ビジネスチャットの意外な活用法

ビジネスチャットTEんWAがお送りする業務改善、ノウハウブログ

現代のビジネスシーンにおいて欠かすことができないビジネスチャットは、多くの可能性を秘めています。本来の機能はメッセージを送ることです。しかし、通知機能の搭載やマルチデバイスへの対応が可能になり、メッセージを送るにもよりリアルタイムなやり取りを実現できるようになりました。時間のロスもなくスムーズにコミュニケーションが図れるのは、自身の業務を効率化させるうえで大きなメリットとなります。

本来意図していないことが主役になることがある

さらに、ビジネスチャットはビジネスの場では会議にも使われることがあります。ログをとって記録を取ることもできるため、議事録としての機能も併せ持っています。さまざまなアイデアを出し合うことで、そのログから新たな発見ができる場合があります。グループ機能で複数人が見られる環境にしておけば、あとから議事録を請求せずとも、チャットを開くだけで必要な情報が得られるはずです。

メモを残すよりもクリップ機能で

ビジネスチャットと言えど様々なツールが存在しますが、ほとんどのビジネスチャットがクラウドサービスとしてリリースされています。チャットでのやりとりや使われたデータもクラウド上に存在するため、社内・社外問わずそれぞれ同じ内容が確認できるようになっています。マルチデバイス対応であれば出先でもスマートフォンを利用して手軽に内容が見られるのは、多くの社員にとってメリットとなっています。

おおよそのビジネスチャットがここまではデフォルトとして実装していますが、TEんWAはさらに使いやすさや実用性にこだわりました。特有の機能として、クリップ機能があります。クリップ機能とは、さまざまなデータをクリップのように留め置き、後から利用しやすくする方法です。このクリップ機能を使うと、TEんWAをメモ帳代わりにできます。メモ帳は、何でも書き込み必要なことを残すために使うものですが、クリップ機能を用いてビジネスチャットを気軽におこなえば、そのパソコンやメモ帳だけでなく、ほかのデバイスからも参照できるのがビジネスで有利となっています。

たとえば、商談前に提案内容で伝えておきたいポイントを書き込むのにもクリップ機能では有効な手段になっています。実際のメモ帳を取り出すのでは、少し不躾な印象を与えてしまいますが、パソコンを起動した状態で中をみるのであれば、相手からは何を見ているか把握することはできません。さらに、その際に伝えられたことをメモしておいて、後で参照する際にも便利です。必要な時にすぐに情報を取り出せるということは、今のビジネスにほしい機能をうまく活用されています。

備忘録的な使い方だけではなく連絡にも

ビジネスチャットでクリップ機能を活用すれば、コミュニケーションでメリットを得られます。たとえば、現在離席しているものに電話がかかってきたとしましょう。これまでであれば、メモ帳にでも書き込み、いつだれがどんな用事で電話をしてきたのかを残しておくことができます。そして、その内容を確認した後、改めて連絡することになるのですが、これをTEんWAのようなビジネスチャットで代用すれば、消えることのないメモとして活用することができるのです。チャット内容をグループチャットで共有する場合は、共通のメモとして活用することもできます。もし、メモ帳を他のツールで利用してきた方やアナログで管理をしてきた方は、TEんWAのクリップ機能を試してみませんか。こうした、細かい部分をビジネス向けに最適化したビジネスチャットであれば、快適かつ効率的に社内の業務が遂行できるようになるでしょう。

※記載の会社名・商品名・ロゴマーク等は各社の日本および他国における商標または登録商標です。