社内コミュニケーションにおける課題

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ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ

社内のコミュニケーションが上手くいっている会社は、働きやすい会社というイメージがありますが、円滑な社内コミュニケーションが行われていることのメリットはそれだけではありません。社内で情報共有が行われるスピードが速くなると、さまざまなレベルの意思決定が早く行われるようになるメリットがあります。ビジネスにおいて競争に勝ち抜くためには、スピードは大切な要素です。また、社員間で気軽にコミュニケーションが取れる会社では、自由な意見交換の中から独創的なアイデアや他社に先駆けた戦略が生まれやすいというメリットもあります。

社内コミュニケーションの問題は業務の妨げになる!?

一方、社内のコミュニケーションに問題がある会社は、会社の業務が停滞する、社員のモチベーションが上がらない、良いアイデアが出てこないなどの問題を抱えることになるでしょう。そうなると、会社全体の力は落ちてしまい、やがて競争に負けてしまう可能性があります。そのため、会社は業務連絡会などの制度面での対策や、ビジネスチャットを導入するシステム面での対応を行うなど、社内コミュニケーションが円滑に行われない状態を避けるべく努力をしています。

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経営陣と一般社員の間で起こりがちな問題とは

社内コミュニケーションが上手くいかないと経営に悪影響が出てしまうため、対策をする必要があります。対策するためには、円滑な社内コミュニケーションが行われないパターンを把握し、そのパターンに合わせた対策が必要になります。

1つ目のパターンは、経営陣と一般社員の間で起こりがちなコミュニケーションの問題です。ここでいう経営層は、取締役以上などに限定せず、部長や課長なども含めて考えた方がよいでしょう。問題になるのは、経営に近い層が握っている情報が一般社員に降りてこないことと、現場や顧客に近い一般社員のアイデアや意見が経営陣に上がってこないことです。経営陣は「すべての情報を一般社員に公開するのは情報漏えいなどのリスクがある」と考え、一般社員は「どうせ上に言っても何も変わらない」とあきらめてしまうと、経営陣と一般社員の間でコミュニケーションの断絶が起こりやすくなります。

このパターンの対策は、階層を超えて気軽に会話ができる雰囲気を作ることです。そのためには、従来型のメールなどによる情報交換よりも気軽に会話ができる社内SNSやビジネスチャットと呼ばれるシステムの導入が有効な対策になるでしょう。

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社員同士の間で起こりがちな問題とは

社内コミュニケーションに問題がある2つ目のパターンは、社員同士の間で起こりがちな問題です。このパターンは、さらに同じ部署内での問題と部署をまたがる問題の2つに分けることができます。

まず、同じ部署内でのコミュニケーションに問題がある場合ですが、原因として考えられるのが、メールなどの便利なツールがあるのが当たり前の環境に慣れていることで話をする機会が減り、結果として社員それぞれのコミュニケーション能力が落ちていることが考えられます。また、仕事に対する姿勢が受け身である場合もコミュニケーション不足の原因になるでしょう。経営層や上司が率先して会話する風土を作る、研修によってコミュニケーションの有効性を理解してもらうことなどが対策として有効です。

次に、部署が違うとコミュニケーションが円滑に行われないケースは、小集団に起こりがちな仲間意識と排他意識が原因の1つだと考えられます。このケースの場合は意識を変えることが有効な対策になります。部署内という小集団ではなく会社全体が仲間だという意識が生まれれば、部署をまたがる会話も増えるはずです。ビジネスチャットの導入などで、部署間の情報交換を行いやすくする仕掛けを用意すると効果的でしょう。

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