迅速なトラブル解決にも役立つビジネスチャット

ビジネスでのトラブルを迅速に解決するには、正確な情報を素早く共有することが大切であり、連携している外部企業にも共有事項をいち早く伝達する必要があります。そのためのコミュニケーションツールとして、最も適切なものとは一体何なのでしょうか。

ビジネスシーンには不向き？　電話とメールの落とし穴

トラブルが起こったとき、外部企業とのやり取りや社内での情報共有を電話やメールといったツールを利用して行う企業も多いかもしれません。今やどの企業でも使われているツールではありますが、電話やメールにはトラブルをより悪化させる恐れのある“落とし穴”が隠れています。

電話の場合、複数の相手に一度に情報共有を行うことができないため、その分だけトラブル解決に時間を要することになります。また、周囲の音や回線環境などにより、情報の伝達ミスが起きる可能性もあります。伝達ミスは外部企業との関係を悪くする恐れがあるだけでなく、場合によっては契約解除に繋がってしまう恐れもあるのです。さらに、電話はログとしてやり取りを記録することができないため、「伝えた・伝えていない」という新たなトラブルを招く恐れがあります。

メールの場合、レスポンスの遅さが課題として挙げられます。また、一見するとログの記録という面で優れているメールですが、メールの受信数が多い方の場合、重要なメールを読み飛ばしたり読み飛ばされたりする可能性があることも視野に入れなくてはなりません。

これらを踏まえて考えてみると、トラブルの迅速な解決に最も有効なツールとして挙げられるのは“ビジネスチャット”です。

複数人に素早い情報共有が可能なツール

ビジネスチャットは、電話とメール両方の落とし穴をカバーし、迅速なトラブル解決に導いてくれるビジネス用コミュニケーションツールです。具体的なメリットとしては、以下のものが挙げられます。

リアルタイム性

メールとビジネスチャットでは、リアルタイム性に大きな差があります。ビジネスチャットの場合、新規メッセージを受信したことをリアルタイムで知らせる“プッシュ通知”という機能が備わっており、いち早く相手に情報を伝達することができます。一方、メールにプッシュ通知機能は備わっていないのが一般的で、これがレスポンスの遅さに繋がっています。トラブルの迅速な解決には素早いレスポンスが不可欠で、その点ビジネスチャットは非常に優れているツールといえるのです。

グループチャット

電話とビジネスチャットでは、一度に情報共有できる人数に大きな違いがあります。ビジネスチャットに搭載されている“グループチャット機能”を利用すれば、グループ全員へ一度に情報を伝達することができるのです。現在の進捗や外部企業からの返答などを逐一チャット上で報告することで、トラブルに関わる全員に同じ量の情報が共有されるため、個別に電話する手間が省けます。なお、“外部招待機能”のあるビジネスチャットであれば、連携を図る外部企業とのやり取りがよりスムーズになります。

充実した機能

業務の効率化に有効なタスク管理が行える“ToDo管理”、社外でも社内と同等の情報共有が行える“マルチデバイス対応”、トークやファイルなどログの遡りを容易に行える“検索機能”など、ビジネスチャットには優れた機能が数多く搭載されています。これらを上手く活用することで、より素早い情報共有が実現します。

このように、電話やメールでは不十分だった点を補い、より正確で迅速な情報共有を行うことができるツールがビジネスチャットなのです。

セキュリティ万全のコミュニケーションツールTEんWA

ビジネスチャットや電話、メールといったツールを利用するのであれば、必ず重視しておきたいのがセキュリティです。セキュリティが不十分だと情報漏洩のリスクが高まり、万が一、情報漏洩を起こしてしまうと企業の信頼は一気に損なわれることになります。

TEんWAは、細かい設定で強固なセキュリティ環境を構築しているコミュニケーションツールです。監視の届かない端末からのアクセスを不可にする“IPアドレス制限”、ユーザー1人あたりがグループ内でアップ・ダウンロードできるファイル数を制限する“ファイルUP（アップロード）/DL制限”、使用可能なモバイル端末に制限をかける“デバイス制限”など、さまざまなオプションにより強固なセキュリティを確保することができます。グループ内でユーザー一人ひとりが発信したログを安全に管理できるため、安心してやり取りを行うことができるのです。

くわえて、ビジネスシーンに適したエモーションスタンプを利用して気軽に感情表現できるのもTEんWAのメリットのひとつです。スタンプを利用することで場が和やかになり、部下から上司への発信もしやすくなるため、より正確な情報共有が行えるようになります。迅速なトラブルの解決において、フラットな関係で積極的に発信することは非常に大切なことだといえます。

電話やメールにはない魅力を有するビジネスチャット。まずは社内での情報共有ツールとして取り入れてみてはいかがでしょうか。

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