大事な社内コミュニケーションのひとつ、会議の進行でビジネスチャットを活用！

社内コミュニケーションは企業を運営していくうえで欠かせないもので、これが活発でないと社員の覇気がなくなったり、社内の雰囲気が暗くなったり、さらには業績の悪化に繋がる恐れがあります。そんな大切な社内コミュニケーションのひとつに、社員同士で行う会議が挙げられます。

会議にあたり必要となる準備とは？

社内会議を行うとなれば、多くの場合、会議当日に向けて遅くとも1週間前からさまざまな準備を行うことになります。

まずは、会議を行う目的やテーマを決める必要があり、これは会議の進行に多大な影響を与えるポイントになるため、必ず明確にしておきましょう。テーマが決まったら、開催日時・場所、会議参加者のピックアップとその連絡・出欠確認に移ります。また、会議責任者の連絡先の確認や、資料が必要な場合は資料作成まで済ませておかなくてはなりません。

会議当日は、会議室や受付、会議で使う資料のセッティングが必要になります。参加者が使用するテーブルや椅子、室内の空調や照明などに異常がないかを確認するほか、プロジェクターやマイクが正常に作動するのかもあわせて確かめておきます。また、会議を行う目的を改めて確認し、司会進行や書記など何らかの役割についている方の場合、自身の役割分担を再確認しておくことも大切です。会議によっては、お茶菓子の準備が必要となることもあります。

これらの準備をスムーズに進めるには、社員同士の円滑なやり取りが欠かせません。電話やメール、LINEなど利用する社内コミュニケーションツールは企業によって異なりますが、より正確かつ円滑に情報共有を進めるのであれば、“ビジネスチャット”の利用が最適です。

社内コミュニケーションの悩みは他社から学べる！

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便利な社内コミュニケーションツールTEんWA

会議に関する情報や決定事項を参加者全員に共有するため、メールを利用している企業も多いのではないでしょうか。しかし、メールはレスポンスが遅くなりがちで、受信数が多い方の場合は見逃しが多くなりやすいというデメリットがあります。この問題を払拭し、より効率のよい情報共有を行える社内コミュニケーションツールがビジネスチャットなのです。

ビジネスチャットのグループチャット機能を利用することで、会議に必要な情報を参加者全員に一括で共有することができます。共有した情報はログとして残すことができ、ToDo管理を利用すればタスク化しておくこともできるため、伝達漏れの心配もありません。さらに、通知機能を利用することで、チャットを送ったことをリアルタイムで相手へ知らせることができるため、素早いレスポンスが期待できます。

会議をスムーズに進めるためには、参加者一人ひとりが会議の目的や流れを正確に把握しておくことが大切です。その点、ビジネスチャットは挨拶などの定型文や署名をつける必要がなく、誰もがより気軽に発信できる環境が整っているため、一人ひとりの的確なアイディアや考えを共有しあうことができます。

このほか、ビジネスチャットは会議中の議事録をとるのに利用することもでき、これを会議に参加していない方へ共有する際にも便利です。

ビジネスチャットTEんWAは、多彩な機能を備えた、より気持ちの伝わる手軽な社内コミュニケーションツールです。ビジネスチャットの通知機能をさらに進化させ、必要な相手に必要なときだけプッシュ通知を行うことができたり、ビジネスシーンに特化したスタンプで自身の感情や言葉のニュアンスを伝わりやすくしたりと、さまざまな魅力があります。また管理者向けの機能として、ユーザーやグループの管理を一括で行える機能や、ログを辿り一人ひとりの発言頻度を分析する機能などもあります。まさに、“かゆいところに手が届く”、ビジネスシーンに最適なツールだといえるのではないでしょうか。

ビジネスチャットで社内コミュニケーションの活性化

ビジネスチャットは、会議の際だけでなく普段の社内コミュニケーション手段としても利用できます。前述したとおり、社内コミュニケーションは企業の活性化に欠かせないものですが、業務が忙しかったりツールが整っていなかったりで、十分にコミュニケーションがとれていない企業も多いのではないでしょうか。電話だと相手の状況によって対応してもらえない場合があり、直接声をかけるとなると相手の業務を一時ストップさせてしまうことになります。メールの場合は通知機能がなく、メールを受信しているか否かを逐一で確認する人も少ないため、どうしてもやり取りに時間差が生じてしまい、ストレスとなってしまうことがあります。

ビジネスチャットであれば、相手の業務を止めることなく、それでいてテンポよく社内コミュニケーションを進めることができます。定型文や署名をつける必要がないので、上司や先輩とも気軽にコミュニケーションを図ることができ、お互いの信頼が深まるという点もメリットのひとつです。

このように、さまざまな魅力をもつビジネスチャット。会議の進行やその他の社内コミュニケーションに大いに活用できるため、まだ取り入れていない企業はこれから始めてみてはいかがでしょうか。

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