外部とのやり取り

社内資産を活用することは大切ですが、仕事のすべてが社内で完結できるわけではありません。業務の内容や社内リソースの状況によってはアウトソーシングを利用したほうが良いと判断するケースがあることでしょう。そんな外部とのやり取りといえば、かつては電話が主流でした。また、内容が難しい場合には直接出向いて説明することもありました。

アウトソーシングの活用と連絡

電話に代わって外部のやり取りに使われるようになったのがメールです。メールによって、受発注業務は大きく変わってきたことは明らかです。ですが、リアルタイムのやり取りには向かないという特性がありました。必要なことを漏らさずに伝えるためには、相互でコミュニケーションをとりながら煮詰めていくしかありません。結果的に大きな手間がかかり内製化をするべきではないかと議論するような企業もあると考えられます。

ビジネスチャットの外部への活用

ビジネスチャットはメールや電話でのこうしたやり取りを円滑にしつつ、納品物の確認や請求書の送付といったアウトソーシングの一連の作業がひとつで完了できるまで進化しました。通知やチャット形式というUIによってリアルタイムでやり取りができ、発注内容の齟齬を瞬時に訂正できるようになりました。結果的に、作業効率のアップはもちろん、より完成度の高い外注ができるようになりました。
こうした背景からビジネスチャットを外部とのやり取りに利用し始める企業が増えてきました。社内とも社外とも簡単にコミュニケーションをとれるツールとして導入可能なのはもちろん、確実に連絡をとどけ、内容を確認できるのも導入の利点です。文字データとしてのやり取りが基本となるため、エビデンス作成を別途行う必要もありません。内容が不明瞭であれば、早い段階でレスポンスがあるため、仕事をする上で効率が上がります。

添付ファイルのやり取りもできる

ビジネスチャットを外部とのやり取りに使うメリットは、他にもたくさん存在します。TEんWAでは、クラウドサービスを利用しているため、外部の企業やフリーランサーも同じツールを使っている必要はありません。外部とのやり取りであっても、セキュリティがしっかりとしているため、情報漏えいの危険性を極限まで下げることができるのです。
さらに添付ファイルのやり取りもできますので、その場で図面や工程などの情報のやり取りができます。それも修正しながらやり取りができるため、電話以上に精度の高いミーティングが可能となります。必要なもの以外はダウンロードできないよう設定することもでき、グループ機能を活用して複数の相手と同時にファイルを閲覧することもできるため、進行の効率化も図ることができます。

現在では、適材適所に社内の人員を配置するだけでなく、必要があれば作業の一部をアウトソーシングすることも決して珍しい手法ではなくなりました。

TEんWAの外部招待機能は、ただ外部とのやり取りができるわけではありません。より潤滑な社外とのコミュニケーションを行うために、外部のユーザーに会員登録などをしてもらう必要がありません。そして、スタンプ機能や通知機能などの社内で利用できる機能の全てを外部のユーザーにも使ってもらうことができます。また、セキュリティ面も社内のやりとり同様強固に設定することができるため、情報漏洩に繋がる危険性もありません。社内と変わらぬツールで、変わらぬやり取りができるため、無駄な手間を生むことがありません。

企業間のやり取りや、受注発注の頻度が非常に多いと感じる企業は、ビジネスチャットのTEんWAを利用してコミュニケーションの効率化を図ってみてはいかがでしょうか。スピード感に優れた取引を実現してより効率的な生産を可能にしてくれるでしょう。

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