手紙からメール・メールからチャットへ

現代のようなIT社会が到来するまで、意思を伝える方法はそこまで多くの選択肢を持ちませんでした。直接の会話や手紙でのやり取りなどの選択肢があり、全てがリアルタイムに伝われば良いというわけではなく、時間がかかることで生まれる感情や環境など、それが風情だと考えられていました。しかしながら、現代のビジネスとなるとそうは言っていられません。できるだけスピーディで正確に伝わらなければ意味がない場合もあります。

IT社会がもたらした大きな変革

一昔前はビジネスでも意思の疎通は手紙や電報で行われるのが一般的でした。連絡ももちろん手書きで、何かあればメモが机の上に置いてあり、その返事がなかなか返せないということもありました。人的要因の大きい環境であったため、正確性に欠ける方法だったことは間違いありません。当然重要な書類関係や請求書なども手書きで書かれていることが当たり前の時代が存在していたのです。いつからか、通信回線を使用してFaxで文書が送られ、そして、パソコンとインターネットの普及により、メールが使われるようになったのです。

メールの時代からビジネスチャットへ

前時代的なコミュニケーションや書類の作成方法はIT革命によって一気に刷新されていきました。取引先とのコミュニケーションはもちろん、社内のちょっとしたやり取りにもメールが用いられるようになります。メールの一番の利点は、送付すれば一瞬のうちに相手へと届くことです。郵便にくらべて距離にも左右されず非常に効率的なやり取りが可能になりました。

さらに、メールであれば送信履歴を残すことができ、添付資料をつけることも可能です。必要に応じてCCやBCCに送信先を入れることで複数のアドレスへ一度に情報伝達ができることもあり、その利便性は手書きの時代をはるかに凌駕しました。しかし、利便性の高いメールでも、コミュニケーションという点で考えてみると、まだまだ改善すべき点が多くありました。

その一番の原因はリアルタイム性に劣ることがわかってきたからです。メールは送信すればすぐに相手に届くものの、メールを確認して目を通し、さらに返信をするプロセスがリアルタイム性に欠けていました。結局、手書きや口頭、電話の方が早いケースも多く、社内でのやり取りにメールを使うところは減少していきました。

また、いくらメールが郵便よりも早いといっても、メールの確認をしてもらえないケースや、出先ではチェックできないメールアドレスに送信していれば、レスポンスが思ったよりも遅くなってしまうケースもあります。

メールよりもはるかに高いリアルタイム性がもたらす利便性

現在では、メールからさらにシフトするツールとしてビジネスチャットが登場しました。短文から長文まで伝達できるのはメールと同様であり、さらに送信と同時に相手へ通知ができるようになったため、メール以上の利便性を感じるユーザーが増えてきました。これにより、メールチェックといった工程が必要なく常に最速でレスポンスを貰えるようになりました。

さらに、複数人への情報伝達もグループ機能を利用すれば解決可能です。もちろん、添付ファイルも容量を気にすることなくすぐにアップロードできるようになりました。TEんWAでは、グループ機能の一つとして、外部の招待もできます。この機能を使うことによって、社外とのリアルタイムな意見のやり取りが可能になります。

必要な情報をすぐさまやり取りしながら業務に取り組むというのは、まさに現代のビジネスシーンで求められるスピード感でしょう。ビジネスチャットの導入はこのスピードを手に入れるために、必要不可欠なツールとなっていくことは間違いありません。ビジネスチャットによって円滑でスピーディなコミュニケーションが確立できます。

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