職場で求められる2つのコミュニケーション能力

職場で求められるコミュニケーション能力は主に2つあります。そのうちの1つは、「報連相」です。報連相とは、仕事の内容を報告・連絡・相談するというもの。報連相は社会人の基礎スキルともいえるため、しっかりと身につけておくことが大切です。

報連相は基礎スキル！　自分は大丈夫と思っていると危険かも……

“報告”は、上司からの仕事の指示や指令に対し、部下が進捗や経過、結果などを知らせるもの。通常、報告するのは部下から上司へ、もしくは後輩から先輩へという流れが一般的です。

報告は、タイミングと方法を押さえることが大切です。例えば、「指示された業務が終わった」、「長期に及ぶ仕事の進捗の中間報告が必要になった」、「仕事の進め方に変更が必要になった」など、何かしらの区切りが見えたときに報告することが重要です。また、よいことだけでなく、ミスやトラブルが発生したときも、すぐに報告するようにしましょう。急ぎの場合や簡単な内容であれば、口頭で伝えるのが最適です。その際は、すぐに現状が理解できるよう、結論から述べるようにしましょう。内容が複雑な場合や、伝える対象が複数人いる場合などは、資料やメール、ビジネスチャットなどを用いて報告すると伝え忘れなどを防ぐことができます。

“連絡”は、自分の臆測や意見などを内容に含まず、簡単な情報のみを関係者に連絡します。上司や部下など立場に関係なく、すべての人が発信側や受信側になることが特徴です。連絡にはさまざまなパターンがあり、総務や人事から全社に向けた連絡はもちろん、チームやプロジェクトのリーダーからメンバーに向けた連絡なども含まれます。

連絡する際は、正確な情報を簡潔かつ迅速に共有することが大切です。曖昧な連絡は相手を混乱させてしまうため、結果的に時間のロスを生んでしまう恐れも。連絡する内容を把握し、それが確実なものと判断できた時点で、速やかに連絡するようにしましょう。

なお、連絡方法は口頭や電話、メール、資料といったように使い分けるのがおすすめ。頻繁に連絡しなければならない場合を考慮し、近年ではビジネスチャットを職場のコミュニケーションツールとして活用している企業も増えています。

“相談”は、上司や先輩、同僚に意見を求めたり、自分では判断できないことへの指示を仰いだりすることを指します。「プロジェクトが上手く進まない」、「クライアントとのやり取りに悩んでいる」など、自分では些細なことだと思っていても、業務に関することは逐一相談することが望ましいといえます。

相談する際には、「相談したい事柄についての現状」、「目的や目標」、「相談する前に行って失敗したこと」を整理することが大切です。こうしたプロセスを伝えたうえで相談すれば、相手も的確なアドバイスをしやすくなります。

報連相をより円滑にするには、「目的は何なのか」、「誰に伝えるのか」、「伝える内容は何か」をまとめることが大切です。目的を明確化することで相手に分かりやすく伝えることができ、誰に伝えるのかによって電話やメール、口頭など伝える手段もよりベストなものを選択できるようになります。

社内コミュニケーションの悩みは他社から学べる！

・コミュニケーション不足が引き起こす問題とは
・社内でのコミュニケーション不足を改善する方法とは、など
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意見の対立がめずらしくない職場だからこそ、フォローの戦士は重宝される

職場で求められるコミュニケーション能力の2つ目は、「意見をまとめる力」です。

職場には多くの従業員が所属しており、年齢や性別、育った環境はもちろん、社内でのポジションも違うため一人ひとり性格や価値観など、個性が異なります。そのため、言動やしぐさ、話題選びに気を遣うなどして大変な思いをする方は少なくありません。また、近年ではパワハラやセクハラ、マタハラなどが問題に発展しやすくなっていることから、冗談を言ったり自分の意見を述べたりということが、気軽にはできなくなっているのも事実。ちょっとした発言が社内評価に影響すると、多くの人がコミュニケーションを取ることに尻込みしてしまうのも頷けます。

多くの従業員が働いていると、仕事で意見が対立することもしばしば。特に、チームやプロジェクトのメンバー間ではめずらしいことではありません。そんなときメンバーの意見を上手くまとめたり、雰囲気が悪くならないようにフォローできたりする能力があれば、上司や部下、同僚から一目置かれ職場で重宝されます。

仮にある従業員の意見や提案が却下されてしまっても、しっかりとフォローに入れば、その従業員は「きちんと話を聞いてくれる人がいる」、「自分の意見をないがしろにしないでいてくれる」と感じ、自然と気持ちを落ち着けられるはずです。

そのときその場所に合った適切なフォローができる能力は、職場でのコミュニケーションを円滑に運ぶためにも必須といえます。

ビジネスチャットが職場にもたらすもの

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社内コミュニケーションの悩みは他社から学べる！

そもそも、職場のコミュニケーションの目的は、人と人、人と組織、組織と組織の情報共有を円滑にすることです。これらが活性化することで、生産性や業績はもちろん、仕事へのモチベーション、従業員満足度などが向上します。そのため、より効率のよい情報共有の手段を構築することが望ましいといえるのです。

情報共有の手段には、電話やメール、資料などさまざまなものが挙げられます。しかし、電話は伝え漏れが懸念され、メールや資料はチームやプロジェクトメンバー以外の横の繋がりが上手くいかないという課題がありました。そんななか、多くの企業から注目されているのが“ビジネスチャット”です。

ビジネスチャットはネットを介して利用できる会話ツール。ネット回線がある場所ならどこでも利用でき、個人でのチャットはもちろん、複数人でのグループチャットも行うことができます。そのため、プロジェクトごとにグループを作ることが可能なほか、すべての関係者にダイレクトに連絡できるため、職場での横のコミュニケーションの円滑化を図れます。また、ユーザーの発信頻度や内容を管理できるため、情報の漏洩リスクを軽減することが可能です。

職場でのコミュニケーションが活性化するだけで、社員一人ひとりの個性や才能を見出しやすくなります。そのためにはまず、気軽にコミュニケーションを取れる環境を作ることが大切です。ビジネスチャットを取り入れることで、社内でのコミュニケーションが容易になるといえます。

いかがでしたか？　職場でのコミュニケーションを円滑にするためには、上記の2つの能力が要になります。くわえて、ビジネスチャットのように気軽に相手と繋がれるツールがあることで、より気負いせず相手とのコミュニケーションを楽しむことができます。

凄まじいスピードでIT化が進む現代だからこそ、こうした工夫が必要といえるのかもしれません。

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