「後で返信」機能について

日々忙しいビジネスシーンの中で、手が空く時間は限られています。ビジネスを行う上で、やらなければいけないことは多く、なかなか他のことにまで手が回せないということもあるでしょう。しかし、後で返信しようと思ったメールも、業務が忙しくなってくると、そのまま忘れてしまう可能性もあります。

いつも手が空くとは限らない

ビジネスチャットはリアルタイム性が高いため、いつでもメッセージを届けることができ、瞬時に内容を確認することができます。メッセージが届くとプッシュ通知機能ですぐ分かるようになっているため、わざわざ画面を開けて確認する必要もありません。
しかし、先述の通り、メッセージは届いていても、事情があってその内容を確認できないこともあります。また、相手からすれば確認したならすぐに返信がほしいと思うかもしれませんが、優先順位を考慮した場合、後回しにするという判断も必要な場面もあることでしょう。状況に応じてリアルタイムに確認はできるが対応できないケースも多くあります。

手が空かずすぐに返せないときに

上述のように、メッセージが届いたとしてもすぐさま返信できないようなケースは多くあります。仕事をしていると、いくらプッシュ通知がありリアルタイムに内容を確認できることが特徴でも、忙しい時には読むことはできません。他の優先度の高いタスクを処理しているときであればなおさらです。通知を切るために一度内容だけは確認して、「後で返信しよう」と考えるケースも当然出てくるでしょう。

しかし、ここで思いもよらぬ落とし穴になってしまうのが「確認して通知が消えたため、すでに処理したものだと思い込む」ということです。すぐに返信できる内容ではなく、しっかり考えて返信する内容だと、どうしても時間をかけてメッセージの内容を考えなければなりません。しかし、確認した後、ほかの業務をすることも日常茶飯事でしょう。そのため、メッセージがきたこと自体を忘れてしまい、結局返信せずに相手から催促されるようなこともあるかもしれません。

TEんWAでは、こうしたミスをなくすための機能を搭載しています。それがクリップ機能の「後で返信」というものです。これは、クリップ機能の延長にあるものですが、忘れることのないよう後ほど確認することができる機能です。これがあれば忘れることなく、手が空いたときに後から返信することができるでしょう。さらに、返信を忘れてしまった場合、チャットが履歴に残るため返信忘れの確認も容易です。

TEんWAを有効活用してミスを減らし効率化を目指す

TEんWAの「後で返信」機能は、今届いたメッセージのみに使えるということではありません。返信しなければならないメッセージが溜まってしまった時や、覚えきれないかもしれないと感じたら、すべてにこのクリップ機能を用いることができます。

また、グループ機能もあるため、多くのメッセージがやり取りされている環境でも重要な機能となっています。メッセージが多くなっていくと、メッセージが流れてしまうようなケースも出てきます。そんな時にも、「後で返信」機能が重要になってきます。この機能を使っておけば、クリップ機能としてあとから引き出すことができるようになるのです。これにより、自分にとって重要な内容のみを管理することが容易になります。

後で返信しようと思っていて、時間がたったら忘れてしまうということも人である以上起こり得ると考えられます。ビジネスシーンにおいては返信忘れが大きな問題となる可能性もあり得ます。「後で返信」機能を使うことで、ヒューマンエラーを最小限に抑え、より効果的な社内環境の構築を行うことに繋がるでしょう。

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