ビジネスチャットを選ぶ際にまずチェックすべき2つのポイント

ビジネスチャットは、社内コミュニケーションや業務情報の共有などを円滑にするツールです。そんなビジネスチャットを実際に導入するとなった場合、「どこを重視すればいいのかわからない」と迷ってしまう企業は多いかもしれません。

ここに注目！ビジネスチャット導入前の確認ポイント

現在、さまざまなタイプのものが開発・リリースされているビジネスチャット。マルチデバイスへの対応力をはじめ、グループチャットやファイルの共有機能など、ビジネスチャットを選ぶ際の基準は企業によって異なってくるものです。そのなかでまず重視すべきなのが、“管理・セキュリティ機能”です。一般的なビジネスチャットには、管理者側のユーザー一元管理機能が搭載されていることがほとんど。ただし、管理できる範囲にはチャットによって微妙な差異があります。

まず、「チーム単位、またはユーザー個人単位で利用できる機能を制限できるかどうか」を確認しておきましょう。業務内容によっては、「チームメンバー以外のファイル添付を制限したい」、「部署が違うメンバー同士のやり取りを規制したい」といった要望が出てくることも考えられます。ユーザーの機能制限やコンタクト先制限は、こうした細かい要望に応えるために必要な機能です。どの程度まで制御をかけることができるかによって、大切な業務情報がどの程度守れるのかなどが大きく変わってきます。

セキュリティ機能については、デバイス認証やIPアドレス判定によるアクセス制限機能などがついていると安心です。さらにいえば、SSLの働きによるメッセージの暗号化も有効なセキュリティ機能のひとつとして挙げられます。こうしたセキュリティ機能がついていれば、端末やIPアドレスでユーザーを判別し、不正アクセスを防ぐことに繋がります。

また、企業の内部監査時に一役買ってくれるのがチャットログのエクスポート機能です。ビジネスチャットでのやり取りは社内状況を掴むために役立つツールでもあります。そこに、さまざまなアプリケーションソフトでの変換が可能なエクスポート機能がつけば、社内のコンプライアンスを守ることにも繋がります。

さらに、チャットによってはパワーハラスメントやセクシャルハラスメント対策の一環として、NGワード機能を備えているものもあります。こうしたチャットの機能に気を配ることは、風通しがよく快適なオフィスを作るうえで非常に大切なことです。

スムーズなレスポンスを左右するユーザビリティ

管理・セキュリティ機能と同じく重視すべきなのが、“ユーザビリティ”です。

以前使用していたチャットから新しいチャットに乗り換えた場合、社員から「前のチャットのほうが使いやすかった」とクレームがきてしまうのは非常に残念なこと。そうしたクレームが噴出しないためにも、ユーザビリティに注目するのは大切なことです。また初めてビジネスチャットを導入するにしても、ユーザビリティに配慮した選び方をする必要があります。ユーザビリティを判断するためには、まずチャットを利用する媒体についてしっかり把握しておきましょう。スマートフォンやタブレット、パソコンなど複数の媒体での使用感を事前に把握しておき、どのチャットが最も業務に適しているかを判断するのです。

ビジネスチャットは使用する媒体によって経由するツールも変わってくるもの。スマートフォンやタブレット経由でビジネスチャットを利用する場合は、アプリをインストールするケースが一般的です。それに対して、パソコン経由でビジネスチャットを利用する場合は、Webブラウザを使用するケースとアプリをインストールして利用するケースとに分かれます。インストールタイプのメリットとして挙げられるのが、メッセージのやり取りが迅速という点です。よりリアルタイム性があるやり取りを求めるのであれば、アプリをインストールしての利用が得策です。一方、ブラウザタイプのメリットには、ブラウザが揃っていればチャットが利用できるという点が挙げられます。ビジネスチャットを選ぶときは、業務上で使用する媒体を把握し、その媒体を使ってチャットを利用した際のユーザビリティを考慮することが大切なのです。

このほか、メッセージの通知機能も確認ポイントのひとつ。ビジネスチャットを利用することにより、業務中に大量のメッセージを受信することになります。その全てのメッセージがプッシュ通知で届くようになると、確認のために業務の手を止めなくてはならない状況が発生することも考えられます。状況に応じて通知スタイルを変更できれば、より効率よく業務を進めることができます。

迷ったらセキュリティ機能とユーザビリティを確認

いかがでしたか。業務の効率化、チーム内やプロジェクトでの情報共有、コンプライアンスの遵守など、ビジネスチャットが果たす役割はさまざまです。大切なツールであるからこそ、選ぶ際は慎重になりたいもの。どのビジネスチャットを選べばいいのか迷ったら、まずは上記で解説した“管理・セキュリティ機能”と“ユーザビリティ”の2点に注目して選んでみるのも考え方のひとつです。

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