社内掲示板としての活用法

小規模オフィスで業務連絡を行う場合、全体に周知させるには多少声を張り上げれば通じます。しかし、現在は多様化する業務に追いつくために様々な技術や能力をもつ社員を雇用する企業も少なくありません。オフィスが同じフロア内でも仕事内容によって区分けされていることも多く、ぞの一部に周知させる内容ならば、大声で話すことは適切な方法ではないでしょう。

効果を発揮しにくくなった社内掲示板

そこで、多くの企業が社内周知をどのよう行っているのでしょうか。従来では掲示板や回覧板、社内報といった文字情報で企業内部の情報やイベントの情報を周知していました。情報の記載された一枚の紙をオフィスの入り口に張り出したり、部署ごとに回覧形式で回したりと、社員がくまなく情報をチェックできるように試行錯誤している担当の方も多いのではないでしょうか。

また、メールで情報の配布をするケースも増えてきています。ウェブサイトを開設する企業が増え、社内にサーバーやドメインを持ったことで、社員のほとんどがメールアドレスを持つようになりました。そのため、メールを使った連絡は有効な手段です。ところが、メールの場合、必ずしもすべての社員が毎日チェックするわけではなく、またそれを上司がチェックしたかどうか確認するようでは本末転倒です。

メールよりも便利で速いビジネスチャットだからこそ

昨今、実務領域で利用される機会が増えてきているツールがビジネスチャットです。その名の通り、業務をするのにあたり便利な機能が一通り揃っているうえに、時代に合わせたスピード感のあるコミュニケーションを実現するのにも有効な手段となっています。しかし、ビジネスチャットを利用するメリットは普段のコミュニケーションだけにとどまりません。

先述にもあるような社内報や回覧板、掲示板といった全体周知の方法も誤りではなく、状況によっては最も適した方法となっています。なぜなら、一度に多くの人に配信することも可能であり、ファイルやその他の文書も送信できることはもちろん、双方の意思を共有することができるからです。

TEんWAでは、ビジネスに適しているスタンプを使用し、その時の感情を具体的に表現豊かに伝えることができます。様々な内容を書き込むことができ、掲示板のような活用の仕方もできるため、どの部署がどのような業務を抱えているのか、進行状況のチェックはもちろん、日常会話レベルで円滑にコミュニケーションが図れているかといった細かな部分まで確認できるのは、管理職として全体を把握しておかなければならないポジションの方にとって喜ばしいことでしょう。

また社員も、それぞれのリアクションを見れば、意識の度合いも判断しやすいのが利点です。たとえば、社内のイベントがあるときなどは、イベント開催の連絡や出欠連絡がしやすいだけでなく、リアクションの内容や回答の早さでも色々なことが判断材料となります。

社内コミュニケーションの悩みは他社から学べる！

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ブレインストーミングのような使い方まで

TEんWAでは、グループ機能を使うことができます。この機能を使えば、決まったメンバーに必要事項を伝達することができるでしょう。回覧を回すよりも早く、声を張り上げるよりも効率的です。気軽なコミュニケーションを積極的に発信することで、チームワークの質も上がりますし、業務効率の改善にもつながるでしょう。

単に文字を残すのがビジネスチャットではありません。そこに埋もれているデータを掘り起こすこともできます。ミーティング時にメモのように思ったことを書き込めば、ブレインストーミングのように使うこともできるでしょう。ビジネスチャットは活用の幅をいくらでも拡げることができるため、単なるコミュニケーションツールと考えるのではなく、時間の削減や業務効率化を鑑みて多くの利益を得られると考えてみてはいかがでしょうか。

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