人と共有することができ、堅い文章をつらつらと書く必要がなく、必要な情報を簡潔に発信することが可能になります。また、情報を伝える際に間に人を介さないので、情報が正確なまま伝わりやすいことも利点の1つです。

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社員教育にも活用できる!

社員教育は、次世代の会社基盤を作るにあたって見過ごすことのできない課題です。しかし、日々の業務に追われていると社員同士のコミュニケーションは薄れてしまいやすく、教育の手が行き届かない場合もあります。社内でのコミュニケーションは社員を育てていく糧になります。従来の情報共有ツールでは個人間のやり取りになってしまい、盛り上がりにかける部分もあり、コミュニケーションにムラができてしまいやすいという問題もありました。

社内SNSを使用すれば、社員が持つ仕事のノウハウや役立つコンテンツを共有することが可能になります。特定の社員が活用しきれず埋もれていた有益な情報を掘り起こし、共有していくことによって、社員全体の能力向上に繋がってくる場合もあります。言葉では伝わりづらい情報は画像や動画などで発信することが可能です。

また、違う部署の人間と話していると、思いがけないアイデアが浮かんだという話はよく聞きますが、社内SNSを活用すれば普段交流の少ない人々と情報を共有することも可能です。貴重な情報を得ながら、社内の人々とコミュニケーションをとることは、教育が必要な社員にとって仕事を向上させていく材料にもなります。

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